浅谈公文管理系统在低油价时期发挥的重要作用

文/江苏油田职工培训处 严婷



浅谈公文管理系统在低油价时期发挥的重要作用

文/江苏油田职工培训处 严婷

【摘要】随着社会信息化的快速发展，公文管理系统是顺应现今信息化发展潮流的必然选择，是企业不断强化内部管理持续发展的内在需求。尤其是在低油价时期，办公室如何利用公文管理系统更好地探索降本增效、开源节流的方法和措施，在提升公文管理信息化水平、提高无纸化办公的程度等方面发挥出重要作用。

【关键词】公文管理系统；低油价；重要作用

公文是政府机关、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的基本手段和重要工具，它在日常管理中起到举足轻重的作用。随着社会信息化的快速发展，办公自动化、无纸化办公等方式越来越为受到重视。如何将公文管理顺应现今信息化发展潮流，提高管理规范及处理效率，推行应用公文管理系统是一个必然选择。2013年2月，江苏油田积极推行实施中石化公文管理系统，至今已在全局范围内运行3年多，目前已基本实现了公文处理环节的信息化管理，实现了从纸质公文到电子公文的转变，实现了公文版式及处理流程的统一，提高了公文办理和信息传递的速度，大大节约了不必要的成本和人力开支。

一、公文管理系统概述

大家熟知传统公文一般采用纸质印刷直接送达的方式进行传递，这种方式虽然在不断地改进中，但仍然存在弊端，比如传递速度慢，容易丢失，成本较高等，给公文的传递、审批、归档、查询等带来诸多不便。中石化公文管理系统应用可以说是进一步有效地解决公文传输过程中存在的上述的问题。那它究竟是一个什么产物呢？它是中石化系统内一种公文管理软件，能够根据公文流程，在系统环境下自动实现收文、发文、办理、统计、查询、存档等公文处理活动；能够完成油田职能部门发送公文的登记、批阅、办理、归档等收文处理工作；也能够完成二级单位对油田职能部门发送的请示、报告等发文处理工作。它对整个工作流程实时跟踪和对修改审核信息进行记录，并能够按照有关规定，自动地报告公文在处理过程中的状态。

实施公文管理系统不仅是从技术上实现办公手段的一种改革，更是对工作方式乃至工作理念的转变，为企业提供了内部信息共享、决策和执行透明化的平台；透明化的运行也提高了业务监督效率，促进了工作作风的改进。

二、在低油价时期公文管理系统显著优势

（一）规范管理业务。日常办公中，纸质公文的拟稿和公文管理系统中公文的拟稿大致一样，都是由主办单位进行文件起草，不同的是一个提交纸质文稿，另一个提交电子文稿，直接在系统上规范完成发文的所有流程。同时系统办文要求更加规范，它尽可能地优化操作环节，规范管理流程。在系统中可自动生成各个文种的格式，自动按规范化的程序排列主送、发送单位等，自动进行显示、排序、查询和流程跟踪监控，与传统的办文手段相比，进一步规范、标准、科学地处理公文。

（二）提高办公效率。公文管理系统应用转变了传统纸质公文办公模式，油田内外部的收发文、文件管理等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，而且系统处理界面的一道程序、一次点击就能够完成纸质公文多道程序、多个人次才能完成的工作量。在系统中可以实时、全面掌控公文处理状态，及时发现问题解决问题，从而减少差错、防止低效办公。同时传统纸质公文的办理过程中，如果遇到领导外出等情况可能无法及时送审签发，可以通过系统就可以直接审阅签发，减少工作中复杂环节。以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈，使工作效率得到极大提高。

（三）降低运营成本。首先是纸张的节约。在目前油田上下“全员挖潜，大众创新”的大背景下，通过公文管理系统严格控制公文行文数量和范围，简化行文手续，做到能不行文的绝不行文，可发可不发的坚决不发，能在系统内形成电子公文的绝不印刷纸质公文，有效控制公文印刷数量，与往年同期相比文件数量减少近40%，大大节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约。应用了公文管理系统后，办文流程直接在公文管理系统上进行，简化了办事程序，优化了审批流程，大大提高了办文效率。

三、如何做好公文管理系统在应用过程中的关键环节

（一）及时接收公文。办公室每日上午和下午都要安排专人查收系统内的新文件，做到及时准确接收，并按照党委文件和行政文件的分类转至党委办公室或行政办公室负责人拟办。还要严格实行运转环节的登记制度，文书使用统一的“收文或发文登记表”，按照公文的收发登记原则，对系统中的各类来文进行登记，并按照公文的不同要求分类，以便公文的迅速处理和日后查阅。

（二）及时处理公文。按照来文渠道、重要程度和缓急时限交由相关处领导阅文，并掌握传阅时间，及时查看、询问、提醒领导阅文。如遇领导短时间内不能阅文等情况，要及时做好调整，以免影响工作。公文的办理涉及几个部门，要按照先办理后阅知、先主办后协办的顺序依次进行。文件传出后，了解和掌握文件的运行情况。

（三）及时督办批示。催办是公文管理系统中处理公文的一个重要环节，是避免积压、加速公文运转的手段。每日上午和下午由党群工作部和行政办公室安排专人对领导已批示的公文进行统计，并将领导批示的办件及领导的批示意见转达承办部门阅办，并及时对承办单位进行适时的督查、催询，确保公文处理及时准确。

（四）及时归档反馈。严格遵照公文办理的反馈流程，定期将文件落实及办理情况综合汇总。对在线归档后的档案数据做统一管理，确保文件信息有存有取。同时积极开展公文资料信息的整编工作，实现信息的增值。

四、结束语

公文管理系统的应用使日常沟通更加直接、透明、高效，为企业日常管理带来的优势与便利，在提升了传统公文管理过程中发挥的重要性。在油价断崖式下跌的关键时期，我们应该更充分利用好该系统，使其在企业日常管理中发挥更重要的作用。