加强办公室档案管理的创新思路构架

文/江苏省泰州市引江河河道工程管理处 褚玉美



加强办公室档案管理的创新思路构架

文/江苏省泰州市引江河河道工程管理处 褚玉美

【摘要】档案管理工作的有效开展，可以为办公室的管理决策提供科学的依据，有利于对于发展中的一系列问题进行分析和解决。本文首先说明了办公室档案管理的基本原则，然后分析了办公室档案管理工作中存在的不足，最后详细阐述了加强办公室档案管理的创新思路。

【关键词】办公室；档案管理；创新；人才；信息技术

一、办公室档案管理的基本原则

（一）规范、灵活的统一原则。众所周知，事业单位的工作制度是完全按照国家的标准来制定与执行的，这也说明，事业单位的管理工作必须体现出一定的规范性与标准化。

（二）职责和权益兼顾的原则。在制定事业单位档案管理工作的过程中，要首先明确工作职责与范围。针对办公室档案管理工作而言，必须首先明白和清楚档案管理工作的工作目标与任务，适当对档案进行定期和不定期的指导和检查等。

二、办公室档案管理工作中存在的不足

第一，对档案管理工作缺乏足够的重视。部分办公室在开展内部管理工作中，对于档案管理缺乏足够的认识，相对于行政工作来说，档案管理工作的开展上过于放松。这种思想意识上的不重视，导致了档案管理工作的开展中缺乏足够的支持和监管，档案管理工作质量和效果难以得到很好的保障。

第二，档案管理的条件十分有限。档案管理工作的开展具有一定的系统性，并且是一个规模较大、耗时较长的长期性工作，对于相关基础设施的需求较高，管理工作的开展难度较大，需要一个完备的基础设施作为支持和保障。但是，部分办公室的档案管理条件较为有限，相关投入不足，不具备完善的档案管理条件，档案管理过程较为混乱，经常出现档案资料的损坏和丢失，这对于档案管理工作的开展来说是非常不利的。

第三，档案管理人员综合素质水平不足。办公室的档案管理工作囊括了多方面的内容，其对于管理者自身的管理水平有着很高的要求。一部分基层办公室档案管理队伍普遍缺乏高素质的专业档案管理人员，现有任职工作人员部分从其他科室或部门抽调任职，或是未经正规业务技能培训，对档案管理工作流程不熟悉，对相关法律法规了解有限，并且部分档案管理人员是身兼多职，档案管理工作的开展缺乏一个良好的人力资源基础保障。

三、加强办公室档案管理的创新思路

（一）提高对办公室档案管理工作的重视程度。办公室管理者要对档案管理工作的重要性予以正确的认识，对于档案管理工作的开展需求进行持续的满足和配合。只有从思想意识角度，提高对档案管理工作的认识程度，档案管理工作的开展效果才能得到最大化的保障。在档案管理工作开展的过程中，有关管理领导要强化自身的使命感和责任感，积极地对国家的政策方针进行学习，提高自身的服务意识，让档案管理工作的开展更加主动、高效。

（二）自觉完善相关档案信息监管制度体系。快速制定实施全新样式的档案信息管理制度，尽快搭建起良性的档案管理运行机制，可以说是提升现代档案管理科学化水平的关键。作为档案管理机构上级领导人员，需要对相应的法律规章制度进行修订，确保及时在日常档案管理实践中产生预设的制度约束和政策导向能效。对于办公室来讲，想要完善档案管理对应工作内容，就必须尽快实施档案管理工作责任制，指导内部工作人员依靠职称评定、业务绩效综合考核、表彰奖励、责任追究等途径，时刻激活干部职工日常管理工作的积极、主动、创造特性。

（三）加强对专业人才的培养，提高档案管理队伍的综合素质。办公室档案管理工作的开展，需要一支高水平的档案管理队伍来执行和落实。针对当前办公室内部档案管理人员自身素质水平不高的问题，办公室内部要定期组织相关培训学习活动，提高在岗人员的专业知识技能水平，并且通过交流，提高管理人员的创新学习意识，更好地汲取先进的管理经验，对于国内外先进的管理理论和技能进行全面的了解和掌握，从而更好地提高档案管理工作的开展效果，更加有效地应对新时期单调的管理工作的挑战。

（四）利用新媒体信息技术。一是夯实档案管理信息建设的物资基础。根据新媒体技术下档案管理信息建设的新要求，着力完善改进和优化各种设备，为档案管理信息化建设提供坚强的物资保障。同时加强档案信息化管理网络及软件系统建设，进行档案管理系统软件升级优化，增强对档案管理信息化建设的软件系统支持。二是注重网络查询优势。加强档案信息管理的网络平台建设，构建权威的、互动的、便民的专业化数字档案馆，这样可以极大地方便用户查询所需要的档案信息，以此让人们感受到档案管理信息化带来的方便，提升档案工作在群众心中的地位。三是发挥网络宣传优势。通过网站、手机等媒介，利用微信公众号、QQ、微博等新媒体，加强对档案管理工作的一系列宣传，如可以宣传档案工作动态、进展、成果，让更多的群众了解档案工作的意义、作用，提升档案管理在社会上的知名度和影响力。还可以利用这些新媒体开展系列互动活动，以群众喜闻乐见的方式，让档案管理工作真正入眼、入耳、入脑、入心。

四、结语

综上，我国办公室档案管理工作的开展中，很多问题是客观存在的。在快速发展的经济体系下，办公室的档案管理工作需要与时俱进地创新和改进，对于既有问题针对性地解决，更好地将档案管理工作的效能充分进行发挥，促进事业单位的健康发展。

【参考文献】

［1］关亮，陈玲玲.事业单位加强办公室档案管理的创新性研究［J］.办公室业务.2013（23）.

［2］李海珠，都蕾.试论事业单位档案管理的创新思路［J］.今日中国论坛.2013（10）.