浅析高职院校教学档案管理

满学璐

(黄冈职业技术学院 机电学院，湖北 黄冈 438002)

浅析高职院校教学档案管理

满学璐

(黄冈职业技术学院 机电学院，湖北 黄冈 438002)

高职院校核心工作是教学，教学过程中产生了大量繁杂的教学档案。在教学档案管理过程中，面临各种问题。本文立足高职院校教学档案内容特点及管理现状，从教学档案管理措施上提出一些管理措施，为教学档案管理人员提供借鉴和帮助。

高职院校；教学档案；管理现状；管理措施

高职院校的教务处是教学管理的核心部门，在教学管理过程中产生了很多有价值的档案资料。管理大量积累的教学资料，要靠提高教学档案资料的管理水平作为保障。

一、高职院校教学档案的内容及特点

(一)高职院校的教学档案的内容

高职院校的教学档案内容复杂，分类整理如下表1所示。

表1 高职院校的教学档案内容

(二)高职院校教学档案的特点

1.教学档案呈现形式多元化。教学档案不仅有文字纸质材料，还有各种电子文档、照片、影音、视频等多媒体材料。纸质材料的规格多种多样，纸张类型、排版都不尽相同，而电子材料还有不同的文件格式要求，有的还需要和纸质材料之间保持关联，如下发的红头文件等。

2.教学档案管理内容多样化。教学档案既有公文、计划、方案、总结、研讨会记录等行政化强的材料，还有教学管理过程产生的各种材料，涉及面广，内容多元化。

3.教学档案来源分散化。教学档案来源于教学工作的每个环节，并且主体内容来源于一线教师。对这些材料，由于教师的档案管理观念及方法等因素，再加上很多材料没有及时归档，且没有副本，导致很长时间存在于教师个人手中。所以，教学档案的来源具有明显的分散性。

4.教学档案具有专业化。高校的专业设置、学科划分比较细致，一般的高校专业数量少则十几个，多则几十个甚至上百个，且每个专业在课程设置、教学内容及方法等方面各有不同，导致这些教学档案材料表现出很强的专业性。

二、高职院校教学档案管理的现状

(一)重一线教学，轻档案管理工作

随着高职院校的稳步发展，各校都在走内涵发展之路，教学改革永远不会停歇下来，教学档案将记录这些历程，教学档案的作用和利用率都在与日俱增。与高职院校教学改革的迅猛速度相比，人们对高职院校的教学档案管理的认识、所运用的管理方法还很落后。

对档案的认识观念淡薄。对于档案到底有什么作用，如何建档案、管理档案停留在简单纸质材料归整上。如何利用档案的作用更好为教学及学校的发展服务更是无人去思考和研究，教学档案的价值得不到体现。

对教学档案管理重视不够。很多领导都注重日常教学管理、教学质量提升等一线教学工作，对产生的相关档案资料就忽视了。很多高职院校下面都设置了二级教学学院或者系，大部分教学档案都是自己管理，他们对教学档案管理没有足够重视，有时还将学校的档案检查、评比当成一件突击任务，敷衍应付。

(二)教学档案管理方式滞后，缺少创新

绝大部分教学档案资料管理依然停留在文字纸质材料上，仅仅用Word、Excel简单工具处理，还停留在资料柜保存和使用状态，人工处理依赖大，归档步骤多，程序复杂，工作量重，占用空间大，且不方便保管。对于实体、影音、图片、视频等资料缺乏处理、存储和归档，没有实现教学档案系统化、信息化、网络化。教学档案管理方式单一、落后造成了教学资料查找检索不方便、占用空间大、共享性差、可利用率低、保密性不强、无备份易丢失损坏等诸多问题。

教学档案收集和管理最终目的是利用，为学校的教学工作服务。传统的纸质档案柜只是把档案进行了简单储藏，如果不利用现代信息化技术进行传播，那么档案的“价值”就无从谈起了。那么，这种管理方式严重影响了教学档案管理的效率和质量，也就影响了学校教学改革的进程。

(三)缺少专业的教学档案管理人员

教学档案其实核心在学校的二级教学单位，但二级教学单位都没有配置专职的档案管理员，一般由办公室人员或教务秘书兼任。而专职的教学档案管理员其实要求很高，不仅要熟悉教学管理业务，还要懂档案管理专业知识，再加上掌握现代常见的信息化技术。这些兼职教学档案人员平常的管理任务很多，并且他们人员调换频繁，另外他们还缺少档案管理的专业化培训，不精通档案管理业务，严重地影响了教学档案管理的质量。

(四)教学档案管理制度不够健全

教学档案管理停留在经验管理模式层面，缺乏制度保障，管理机制不完善，档案管理人员岗位职责不具体，教学档案管理工作落不到实处，教学档案管理难以系统化。一些二级教学单位在材料的申报过程中，对申报材料审核不严，甚至不加审核，直接报送上级部门，造成报送的材料错误不断，这些申报材料有的甚至不留档造成存档和后面查询的麻烦。对教学档案管理过程中出现的问题没有进行问责，对优秀的档案管理人员也没有激励的机制，造成奖惩不明。

(五)档案管理硬件落后

高职院校的二级教学单位管理了大量教学档案，但绝大部分没有配备专门的档案室，更不要说档案室配置的空调、去湿器、监控设备、消防设备和密集架等硬件，教学档案随意存放在综合办公室、教务办公室或行政办公室，有的甚至存放教师个人手中，造成档案管理混乱，导致重要档案丢失或损坏。

