养老档案管理规范化的实现与思考

文/湖北省襄阳市社会福利院 武娟



养老档案管理规范化的实现与思考

文/湖北省襄阳市社会福利院 武娟

【摘要】随着我国老龄化社会的到来，越来越多的老年人选择在养老机构进行休养。在养老机构管理中，养老档案记载着老年人在养老机构的身体变化、康复程度以及生活经历等相关内容，能够真实反映出养老机构的工作成效和服务水平。所以，必须加强养老档案的规范化管理，为推动养老机构发展奠定坚实基础。本文从分析养老档案管理的重要意义和现状入手，提出实现养老档案管理规范化的路径。

【关键词】养老机构；档案管理；规范化

一、养老档案管理的重要意义

（一）有利于反映养老机构工作成效。养老档案中记录着老年人在养老机构中的生活过程，以及养老机构开展各项工作的具体成效等内容，此类档案反映了我国养老事业体制改革及发展的全过程。档案作为人们了解并掌握客观规律的重要依据之一，它是人类各项活动的真实记录，鉴于此，提升养老档案管理的整体水平，除了能够反映出养老机构的工作成效之外，还是推动我国养老事业改革与发展的客观需要。

（二）有利于体现养老机构服务水平。站在养老机构的角度上讲，养老档案管理工作的开展，不仅能够客观反映出养老机构现有的服务水平，而且还能展示出机构的综合实力及服务特色。翔实具体、真实完整、内容丰富、特点鲜明的养老档案，及科学、规范、高效、严谨的档案管理工作可以使养老机构的声誉获得大幅度提升。除此之外，养老档案还能为养老机构各项科研工作的开展提供参考依据和资料，有利于推动养老机构的稳定、持续发展。

（三）有利于家属了解老年人的生活情况。对于老年人的家属而言，他们可以通过养老机构中的养老档案，对老年人的生活情况进行了解。养老档案中真实记录着他们在养老机构内生活的过程，档案中完整地记载着老年人进入养老机构后的生活、学习、身体、医疗等情况，此类档案最为显著的特征是唯一性与原始性，当家属想要了解老年人的近况时，可直接通过查看档案获得相关信息，给家属带来了极大的方便。

二、养老档案管理现状分析

（一）养老档案管理制度缺失。我国大部分养老机构对养老档案管理不够重视，没有针对养老档案管理建立起完善的制度体系，从而导致档案管理工作混乱，难以为养老机构发展提供可靠依据。如，未能实施档案分类管理，易出现重要档案丢失的现象；档案材料的格式不统一，装订不规范，不利于档案归集与查阅；没有针对档案保管、调阅环节建立起相关的管理制度，增大了档案资料遗漏、残缺的可能性。

（二）养老档案内容不全面。养老机构的养老档案内容十分简单，信息量严重不足。大部分养老机构的养老档案只包括入院登记表和入院协议，而没有针对老年人在养老机构的养老过程建立起完善的档案资料体系，导致档案资料难以全面反映老年人在养老机构的生活状态。如，养老档案中缺少老年人每年的体检表、老年人身体评估表、老年人护理方案、老年人特殊情况的说明等资料，阻碍了养老机构服务水平的提升。

（三）养老档案管理缺乏协调性。养老档案的形成是养老机构各部门运作的产物，如医疗部门、护理部门、康复部门等，均在各自的部门工作中产生养老档案资料。但是，养老机构的这些部门各自为政，将工作中形成的养老档案资料作为本部门的备用资料，而没有及时向档案部门移交，导致档案部门资料收集不全。造成这一现象的根本原因在于档案管理部门与其他业务部门之间缺乏协调机制，未能针对养老档案资料的收集整理建立起良好的运行体系。

（四）档案管理队伍素质不高。养老机构的档案管理人员一般为兼职人员，缺乏专业的档案管理知识和技能，也没有时间参加专业培训，对养老档案管理的重要性认识不足，难以切实履行档案管理职责。甚至一些档案管理人员不了解养老档案收集、整理、编目、装订等业务的运作流程，难以为档案使用者提供高质量的服务。

三、养老档案管理规范化的实现路径

（一）完善养老档案管理制度。依据我国现行《档案法》及《人事档案工作条例》的规定要求，养老机构应当结合自身的实际情况，并充分考虑我国养老事业未来的发展形势，在现有的基础上逐步完善养老档案管理制度，加快制定具有针对性及可操作性的养老档案管理办法、实施细则，通过相关的管理制度对归档范围加以明确，对档案的生成过程进行细化，确保档案的完整和安全，以此来提升养老档案的管理水平。

（二）丰富养老档案内容。养老机构应当尽可能使养老档案具有个性化的特征，为了实现这一目标，应对养老档案的内容加以丰富。在丰富养老档案内容的过程中，养老机构除了要结合自身的实际情况之外，还要充分考虑养老事业的发展趋势，在全方位、多角度探索的基础上，建立起相对完善的老年人生活、健康、病理及心理等方面的档案，从而反映出老年人在养老机构内生活全过程的身心及健康情况，由此不但能够使养老机构的养老档案内容变得更加丰富，而且还能为养老机构的发展提供有参考借鉴价值的材料。

（三）完善养老档案管理工作机制。养老机构要建立健全的养老档案工作机制，促使各部门协调运作，保证档案资料收集完整，提高养老档案管理成效。首先，建立工作协调机制。在养老机构各部门中，分配兼职档案人员负责档案资料收集整理，并按照相关制度规定，及时将档案资料移交到档案管理部门，办理交接手续。其次，建立考核评价机制，定期对各部门的档案工作职责履行情况进行考核，将档案工作作为各部门考核的重要内容，并将考核结果与各部门的利益挂钩，使其成为部门人员职位升降的有力依据，从而不断强化档案工作的过程控制。再次，加强档案工作监督指导。养老机构档案管理部门要对各部门的档案资料收集工作进行监督，避免出现档案资料遗漏问题，规范档案资料上交流程。

（四）加强档案管理队伍素质培养。养老档案管理工作的开展，需要高素质的档案管理人员，为此，养老机构应当不断加强对档案管理队伍整体素质的培养，使所有的档案管理工作者都能胜任岗位工作。首先，养老机构应当在明确档案分管领导的前提下，同时部署档案和业务，并将之纳入到年初的工作计划及考核范围当中，确保档案管理工作的有序进行。其次，养老机构应当加大对档案管理人员的培训力度，通过岗位培训与继续教育等方式，拓展档案管理人员的思维，丰富他们的知识结构，使其了解并掌握相关的专业技能。再次，档案管理人员应当注重自身专业水平的提升，借助一些渠道进行档案管理的学习，增强工作能力，做好档案管理工作的同时，为养老机构的发展贡献力量。

四、结论

总而言之，养老档案是老年人在养老机构休养过程中形成的原始凭证，能够全面反映老年人的生活状态和身体状况，并为养老机构开展各项工作提供依据。为此，养老机构必须重视养老档案管理，加快养老档案规范化建设，通过构建起完善的养老档案管理体系，促使养老机构内部管理和业务开展更加完善。

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