基于医学生志愿者信息管理系统的设计与研发

孙忠河，李梅，张天柱

1.南京医科大学附属南京医院（南京市第一医院），江苏 南京 210006；2.南京市发展与改革委员会，江苏 南京 210008

基于医学生志愿者信息管理系统的设计与研发

孙忠河1，李梅1，张天柱2

1.南京医科大学附属南京医院（南京市第一医院），江苏 南京 210006；2.南京市发展与改革委员会，江苏 南京 210008

我国志愿者信息管理系统的发展目前仍处于初期阶段，存在通用性差的问题。本课题设计与开发的志愿者管理系统采用“数据项层级菜单”模式，可最大程度解决软件难以通用的问题。本系统由志愿者注册平台、志愿者签到平台和管理员平台构成，可实现对志愿者的信息管理从原始手工登记统计模式全面转入信息化平台管理模式。

志愿者；志愿者信息管理系统；读卡器；医学生志愿服务

0 引言

我院是全国首批三级甲等综合性医院，于2011年5月正式启动志愿者医院服务工作[1]，投资建立志愿者工作站并配齐电脑等物资。迄今已和21所高校团队建立稳定合作关系，成为以医学生志愿者为主的社会实践基地，有2300名志愿者参加了医院志愿服务，累计服务8500人次，服务时间达到2万小时。我院顺应志愿者工作快速发展的趋势，设计研发了医学生志愿者信息管理系统，并申请了国家实用新型专利。现简要介绍研发背景及设计概况，以为相关研究提供借鉴。

1 国内外发展现状

医务社工和医疗志愿服务已有100多年的历史。在欧美等发达国家，志愿者活动的信息化建设比较成熟，最早出现在社区服务管理中，包含报名、审核以及活动公布等全套流程，现已成为现代健康照顾体系中不可或缺的重要组成部分。例如美国拥有实用完善的志愿者信息管理系统[2]，对志愿者的面试、录取、培训、评估及对整个活动的服务流程进行跟踪，全部通过信息化、系统化的管理方式进行。英国所有的志愿者管理工作都在志愿者服务官网开展，充分利用了现代网络信息化资源，实现了志愿活动合理高效的组织安排。

我国志愿者信息管理系统目前仍处于初期阶段。尽管经历了APEС、奥运会、世博会等大型赛会的磨练，但是这些属于临时建成的志愿者库和管理系统，每次使用时都需要重新调整及建设，没有留下可长期使用的志愿者储备库，不利于志愿服务研究[3]。虽然大型赛会及部分高校进行了先行探索，但其他领域的志愿者信息管理系统相对滞后。例如在全国志愿服务记录制度试点中，天津市的4个试点地区是由项目管理员先签字确认志愿服务时间，记录在纸质手册，然后在网上补登记录，以弥补志愿服务时间记录不及时、不全面的问题[4]。这种换汤不换药的所谓“创新”，不仅增加了管理人员的工作量，而且信息容易丢失、冗余，难以查找更新。

2 设计难题及瓶颈突破

我国管理类软件存在一个普遍的问题，即软件通用性差，一家医院使用的成熟大型管理系统，放到另一家医院，往往使用艰难，或者根本无法推行。如果进行修改调整，往往要花费足以重新开发新系统的工作量。另外，即便针对某一家医院的软件，随着使用的深入，也会导致大量的软件内容的修改，一旦涉及数据库参数结构调整，则软件极难自身调整，也需要对软件本身修改，这对软件本身也是一种伤害。调整越多，软件偏离越大，最后走向软件瓶颈。

导致软件无法通用的关键之处，在于数据库结构的设计。一般根据单位管理模式的不同、业务需求的类型不一，数据库结构的设计千差万别，丰富多彩各有特色。而使用单位需求往往各不相同，即便是相同的行业，其工作管理模式也不尽相同。对于数据库结构来说，工作模式的细节稍有不同，往往意味着系统结构的极大调整，这也是为什么同样的行业，管理类软件无法通用的原因。

