浅析企业预付账款管理存在的问题及应对策略

文/廖银艳

浅析企业预付账款管理存在的问题及应对策略

文/廖银艳

预付账款是企业与供应商保持稳定合作关系的基础，也是企业财务管理工作中的重要内容之一，加强企业的预付账款管理工作对企业的运营管理与发展具有重要意义。笔者结合自身的预付账款实际工作的经验，就企业预付账款管理现状进行分析，并为完善预付账款管理工作提出科学有效的建议。

企业；预付账款管理；问题；对策

预付账款指的是企业根据采购合同或者相关协议的要求，预先支付给供货商账款的行为。我国企业在原则上是不允许采用渔夫张狂的方式进行采购物品，但是部分商品的市场状况良好，导致其必须采用预付账款的形式进行采购。为了将预付账款控制在安全合理的范围内，就需要做到严格审批、会计以及及时做账，并针对此进行监督考核。加强预付账款的管理为企业提供了真实有效的数据，并保证企业的预付账款始终处于一个安全可控的范围之内。

一、建立与完善企业预付款管理体系

（一）构建完善的企业预付款控制体系

当企业与供应商的双方相关人员签订预付款业务合同过后，交给财务管理部门备查。认真控制预付款的额度，以此节约货币资金，如果合同还未签订是不可进行预付款。

（二）构建账龄分析体系

传统的分析体系是从预付款的明细中找出预付款工作中存在的不足，但是预付款的明细数据庞大，这项工作的难度高。因此，选用账龄分析法能够有效的帮助企业排查出在与预付款工作中存在的异常现象，并对异常问题进行科学的分析，分析出当前的预付款工作中的管理问题。能够有效的为之后的预付款管理工作打下坚实的基础。

（三）明确预付款对不同部门的管理职责

在预付款管理流程执行的时候，要明确预付款针对不同部门不同岗位之间的管理职责，将每个付预款执行流程的每一阶段的责任都分配下去，避免出现问题时权利与责任不清楚的现象发生，从而影响企业的资金安全。明确对不同岗位的责任有利于提高预付款管理的工作效率，提高企业的资金利用率以及资金的周转速度。

（四）建立健全预付款责任机制

建立或者完善企业的预付款责任机制。首先，建立相应的管理机制，确定预付款责任人的责任，必须达到有制度可循。然后确定预付款的负责人，所有预付款工作完成付款都要填写预付款申请单，使得责任确切落实到具体每一个人身上。申请单应该覆盖到实际负责人、上级领导、供应商的运营情况以及预付款的用途等信息，才能够真正实现将责任落实到每个人。

二、构建科学的监督考核体系

为了保证预付款管理体系在企业中能够正常实施，就必须构建科学有效的预付款监督考核体系。

（一）加强企业预付款监督考核工作

首先将预付款考核结果与员工的绩效考核挂钩，绩效考核与员工的年终或福利挂钩，加强预付款管理工作人员的责任心。并加强不同岗位之间的相互监督，提升监督质量。在预付款执行流程中，下环节工作岗位的员工可以对上环节工作岗位的执行进行监督，以此来保证监督质量能够得到真正的提升。

（二）构建可行的预付款考核体系

当前企业落实考核监督的基础就是构建合理可行的预付款考核体系。首先，可以针对其他企业标准来构建考核体系，可以参考领军企业的预付款考核标准，以此来完善自身在这方面的不足之处。然后，要根据自身企业的发展需求以及发展现状进行适当的调整，只有建立更加贴近企业自身管理需求、合理的、可行性高的预付款考核体系才能够发挥其在管理应用中的作用。

三、严格控制企业预付款相关的审批流程

严格控制企业预付款相关的审批流程，首先需构建并完善供应商信用评估系统，然后是建立严格的预付款审批流程。

构建并完善供应商信用评估系统。首先在于供应商进行相关合作时，首先是对供应商的运营状况、信用情况等信息进行深入分析，并对即将进行的合作做可行性分析。对于供应商的信用评价可以交给专业的信用评估机构进行。信用评估对企业的重要性不言而喻，其中必须由法律顾问、企业管理人员、分管领导以及企业的财务管理人员组成，必须由多方员工严格把关，这样才能有效的降低预付款可能带来的风险，将预付款管理作用最大化。

建立严格的预付款审批流程。为了加强预付管理系统的执行力度，首先就是加强企业的预付款审批管理。只有建立严格的预付款审批程序才是有效规避预付款风险的措施，特别是与预付金额较大的供应商合作时。在执行过程之前，组成专家小组对相关合同条款进行详细的审查；在执行过程中，严格执行审批流程或者供应商提供专业的担保服务，才执行付款的操作。确保企业能够在面临意外状时还能处于有利地位。

四、加强企业预付款对账工作

预付款执行后，企业的财务部门要及时进行对账工作，其中包括做账和结账，能够在当月的总账和明细中反映。对完账过后将预付与应付账款进行分类，得出预付账款的余额，按照时间进行划分账龄，超时的预付款明细交给采购部门核对，对于已经付款但是货物以及相关凭证还没有到手的预付账款，如果债务人出现意外状况，如破产或者死亡而无法收回时，会计应将预付账款转入其他应收款并且要求经办人员追讨货物，如果造成损失就对经办人员进行相应处罚；如果已经付款，货物已到，但是凭证未到时，先暂估之后再索要发票，如果超过规定期限未取得发票者，也可以按发票管理相关规定进行处罚。通过加强对企业预付款的对账工作来强化企业的预付账款的管理。

［1］安喜秀.浅谈预付账款的风险与防范［J］.财务与会计，2014，06：48.

［2］孙庆成 .浅析企业预付账款的管理［J］.经营管理者，2015，36.

［3］唐谦.探析预付账款成因及管理［J］.现代经济信息，2013，10X：195.

（作者单位：白银有色集团股份有限公司）