推动教学秘书工作科学发展之刍议

张继元　李泽鸿

摘要：参考国内秘书职业发展和教学秘书工作实际，对我国教学秘书工作和队伍建设的现状进行分析，就如何设置教学秘书岗位、实行等级评定和完善管理机制等方面进行探析，对推动教学秘书工作科学发展提出设想。

关键词：教学秘书；工作；科学发展

教学秘书是教学管理工作中的“指挥室”、“信息塔”和“服务站”，在行使职能过程中发挥着综合协调、保障服务等重要作用。随着当前各大高校与民办院校的蓬勃发展，教学秘书参与管理事务、综合服务的作用日趋凸显，如何推动教学秘书工作科学发展成为越来越紧迫的课题。笔者参考国内教学秘书职业发展及教学管理工作实际，就如何推动教学秘书工作科学发展浅议如下。

一、教学秘书工作特点

谈教学秘书工作的科学发展，就必须对“秘书”一词进行精准定义。根据劳动部《秘书职业技能标准》中的定义，笔者认为教学秘书，是高等院校中专门从事办公室程序性工作，协助管理者处理政务及日常事务，并为教学、科研、教师和学生服务的人员[1]，其特点主要体现在三个统一上：

1.综合性与专业性相统一。教学秘书负责起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，这就决定了秘书工作高度的综合性。现代管理的科学化对教学秘书提出了越来越高的要求，综合性和专业性的统一已成为教学秘书必备的基础素质。

2.原则性与灵活性相统一。由于现代高校绝大多数管理者工作日趋复杂化，事务性工作主要由教学秘书处理完成。这就要求作为教学秘书必须要站在决策者和广大师生员工的利益角度。同时，教学秘书平常与师生联系最多，能否在原则之下合理的运用条框，最大程度的方便教师传道授业、激励学生汲取知识也成为了当下教学秘书所必须掌握的一种能力。

3.服务性与带头性相统一。教学秘书通过教学运行管理，日常教务工作，学籍、档案等管理方面的工作为师生服务，确保各项教学工作能够有序开展，是服务者。同时以老师的形象出现在各类学生面前，能否做到为人师表，对于学生的成长进步也起着不容忽视的作用。

二、当前教学秘书工作存在的主要问题及原因

1.地位有待确认，职业认同感有待增强。随着近年来高校的不断扩招，对教学秘书工作的需求也不断增强，一些单位为确保秘书部门的正常运作，按需配备了教学秘书，可是受到种种因素制约，职务与职责不对等，工作量过大[2]。有些教学秘书未能很好领会这项工作的真谛，认为都是日常行为，自身存在感不强，导致了工作拖沓、延迟，降低了效率；秘书的工作成绩的体现形式不清，在一定程度上降低了职业认同感。第四，由于秘书岗位少，须在教学管理类岗位评职称，这就迫使秘书在竞争上岗无法发挥自身专长，存在成长进步的后顾之忧。

2.人员流动频繁，队伍稳定性需要提高。教学秘书工作任务重、时间紧、标准高、待遇底，不少人望而却步，不愿选择秘书岗位或者不愿长期从事秘书工作。同时，一名合格的教学秘书从成长到成熟需要一定时间的理论学习和实践经验积累，可如今不少教学秘书在成熟后纷纷转岗从事周期长、待遇高的教学类工作，这就使得秘书岗位经常处于缺位的状态。再者，目前多数高校的教学秘书岗位均未能很好地解决专业人才保留的问题，导致了秘书岗位较少、发展空间狭窄，秘书人才难留也客观上成为了现实。

3.培养渠道单一，人员能力素质亟待提升。一些院校的领导对秘书的性质理解不全面，对做好秘书工作缺乏基本认识，秘书工作和队伍建设发展欠平衡。另外，从事教学秘书工作的大都是其他类学科的地方高校毕生，基本上没有接受过正规系统的秘书理论知识教育和秘书职业技能培训，专业不对口、基本功差的问题比较突出。从人员培训上看培养面窄、培养周期长的问题十分突出，难以形成秘书队伍的梯次培养。

三、推动教学秘书工作科学发展之对策

1.加强职业道德教育，强化职业认同。要抓好创新理论武装，要坚持用科学前沿的创新理论成果武装秘书头脑，成为一名“多面手”。使广大教学秘书明白自己的职责任务、重要任用，增强秘书职业认同感和自豪感，在实际工作中营造尊重教学秘书工作和秘书人员的“精神磁场”[3]。

2.完善队伍管理体制，拓宽来源渠道。一应理顺工作关系，实行归口管理。要进一步树立秘书部门的地位，避免以往对于秘书人员“信手拈来 随意支配”的不良现象。在人事上，要明确规定教学秘书在业务上由院校具体管理者直接指导，秘书的选配、任用上必须得到所属董事会的肯定，以保证队伍的稳定。二应广泛借助社会资源，拓宽秘书来源渠道。以文职雇员、合同制等形式，招收专职秘书，特别要注重返聘任用机制，解决秘书人员出路问题，保留秘书人才。

3.加强秘书理论研究，强化人员培训。一是明确“训什么”。当代秘书学已成为一门专业性很强的独立学科，涉及的专业知识内容丰富，各类院校应适应新时期新阶段的特点、规律，积极深化秘书工作理论研究[4]。二是明确“谁来训”。我国已有800多所院校设有秘书专业教育，各类院校可以取其精华，注重从这些院校招收教学秘书专业毕业生。此外，建议专门聘请专业人员，负责所属单位秘书人员培训。三是明确“怎么训”。应抓好理论教学。定期组织秘书人员到高等院校参加脱产学习，到驻地秘书职业资格培训机构培训，组织开展秘书工作调查研究，制订教学秘书工作发展规划并抓好落实。应抓好交流互学。主动与各院校、各地秘书学研究会、秘书学会联系，组织教学秘书参加秘书工作论坛研讨会，了解掌握秘书学科发展动态，并定期组织开展人员培训班，并采取召开文稿讲评会、岗位轮换等有效形式，促进秘书工作经验的交流吸收。

4.实行分等定级制度，健全管理机制。一要建立以岗位资格为基础的选拔机制。完善以量才而用为标准的任用机制。要将分等定级情况结合教学秘书德才表现，规范考核评定工作，科学制订任用办法，真正把基础较好、素质较高的人选进教学秘书队伍，也可以将优秀的大学毕业生、青年人才选拔进来。同时，要有计划和安排后备人员参加培训，实现好中选优。强化以科学考核为关键的激励机制。应将日常协调、结合服务、文稿起草、调查研究、决策建议等业务要求细化分解到个人。应强化目标考核成果应用，着力强化目标考核的激励约束功能。还应构建问责机制引入秘书工作管理过程，对在业务工作中出现过失，导致工作失误的，明确责任追究，实行适度问责，不断纯洁和优化教学秘书队伍。

参考文献：

[1]刘俊，许红缨.高校独立二级学院建设与发展刍议[J].江西社会科学，2003，7：171-174

[2]王淑红.提高高校民办高校教学质量的思考[J].高等农业教育.2004，5：43-44

[3]李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教育理论与实践；2005，24：45-47

[4]谭细龙.提高教学秘书素质是实现高校系级教学管理规范化的根本途径[J].教育理论与实践：学科版.2006，8：13-15