档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

王亚男

摘要：众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。

关键词：基础工作；档案管理；现代化

信息化时代已经促进了社会中各个行业的发展和建设，由于传统档案管理在时代变化中受到的冲击，现代化档案管理工作成为主要的发展领域。现代化档案管理的实施不仅能帮助人们在信息搜索上实现方便性，增加管理工作的创新意识，还能提升档案管理的系统化、标准化，从而适应现代化的管理工作。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理工作对档案管理的基础工作，提出了更高的要求。因为基础工作做的好坏，直接影响着档案管理的整个流程是否顺畅，为了提高管理效率，不浪费人力物力，所以完善档案管理基础工作是非常有必要的，那么如何完善档案管理基础工作呢？笔者简单地概述了以下几点：

1、提升档案管理的正规化水平

档案管理的水平是否正规，是判断档案管理水平优劣的重要条件。档案管理的基础工作就是对档案进行分类、归档，然后进行有序的管理。但在现实情况中，很多单位并没有意识到档案管理工作的重要性，存在着很多的问题。因此将档案管理正规化，减少失误，提高档案查询的速度是非常重要的。

2、明确档案信息检索

档案检索是档案管理基础工作重要的组成部分，检索的目的是为了方便以后对档案的寻找。如果将档案管理的基础工作都落到实处，那么档案检索就不会出现问题。随着现代应用技术的发展，现代的档案管理大多都用电脑进行信息的记录，所以更要做好档案信息的检索，以免产生不必要的麻烦。

3、提升档案的使用效率

如果档案管理的基础工作做得好，自然就会提升档案的使用效率。档案管理单位每年都会接收到很多的档案，管理人员要根据档案的重要性进行管理，优先整理那些重要的档案，然后再整理其他的档案，这样档案的使用效率就能得到很快的提升。还可以改善档案检索的方法，比如只输入关键词等，这样对档案的使用效率的提升也能起到一定的作用。

二、档案管理基础工作存在的问题分析

尽管档案管理基础工作已然十分明确，但實际的管理过程中仍有许多的问题存在。我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长的档案，且要保证档案的不丢失，加之，每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格也不统一等，就形成了档案基础普遍较差的局面。具体表现如以下几点。

1、档号标注标准不统一。

档号的标注标准不统一，就会造成比较乱套的现象，一卷多册、没有目录、标号重复等，这些问题的出现，都会给档案的管理造成极大的不便。

2、案卷题名不规范。

一般来讲，案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。可以简洁明确的反映出主题内容，文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。如果案卷题名不规范，个别题名不全或没有题名，不仅反映出档案管理水平较差，更不利于档案的查找。

3、编页号与装订不善。

编页号也是档案管理基础工作内容之一，理论上，卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果档案没有标明页码，如果在使用过程中发生掉页现象会难于察觉。对于档案装订，要根据立档单位实际情况，可单份装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。如果装订不到位，不仅给档案管理工作造成困扰还会造成档案丢失的情况。

事实上，档案管理基础工作中存在的问题不仅以上几项因素，还有许多的细节问题，这些问题都会给档案管理基础带来不便，也在一定程度上反映出档案管理水平。为了提高现代档案管理水平，在档案管理基础工作方面就要把握好各项内容，切实做好各项管理工作。

三、提升档案管理基础工作质量的策略

1、全面整理案卷，细致严谨

要想提升档案管理整体的质量和效率，必须强化基础工作的开展力度，施行标准化规范化的管理，要求所有工作人员按照相关的规范和流程开展工作。在综合性的档案馆中，由于长时间没有做出全面的整理并且中间会出现移交等问题，致使多数文件出现重，并且一些文件由于各类原因已经失去了管理和收藏的价值，在管理过程中对于这些档案要进行剔除，并且在之后的信息录入过程中要严谨仔细，避免重复录入或录入无效信息，增加了工作人员的工作负担，降低了工作效率。

2、分清轻重缓急，循序渐进

档案管理和整理的根本目的在于档案可以对社会有所用，为需要的事件或人物提供原始依据，由此在档案管理中，要充分利用现代信息技术，对档案管理实行计算机信息模式，系统性管理[6]。在对综合性的档案馆进行管理的过程中，首先要对档案中的内容进行排序，对于那些在社会中利用率较高，可以公开的档案要提前进行整理，如此可以提高计算机化的进程，体现档案管理的完整性。并且档案管理是一个循序渐进的过程，不能急于求成，而要在最初的工作中做好每一个环节，每一个流程的管理，让整体流程趋于规范，这对于后期的管理来说有重要的意义，在信息的利用方面也可以发挥更大的价值。

3、分类著录，省时省力

档案的著录过程是档案管理基础工作的重要环节，在具体工作开展过程中，可将案卷分为三个层次进行著录，也就是分层次、分级别著录。对于不同文件涉及同一内容，且在时间上相隔不大的档案，可将其进行文件组合，之后再进行著录。对于那些反映问题庞杂的文件，则详细规整著录，如此不仅能够揭示档案的主题内容，凸显已保存档案的内容特征，并且减少了著录条目的时间，大大提高了工作效率。

档案管理技术工作看似简单，实则复杂，需要档案管NA员在实践中不断的摸索，从而提高档案管理水平，做好档案管理工作。

四、结束语

在信息高度发展的今天，必须要加强档案管理的现代化和信息化。而且我们在信息化的过程中，必须要根据档案本身的特点，选择使用于他的信息管理和收集方式。这就需要我们尽可能的利用现代信息技术和网络技术，加强档案管理的软件开发，加快档案电子化的进程。同时，还要提高档案管理人员的信息化程度，提高档案管理人员的综合素质，不断加强不同环节之间的沟通和交流，促进工作人员接受现代化管理档案的程度。只有这样，才能推动档案管理的现代化和科技化，从而做好档案管理工作，提高工作效率，普及档案管理工作。