教学档案除了纸质材料，还有很多电子档案。这些需要一些专业软件、计算机、扫描仪、数码相机、彩色打印机、复印设备及网络硬件支持，这些设备需要学校有较大的资金投入，这些在高职院校紧缺的资金下都是难以保障的。

三、加强高职院校教学档案管理的措施

(一)领导重视，提高全员档案管理认识

高职院校的领导首先要重视教学档案的建设，要改变传统的档案管理思想。做好一件事情，重要是思想要先有所认识，思想先行。教学档案主要是在教学和实践中产生，需要每一位教职工了解党和国家关于档案工作政策规定，清楚档案管理工作也是自己应尽的责任和义务，形成规范的文件材料审批流向。

(二)完善教学档案管理制度建设

以制度来规范约束教学档案建设，是档案建设工作取得重要成绩的坚实基础。高职院校要建立档案管理的规章制度，要将档案工作纳入绩效考核评价。二级教学单位还可以根据自身特点制定教学档案管理的各项规定，包括从材料的原始收集、整理、建卷、归档，档案的分类办法、细则、存储、使用、保密等制度。在实施中引入激励机制，设置专业的档案管理人员。把教学材料的归档工作与教职工的年度考核、岗位聘任、职称评定等挂钩。通过制度建设的奖惩机制，进一步增强教职工的档案管理责任感和积极性。

(三)做好教学档案材料的关键环节

分管档案工作的二级教学单位领导首先要保障档案管理人员必要工作时间和条件，抓好教学档案管理的关键环节。教学档案管理的核心工作是收集档案资料和进行材料的归档工作。档案管理员要有很高的档案意识和工作责任心，采取有效措施，在本单位内各专业团队、实验实训室、教师个人中收集分散的有价值材料，核查材料是否齐全、完整、规范，材料之间的关联性，有无遗漏及其他不需归档材料，确保归档之后的材料准确、完整和系统。对纸质材料以外其他各种不同载体形式材料要重点加强收集，如照片、实物、奖状、奖杯等，实现档案载体形式多样化。档案管理员还要做好实体材料、电子材料(照片、音频、视频等)的数据录入、处理、备份和保密等工作。

(四)开展档案管理人员的业务培训

档案管理的工作专业性强，管理方法不断进步发展，需要档案管理人员不断培训学习。高职院校档案管理负责部门要经常对二级教学单位专、兼职档案管理人员开展业务培训，结合具体案卷，进行详细讲解和操作指导。有条件的学院还应经常选派学校档案管理人员到外面专业机构、档案主管相关单位等进行业务培训，不断学习和借鉴别的单位成果和经验，提高专兼职档案管理员的业务水平。

(五)积极推行现代化办公技术，引入信息化、网络化档案管理方式

在网络技术和信息技术飞速发展历程中，传统的档案管理方式不能适应新时期的要求。高职院校一般建立了自己的数字化校园平台，利用平台可以进行数字化办公、数字化课程建设，过程中产生的教学资料可以利用平台进行处理、存储、查询、备份、访问权限设置，可以方便生成各种报表。

对于普通教师可以利用Word、Excel等一些常用电脑办公软件进行档案的处理，如编写教案、绘制图表、撰写学术论文和专著等。而对于档案管理员需要熟练使用扫描仪、数码相机、3D打印机及专业软件，对有长久保存价值的、有特色的纸质档案还要进行数字化加工，转换为数据文件储存磁盘、光盘上。

档案管理员如果只是简单地把纸质教学档案资料进行电子化，然后又存储到硬盘或者光盘里，依然会是资料杂乱无章，检索、维护困难，无法真正共享资源。所以，档案管理人员不仅仅要将教学档案资料数据化、信息化，还要充分利用网络管理平台，利用现代教学管理方式快速、准确、及时提供使用者档案信息，提高查询速度，提升服务质量。

现在高职院校中一般都使用了教务管理系统和网络教学平台，这两个系统平台在教学档案的管理中起到了很大的作用。在常规教学中，学生学籍信息、教师的个人信息、学生的选课信息、教师的任课信息、排课、学生成绩管理都反映在教务管理系统里，老师可以及时更新个人信息，提交授课计划、教材计划、选课计划等资料，可以随时查询和共享。网络教学平台存储了任课教师的所有相关教学材料，如课程介绍、课程标准、教案、讲义、课件、视频资料、课后练习、单元测试、拓展资料、素材、课后答疑、在线测试等，学生登录网络教学平台和老师互动学习，共享资源。这两个系统平台产生了大量的教学档案，通过系统平台功能就非常方便管理了档案资料，突出了教学档案的分类管理和顶层管理。

四、总结

总之，教学档案是高职院校教学改革与发展重要内容之一，反映了学校的内涵建设水平，我们要高度重视教学档案管理。

[1]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,2016(15).

[2]李凤霞.高校档案信息化管理探讨[J].河南医学高等专科学校学报,2016(8).

[3]罗丽萍. 高校二级学院教学档案管理办法探究[J].档案工作,2016(7).

[4]王林钢. 浅谈法学院校的教学档案资料管理[J].经营管理者,2016(8).

[责任编辑：曹俊明]

2016-11-06

满学璐，女，内蒙古赤峰人，讲师。研究方向：教学管理、档案管理。

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10.3969/j.issn.1672-1047.2016.06.21