公证电子档案管理现状

马楠

摘要：公证档案管理普遍存在职责不明确，制度不健全，管理不规范等不足之处，分析与讨论当前存在的问题，对于进一步提高公证档案管理水平，推进电子档案管理工作，有着重要而深远的意义。本文对当前公证电子档案管理的现状进行了调查和研究。分析公证电子档案管理现阶段所存在问题，是适应档案管理工作改革和发展的需要。为公证机关提升电子档案管理工作水平、提出相应的对策，促进了电子档案管理工作更好、更快地发展。

关键词：电子档案；传统档案

电子档案与传统档案一样，具有形成、管理、处置三个阶段，并由档案部门集中统一管理。但因电子档案自身具备了数字化、网络化、现代化等独特属性；传统的档案管理方式已无法适应当前的要求，这就要有创新的管理思路、工作制度和方法手段来促进电子档案管理工作的顺利进行。

在传统档案的保管中，出于档案的重要性，特别是一些易破碎的档案数据，档案部门需要大量的人财物力来加强保管工作，但仍然存在不可避免的风险。然而，电子档案由于其储存在计算机硬盘等电子设备中，减轻了档案保管工作的压力。但由于电子档案的载体材料是磁性物质，具有易产生静电而吸引尘埃，易与磁粉脱离，伸长后不易恢复等缺点，使其容易老化变质影响电子档案的储存安全。同时电子档案的数字化特性，使在对其储存的过程中，还要充分考虑网络、主机服务器、存储设备、系统软件等方面的安全保障和防范措施。

传统档案在长期的实践工作中，已建立起相当成熟的查询使用制度，对于档案的查询利用有着严格的审批程序，充分保证了档案的安全性。但因技术的制约，普通存在查询工作量大，耗时较长，查询利用缺乏便利性和时效性。

电子档案的查询利用方式与传统档案有所不同，只要符合审批要求，查询者就可以登录电子档案馆，根据档案部门的授予权限，在电子计算机上，输入想要查询档案的文件分类号或关键词，便可以找出相应的档和相关的上下级行文及附件，实现了档案查询利用工作的高效便捷。

公证机关电子档案管理意识不先进，管理制度不健全，权责不明晰，难以符合档案发展的新要求；缺乏有效的鉴定与甄别手段，影响档案的原始性、真实性和安全性；电子档案管理人才队伍建设较为落后，缺乏适应技术发展的复合型人才，在一定程度上影响了电子档案管理工作的开展。公证机关电子档案相关硬件的配套设备相对缺乏，质量亟待提高，不能完全满足电子档案管理工作的需要。公证机关普遍缺乏专用的电子档案室，现有条件达不到相关要求，易造成电子档案损坏和缺失。公证机关没有制定电子档案安全管理规定，相关意识和技术储备不足，电子档案安全性有待提高。

加强电子档案管理意识和制度的建设，制定电子档案管理规范，把电子档案的收集、归档、利用、保管等方面的工作统筹到这一规范中来，并将其纳入岗位责任制和年度考核办法中，使公证机关的电子档案规范化管理。建立公证处、档案室、业务科室三级管理网络，由领导牵头，统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管、通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划；采用现代化技术，加强对电子档案的鉴定和甄别能力，提高电子档案的可靠性。实践操作中，应做到以下几点：（1）在电子档案形成的同时，采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据；（2）在电子文件上运用签名技术；（3）利用分组密码进行消息认证，确保电子档案在存储或传输过程中的安全；（4）在进入档案管理系统时，要求对用户进行身份验证；（5）将电子档案设置为“只读”状态，保持电子文件的原始性、真实性；加强电子档案人才队伍建设，提高管理质量。公证机关要重视档案人才队伍的建设，加强继续教育工作，出台相关政策，给档案工作人员提供接受再教育的机会，关注档案人才的专业理论学习和技能发展，培养档案工作人员的创新能力，鼓励其学习新知识，掌握新技能，通过不懈努力，成为优秀的电子档案管理人才；电子档案相关配套硬设备是档案管理的物质基础，管理目标的达成，脱离不了必要的基本条件。公证机关应更加重视电子档案硬件的配备和更新，尽快解决设备短缺的问题。积极配备相应的硬设备，增加数量，提高质量，投入更多的资金，购买足量的器材与设备，力争能完全满足电子档案管理的需求，为电子档案管理创造良好的环境与条件；公证机关的电子档案管理基本条件，决定着公证机关电子档案的规模与质量。公证机关应加大资金的配套力度，建造维修电子档案的专用馆室。运用科学管理方法，开拓创新，拓展现有资源的利用，改善档案库房建筑，采用去湿机、空调、防磁金属柜等设备，建立适合磁光介质保存的环境，做到防湿、防光、防灰尘、防有害生物，防磁电，防机械应力，保证电子档案载体的安全。保证电子档案一式三套，一套供查阅利用、一套封存保管、一套异地保存，确保档案安全万无一失。