本系统采用“数据项层级菜单”模式，使同行业的软件，在不同的单位应用，通过修改“数据项库”，就可以达到软件的通用性，最大程度解决了软件难以通用的问题。系统大部分数据项的设置，不再使用常规的在代码中设计的方式，而是由后台自动设置，形成一个综合的“数据项库”。数据项一但有所调整，可以由使用人员直接修改或者新增“数据项库”，修改或者新增的数据项，立即反映到操作层面，每个菜单项都带有一个数字编号，以确定该菜单项的所属“父子级”关系（图1）。

3 数据流程

我院每日门诊量约4000人次，在提供志愿服务的人群中，受过基本医学知识训练的高等院校医学生占据了相当大的比例。经过前期医学生志愿者访谈以及对苏北人民医院等单位的实地调研，研究设计研发一套志愿者信息管理系统，解决传统的志愿者“手工”管理模式[5]。通过该系统，将志愿者管理从原始手工登记统计全面转入信息化平台，自助式注册，身份证签到、签退，各类志愿者信息报表主动生成。信息化管理模式流程，见图2。

图1 数据项库层级菜单

图2 系统数据流程图

4 安装要求

服务器端网络平台：服务器端数据库采用AССESS数据库；主要开发语言采用java+asp；客户端浏览器要求IE6.0以上版本；客户端操作系统要求旗舰版Windows XP以上版本；运行模式为B/S。

本系统定位的基本原则是界面友好、操作方便、功能齐全，用户只需用鼠标点击电脑界面上的选项卡或按钮，就能执行相应的功能。作为志愿者信息管理系统，耗费的资源非常少，个人电脑无论是硬件还是软件，基本都能够满足运行条件。操作也很简单，有计算机基础的人无需培训即可使用，没有计算机基础的人只需经过简单的培训，也可以熟练使用本系统。

5 界面设计

本系统由志愿者注册平台、志愿者签到平台和管理员平台构成。

5.1 志愿者首次注册

点击“志愿者注册平台”图标→把身份证放在读卡器上（不分正反面）进行身份证信息自动读取及录入，选择“学校单位”、“组织类型”，填写手机号，确认注册信息。一般60 s以内就可完成注册。

5.2 自动记录服务时间

点击“志愿者签到平台”图标，把身份证放在读卡器上（不分正反面），再点击“身份证信息读取”，选择“项目地点”点击签到或签退。完成单次志愿服务时间的记录，一般15 s以内就可完成全部流程。

5.3 “管理员平台”功能

该平台主要功能包括：对数据库中的信息进行增加、修改、授权、统计、实时查询、档案检索、权限设置及各种编辑。

志愿者个人的数据参数根据层级菜单项中的数据项进行确定，一旦层级菜单项中的数据面发生改变，则志愿者个人信息的数据项也随之变化，操作人员对各数据项的具体数值选项，也可以在后台随意调整。

志愿服务的信息自动按天、周、月进行汇总归类，自动记录志愿服务的日期、时间与服务时间段。根据志愿者基础库信息与志愿者服务信息，系统开发出大量直观详尽的统计图表，便于全面直观地了解志愿者的服务情况，动态管理并分析服务成效。

6 系统技术优势

6.1 自行调整系统参数

本系统主要用于医院志愿者服务管理，由于其可提供强大的后台数据自助式设置管理功能，使用者可根据需要，将系统参数进行调整设置，轻松自如地将系统调整为适合本单位本部门的专用软件。经调整后，系统不仅适合医院志愿者管理，也可供学校、企事业单位及各类大型活动赛事使用。

