政府办公自动化现存问题及发展趋势研究

王启迅

【摘要】本文以当前政府办公自动化的三个特点为切入点，分析了政府办公自动化中现存的问题，包括平台建设标准不统一、移动办公应用进展缓慢、对涉密内容识别能力有限等，从而引出对于政府办公自动化未来标准化、移动化和智能化的发展趋势。

【关键词】 政府办公自动化；办公系统平台

计算机的诞生让人们对数据的处理变得更为高效，21世纪以来互联网的飞速发展，让信息的传递更加便捷。现如今，网络已经成为科学研究、行政办公、教育学习等各类工作生活中不可或缺的环境支撑，加上软件研发能力的快速提高，办公自动化也在这些年里得到了前所未有的发展。政府作为公共管理者，自然顺应时代的潮流，通过政府办公自动化的建立和推广，大大提高了政务办公效率，节约了办公成本，减轻了政府机关人员的工作负担，政府管理效能得以放大，可以说，政府办公自动化是建立节约型、高效型政府的必要技术保障。

一、概述

办公自动化（Office Automatic）简称OA，是上世纪60年代提出的概念，一般是指利用通信技术、计算机网络技术以及办公管理方法，将人们办公的部分业务活动经由办公人员以外的其他各种先进办公设备，并由办公人员和这些办公设备共同构成一个人机信息处理系统，从而完成相应任务的一个连续过程。政府办公自动化就是借助OA系统，为领导决策和机关办公提供自动化信息服务。我国政府办公自动化起步于1992年，国务院办公厅提出了在全国政府系统推行办公自动化，自此，我国政府系统进入办公自动化的变革时代。

在自动化模式下的政府办公系统，主要是以上级政府、下属部门、国有企业以及村（居）委或者村（市）民为服务对象进行的。在相对比较复杂的公文中，为了保证信息上传、下发的顺利或者是向上级办公的高效性，提高工作效率，就需要通过办公自动化来逐步实现无纸化办公，这样公文的传输速度被大幅提高，而且在办公自动化系统中，通过移动办公、远程办公等形式，能够第一时间安排本人或领导的工作日程和处理收发文等行政办公任务。

二、政府办公自动化的应用特点

随着信息时代的到来，政府部门的工作量和信息处理量都在不断增加，对办公自动化的依赖程度逐渐增多，因此办公自动化系统的应用也越来越受到政府部门的重视。办公自动化技术和政府部门办公职能不断地整合，应用的技术也在快速发展，使得办公自动化由最初的数据处理逐步转变为信息处理的平台，而且从信息处理转向了知识处理。随着办公自动化的发展蔓延，越来越多的党政机关工作人员开始使用并依赖于办公自动化系统，从最初的机关办公室人员，逐步延伸至中层管理人员再到上级领导，办公自动化为党政机关全体工作人员带来了信息共享和高速传递的便利，应用至今，其三个特点被越发凸显放大：

（一）信息共享性。政府办公自动化对信息的利用由最初简单的电子邮件、群邮件发展到Web的构建应用，再到PC终端和移动终端，形成了办公数据库，党政机关工作人员能够借助多种方式获取、存储和加工利用办公数据信息，最终实现信息资源的高度共享。

（二）网络协同性。政府办公自动化系统在使用中从单机作业发展到网络协同作业，可以让多台计算机终端分别在Internet和Intranet两种环境中同时根据不同的工作需求进行各自的自动化办公，方便了日常办公中公文的收发、信息的调度以及召开网络会议等活动。

（三）平台互动性。通过对OA系统的不断补充完善和升级扩容，在政府办公系统的大平台之下，逐渐出现了以各个部门为单元，以部门内的科室为单位的办公子平台，每个子平台既可以形成独立的办公系统，也能够与其他子平台、上级平台互联互通，有效加强了各部门间以及各单位内部的数据共享和信息交流，使政府部门之间的运作更加协调统一。

