浅谈高职院校培训部门档案管理工作存在的问题和改进建议

何艳红

摘要：近年来，随着时代的发展和社会的进步，行业和企业对员工培训的需求在迅速扩大，高职院校依托本身的专业优势，在此方面大有可为，但是由于种种原因，我国高职院校在发挥社会培训职能这一方面做得很不够。本文针对当前高职院校培训部门档案管理中存在的问题，结合自身实际经验，提出加强高职院校培训部门档案管理的建议。

关键词：高职院校；培训部门；档案管理；问题；建议

目前我国高职院校在进行对外社会培训方面普遍存在内部管理运行机制、运行模式和培训质量等方面的问题。而对培训资料应该如何整理归档等又没有特定的要求，都是根据自己的理解进行整理。

一、当前高职院校培训部门档案管理工作的现状

目前我国高职院校在进行对外社会培训方面普遍存在内部管理运行机制、运行模式和培训质量等方面的问题。而对培训资料应该如何整理归档等又没有特定的要求，都是根据自己的理解进行整理。当前，我国对高等职业教育非常重视，国家出台了一系列措施来支持高职教育的发展，使得高职教育取得了飞速的发展。我国许多高职院校也借此机会扩大办学规模，以增强院校实力，从而更好地适应社会发展需要。这种形势下对高职院校的档案管理工作提出了新的要求。高职院校的档案管理工作逐渐由封闭性走向开放性、效益性，档案的价值得到充分肯定与利用。但是还是有部分院校培训部门对档案管理的意识不高，对档案工作不够重视，档案基础设施建设落后、制度建设不完善、缺乏现代信息化建设，档案的开发利用不够，无法适应新形势下高职院校培训部门的发展。

二、高职院校培训部门档案管理工作中存在的问题

（一）学院领导不重视

目前我国的高职院校重心都放在学生的招生和就业上，学校重视教学，重视硬件和软件设施的提高，内涵建设也提上院校发展日程，虽然也开始注重培训部门的工作，但是却忽视了对档案的管理，档案管理的意识非常薄弱。高职院校培训部门的工作人员大多都是重视培训业务的开展，但是对于档案管理工作大多都是被动的接受工作，不按规章办事，缺乏档案保护意识。

（二）档案管理人员专业能力不强

高职院校培训部的档案管理人员大部分都不是档案管理专业的，也没有专职的档案管理人员，基本都是部门工作人员培训结束后兼职完成档案管理工作。没有专业的档案管理知识，在培训的前期和中期没有设想好如何进行培训学员等培训资料的整理归档，在培训结束后再进行档案的整理，由于时间不充足，精力不够，再加上很多材料应该在前期收集的并没有收集，而缺漏的材料培训结束后难以收集完整。

（三）档案的开发利用不够

因为培训部门的培训档案在后期再需要查阅的并不是很多，所以对档案的开发利用不够。大多数档案资料只是简单地整理归档，而没有发挥真正的作用一一档案的利用，只有充分的利用档案，使之真正的服务于日常工作、培训业务的发展，才能体现它的价值。而且服务形式单一，仅限于提供原始档案。没有进行科学的编研开发工作，不能完整地提供一些专题性的资料，没有把档案转变为可开发信息资源。

三、加强高职院校培训部门档案管理的建议

（一）学院领导重视，加强档案管理意识教育，完善档案管理制度

学院主要领导必须提高认识，在思想上增强依法管理档案的意识。重视培训档案的管理，加强档案管理工作人员的档案管理意识，让他们充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，主动适应高职院校现代化发展的需要。同时，各高职院校主要领导必须提高认识，在思想上增强依法管理档案的意识。完善档案管理制度。如果实行制度化管理，建立和完善培训登记制度、档案保管制度、统计制度、学员管理制度。首先，开发一套完善的教学管理软件系统，该系统包括学籍管理、教师管理、教务管理和考务管理等功能。其次，实现组织机构的高效性。高效的培训教育管理机制应是既有自己的独立编制，又有庞大的兼职人员。这种管理机制既能够保证管理人员的精简又可以保证教学质量的提高。

（二）提高工作人员专业能力，加强档案队伍建设

对于高职院校档案管理工作人员来说，首先要熟练掌握档案材料的收集、分类、编排、归档、保护等多个环节的操作流程，同时要了解档案管理的最新发展动态，不断学习新的专业知识和理论，增强自身的专业能力。高职院校应该定期组织档案管理工作人员进行培训，培训内容可以包括档案专业知识、计算机知识，同时思想政治教育也不能忽视。

（三）完善档案管理工作制度实行管理的规范化

用制度来规范每个人的工作，确保档案管理工作开展做到有法可依。结合实际做好各类文件材料归档范围和保管期限的修订工作，做好不同载体档案的规范化、标准化建设。同时，健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期检查、总结、验收档案工作；建立培训部门培训档案立卷的归档制度，要求培训部门按照归档要求把在工作和各项活动中形成的档案资料收集起来，确保齐全、完整和准确扩并及时移交档案室；建立档案相关信息的统计年报制度，为学院档案工作的科学决策提供有价值的依据；实行专业技术职务聘任制或职员职级制，使档案工作人员朝着专业化、高素质、有梯队的结构发展，为档案事业的发展不断注入可持续发展的括力。