高校OA系统改进研究与探索

曹挚

摘 要：OA系统已经成为高校行政办公的主流系统，以徐州幼儿师范高等专科学校的OA系统为例，针对目前主流的OA办公系统提出了改进的意见和设想，并对这些改进的功能进行详细阐述。

关键词：OA;行政办公;改进;功能

一、引言

OA系统的全称是办公自动化系统（Office Automation），OA系统利用计算机软件技术提高行政办公的效率，进而实现办公的自动化处理。目前高校的行政办公基本都普及了OA系统。我校自2012年部署了正方公司的OA系统以后，行政办公效率得到了较大的提升，行政办公较以往有了较大的改进。OA系统能够沉淀行政办公资料和信息，为日后文件的查询和处理提供了条件。然而在这些年的使用中，也出现了某些功能不适用的问题，需要进行改进。本文从界面、功能和流程三个方面对OA系统提出了改进的意见，这些改进意见有一定的普遍性。

二、界面的改进

目前我校OA办公系统的界面是以菜单和模块为主的界面，菜单在界面的上方和左边，面板在界面的中间。面板是菜单中主要功能的体现。在管理员的界面中，主要是以菜单为主。在用户界面中，菜单的内容从左到右依次是公文管理、会议管理、事务管理、个人办公、公共服务、资源管理和系统管理。每一个菜单都对应一个功能模块。在面板中，目前我校OA系统设计的名称有8项，最上面的两项是通知公告和个人日程。通知公告发布的是一些全校性的通知和日程，使用比较频繁，可以保留。而个人日程是空白，考虑去掉。或者另一种办法是让系统自动生成个人的日程信息。当某个教职工登录OA以后可以看到个人本周需要做的事情，一目了然，但是这种生成必须要在后台进行提前配置。第二行是最新公文和学院动态两个板块。最新公文是必须使用的，而学院动态栏目可以考虑取消，因为和学校网站的新闻重复了。第三行是待办事宜和已办事宜，使得教职工能够查看自己还有哪些文件没有处理，哪些文件已处理。最后一行板块是校务公开和指南浏览，这两项意义不大，可以取消。

三、流程的改进

目前我校流程的主要问题是一对多转发文件的问题，该问题困扰了很久，一直没能顺利解决。具体问题如下：比如在收文的过程中，党办秘书将收到的文件发给党政办主任进行批阅，党政办主任按照归属关系将文件提交给相应的分管副校长进行批阅。在分管副校长处，有可能将该文件转发给多个部门负责人进行办理，问题就出在了这里，转发给多个部门负责人后，部门负责人只能点击结束，无法将该文件继续传给经办人员。而如果分管领导将文件转给单个部门负责人，就不会出现这种情况，这时，部门负责人既可以将文件转给具体经办人，也可以直接结束该文件的流程。可以将该问题归结为“一对多”的问题，该问题牵扯到流程的唯一性问题。对于一个流程来说，必须要有始有终，在技术层面，要有一个唯一的标识号来标识该流程，流程要有开始的起点，要有结束的终点。因此如果将一个文件转发给多个人进行处理，再向下一步的时候，就会出现多种情况。但是在现实过程中，确实普遍存在着一对多发送的情况。要解决这个问题，需要从业务和技术两个层面进行改进。业务上要对流程做出严格的限制，否则技术上无法实现。比如可以规定当转发给多个部门负责人的时候，部门负责人不能够退回，也不能够结束，只能转交给具体经办人，然后由经办人选择结束。对于技术层面来说，要对业务需求进行保障而实现。这里还存在一个问题就是如果某个经办人由于出差或者其他原因没有及时点击结束，那么这个流程就一直不能够完结，相关统计工作也就会收到影响，这也是需要注意的地方。

四、功能的改进

在OA的请假/销假的流程中，出现了一个关键性的问题：当教师休完假正常返回工作岗位时，需要进行销假申请，销假申请的流程很简单，即销假人提出申请，然后到部门负责人处进行审核，最后到人事处备案。销假制度是请假制度的一个很好的补充，因为有些教职工可能会提前到岗上班，因此人事处不能够只通过请假的流程来计算教师的工作量，还要参照销假的时间进行计算。在我校的OA系统中，当某个教职工完成销假请求后，原来的请假的项目在统计过程中也看不到了，相当于销假是将原来请假的流程取消了，这种方式是严重错误了，造成了我校人事处考勤统计工作的不便和麻烦，需要OA软件公司技术人员进行重新设计和修改。

OA系统还有一个很重要的功能就是短信功能。目前我校OA系统该尚未实现该功能。要实现短信的功能，需要将OA系统和电信运营商的短信平台进行对接，对接完成后，当向某位教职工转发文件的时候，系统会自动向该教职工的手机中发一条短信，提醒该教职工查看OA系统，完成相应的操作。这项功能是我校OA系统下一步改进的主要方向。

OA系统目前还存在一个跨年度的时间问题，该问题主要体现在报修管理的模块中。在保修的统计中，当出现跨年的统计时，系统在统计界面中会自动丢失上一年度的报修信息，这样，给报修统计工作带来了不便，目前该问题尚未找到有效的解决方法。

五、总结与展望

下一步，我们将不断优化OA办公系统的界面，不断增强OA系统的功能模块，不断完善OA系统的流程走向，使得OA系统能够更加适合高校的行政办公流程，能够更好地为高校行政办公服务。OA的便捷化、掌上化、移动化也是下一步的发展趋势。