三、政府办公自动化中存在的问题

这些年来，政府办公自动化系统的建设与党政机关工作人员的办公习惯其实一直在相互适应，系统要不断满足人员的办公要求，人员也要不断学习如何更好地使用系统，在这个过程中难免会出现不协调的情况，加上时代的不断更新，无论是科学技术还是人们的生活工作习惯，都在快速变化着，因此政府办公自动化发展至今也遇到一些问题，主要表现在：

（一）平台建设标准不统一。我国各级党政机关对办公自动化平台的开发应用存在很大差异，比如各省厅内部都有独立的行政办公基础平台，能够实现对省级机关单位、各市（县）部分部门之间的跨单位间事务处理，但由于部分发达地市对本级平台进行了独立开发和应用，办公平台逐渐被分散管理，而且缺少统一的标准和规范，各平台间难以相互兼容和开放，从而出现部分单位需要在多个平台上同时办公，既影响了办公效率，又增加了系统维护成本。

（二）移动办公应用进展缓慢。虽然办公自动化发展至今已经为政府部门日常办公带来了极大的便利，但仍旧限制于计算机终端的操作，在远程办公、移动办公方面还不能满足工作人员的需求，尤其是当领导干部或工作人员外出、开会时，移动办公能力的不足就会凸显。移动办公发展的滞后，其实并非技术因素，主要是基于对保密安全的考虑，现有移动终端基本都是依赖于互联网，但政府办公系统却要求必须与互联网物理隔离，这个矛盾是阻碍移动办公发展的最大障碍，因此即便有些地区开发并使用了政府移动办公APP，但由于各种安全因素不能在某些品牌的移动终端使用，覆盖面必然难以扩大。

（三）对涉密内容识别能力有限。目前我国大部分的政府办公自动化平台都是非涉密内部办公系统，所以涉密内容都一律禁止上传至此类平台中，而现有的对涉密内容的识别方式除了对个别极关键字眼的检索识别外，大多是基于对带有“密”字标识的文件进行检索识别，无法对文件内容是否涉密进行精准识别。也就是说，假如有工作人员主动违规操作，将密级文件去掉“密”字标识，仅把文件内容上传至系统平台，却无法被识别，将导致泄密事故发生。因此，现有办公自动化平台还需要更高级别的智能化改进，提高对涉密内容的识别能力。

四、政府办公自动化未来发展趋势

政府办公自动化毕竟是基于科学技术发展的产物，因此其未来发展趋势，也必定会跟随于整个时代的发展步伐。根据之前对于其存在问题的分析，也基本可以梳理出政府办公自动化未来的发展趋势，主要表现在：

（一）标准化。在现有大大小小的各级政府办公自动化平台基础上，将有一个能够覆盖全国范围、能够同时进行横向纵向信息传递的母平台，并建立统一的兼容标准来整合各级子平台，在此条件下，给予地方政府和各级部门充分的自主研发和操作空间，能够根据各自不同的工作特点和需要，设置个性化功能，以保证在能够实现跨地区、跨部门处理事务的基础上依然不影响内部办公的高效性。

（二）移动化。随着技术的发展，保密安全与互联网之间的矛盾必然能够得到解决，可以是单纯通过技术手段保证移动设备在连入互联网状态下的保密安全，也可以是在继续保持与互联网物理隔离的状态下通过丰富密钥介质种类来引入全新的移动设备，比如将指纹识别、声音识别或手势识别等方式融入政府办公系统专用移动设备中，还能有效防范设备丢失被侵入等问题。

（三）智能化。这无疑是未来政府办公自动化发展中最具挑战性的突破，但人工智能对于未来社会的影响必然会对政府办公智能化的发展有强力的推动作用。在智能化的状态下，将会更进一步解放工作人员的低效劳动，节约办公成本，提高办公效率，而且能够有效弥补现有系统对办公人员主动违规操作行为的监管缺失。

五、结语

我国政府办公自动化建设虽然在这些年来取得了长足进步，但还并不成熟，随着科学技术的革新和管理水平的提高，政府办公自动化必将向着更优化、更稳定、更安全的方向发展，成为推动我国建设高效型、节约型政府的重要技术保障。

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