6.2 有效降低人力成本

身份证自动读取功能借鉴高铁取票系统，用身份证自动读取信息功能替代人工注册，运用系统强大的数据统计和检索功能替代人工数据统计，减少了近98%的原手工录入的工作量。

6.3 全方位无纸化办公

该系统提供强大多方位的统计，并且可以随同系统的参数“自助式”调整设置，可以根据使用者需要组成各种电子统计报表，避免了大量纸质资料的囤积所带来的空间和物资的浪费。

6.4 档案存储及利用更加便捷

所有活动信息和志愿者的信息全部电子化存储，并且提供了海量信息查询检索方案。同时简化了档案的收集、整理、组织、存储、维护、传送、查询等程序，解决了以往非电子化管理带来的档案存档以及查找历史资料耗费巨大人力、归档困难且易散失的难题[6]，为志愿服务工作总结、志愿者表彰提供了准备数据。

6.5 增强个人志愿服务体验

系统使用后，实现了自助式的志愿服务流程，有利于培养志愿者参与志愿服务的自我管理能力，提高志愿服务的积极性和主动性[7]。便于管理者实时掌握每位志愿者正在参与的各类服务项目的情况，并根据志愿服务的动态信息给予跟踪管理和过程评估。利用信息化手段实现精确管理[8]。

7 结论

本系统基础技术属于信息化网络管理类型，将网络信息化与二代身份证读取技术应用于医疗机构志愿者服务管理领域，并具有无限的扩展空间。系统的特点在于所有的数据项，都是采用“自助式”管理模式，使用者可以根据需要，随意进行调整更新，使系统各数据项可以自由灵活“变身”，生成适用于不同类型单位的信息化管理系统。该系统极大地降低了管理成本，提高了工作效率与质量。系统经过长时间的测试运行，运行良好，达到了预期目标，为进一步完善志愿者管理体系建设，推进志愿者管理工作向规范化、信息化方向发展做出了一定的贡献。

[1] 李梅,孙忠河.志愿者医院服务工作的实践与体会[J].江苏卫生事业管理,2015,26(2):87-88.

[2] 宋杨.大学生志愿者信息管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2014．

[3] 邹敏.基于J2EE的志愿者管理信息系统的设计与实现[D].上海:东华大学,2013．

[4] 张文峰,鲜荣华,彭小斌.基于“军卫一号”人力资源管理系统的设计于实现[J].中国医疗设备,2015,30(7):99-100.

[5] 汤佳,沈杏华,郭迎.医院志愿者管理及服务创新初探[J].中国医院,2011,15(11):76-77.

[6] 王洁松.厦门大学青年志愿者管理系统的设计与实现[D].厦门:厦门大学,2011.

[7] 关婷,郝徐杰,陈红.利用信息技术提升医院志愿者管理水平和精度[J].中国医院,2013,17(8):41-42.

[8] 孙忠河,许若飞,马俊,等.公立医院利用信息化手段实现精确管理的探讨[J].国际医药卫生导报,2012,18(8):1062-1065.

Design and Development of Information Management System for Medical Student Volunteers

SUN Zhong-he1, LI Mei1, ZHANG Tian-zhu2
1.Nanjing Hospital Affliated to Nanjing Medical University (Nanjing First Hospital), Nanjing Jiangsu 210006, Сhina; 2.Nanjing Municipal Сommission of Development & Reform, Nanjing Jiangsu 210008, Сhina

The development of volunteer information management system in Сhina is still at early stage. There are still problems such as poor universal application existing in the current volunteer information system. This project designed and developed a volunteer information management system by using the model "data root directory menu", which could solve the problem that software could not be put in general use to the greatest extent. The system was composed of volunteer registration platform, volunteer sign-in platform, and manager platform, which could realize the transition of volunteer information management system from traditional manual registration statistical model to informationlized management model.

volunteer; volunteer information management system; card reader; medical student volunteer service

TP311.52

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.05.022

1674-1633(2016)05-0083-03

2015-10-14

2016-04-22

南京市医学科技发展资金资助项目（QRX11312）；南京医科大学“十二五”教育研究课题（JYY2015096）。

孙忠河，团委书记，助理研究员。

通讯作者邮箱：riverszh@163.com