关于办公室参谋助手和统筹协调作用的相关探讨

胡敏强（福建省能源服务有限公司，福建 福州350003）



关于办公室参谋助手和统筹协调作用的相关探讨

胡敏强
（福建省能源服务有限公司，福建 福州350003）

摘要：办公室是一个单位能够正常快速运营的保障，它服务于整个机构，其最主要的职责就是参谋助手和对整个单位进行统筹协调。随着社会的不断发展，无论是政府单位、高校还是企业机构都在时代发展的潮流中不断地进行着改革，尤其是处在我国经济发展的转型期，企业体制的改革就显得尤为重要，充分发挥企业办公室的职责也被各企业提上议程。目前，我国企业办公室的改革建设还存在一些问题，使得办公室工作起不到实际作用。本文就我国企业办公室工作存在的不足之处，提出增强“五种意识”，充分发挥办公室参谋助手和统筹协调作用的建议。

关键词：办公室工作；五种意识；职责和作用；问题

一、引言

办公室是一个单位企业不可或缺的部门，对机构的发展有着重要的意义。随着时代的变迁，社会的迅猛发展，办公室工作的改革一直从未停止，在新的时期，新的环境下，办公室工作的方向也需要不断地调整。2014年5月，中共中央总书记习近平在中央办公厅的工作视察中提出了“五个坚持”，这“五个坚持”虽然是对党和国家各级办公室提出的，但是这“五个坚持”表达出来的办公室工作人员应该有的五种意识同样也适用于其他企业、机构或者团体。

办公室工作的建设发展虽然在国外已经取得了一定的成就，但是在我国无论是政府单位还是企业集团都仍方兴未艾。我国企业办公室工作还存在许多不足之处，作为办公室的工作人员必须认识到这些不足之处，并根据中央的指示，不断增强“五种意识”，解决办公室工作中的不足之处，充分发挥办公室参谋助手和统筹协调作用，使其为企业的发展打下坚实的基础。

二、我国企业办公室工作存在的不足之处

1、对办公室工作的内涵及意义认识不到位

我国企业办公室工作中存在的首要问题是对办公室工作的内涵以及其意义认识不到位。一些企业特别是中小企业，有很多的办公室工作人员都是领导者的亲属，任人唯亲的现象比较严重；还有一些企业为了能节省办公室的开支，所聘请的一些办公室工作人员没有较高的文化水平等，文化水平的低下直接导致办公室工作的效率低下。大多数企业集团没有及时地对办公室工作人员进行培训，使得办公室工作人员一直保持着传统办公室工作人员的意识，人员意识得不到及时地提升，企业办公室的工作能力与企业的迅速发展不能相适应。办公室工作的内涵及意义如果认识不到位，工作人员就不能尽职尽责，企业办公室传出信息的时效性和真实性就会大大降低，办公室参谋助手和统筹协调作用得不到发挥，企业管理就会混乱，很大程度上阻碍了企业发展的进程。

2、办公室硬件设施与人员配备存在问题

硬件设施是办公室工作质量得以保证的物质基础。办公室的职责有很多，企业办公室工作种类多达二三十种，企业越大，办公室工作业务种类也就越多。有的企业中一个办公室的工作人员往往身兼数职，例如许多企业往往会使一人负责各类文件签收、审阅、传达、存档、落实，负责公司各类报刊的征订发放工作，这样可以节省出很多人力资源，但由于人员配备较少，往往使得这些办公室工作质量和效率低下，在一定程度上也降低了工作人员的工作积极性。还有的企业为了节省物质资源和办公室设备往往几种性质不同的办公室放在一起进行办公，这样虽然减少了办公用地，但是直接导致了办公室工作及管理的混乱，办公室统筹协调的作用发挥起来就较为困难，更别说发挥其参谋助手的作用了。

3、办公室工作相关制度不够完善

现在许多企业在办公室规章制度制定上做的不够好，许多企业使用的办公室规章制度往往是几年甚至十年前的，一直沿用，并未根据企业的发展和社会的发展来进行相应的编制和完善，使得办公室规章制度名不副实。无规矩不成方圆，规章制度的缺乏会导致责任不明，使得工作人员责任意识低下，工作人员就会只顾自己的工作而不从大局出发，相应的办公室的服务水平和服务能力就会大幅度地降低，从而导致办公室工作人员对一些分工不清的工作相互推诿，工作积极性大幅度降低，影响了工作的正常进度，同时，工作人员的意识得不到及时创新，工作理念模糊不清，影响着企业文化的同时也阻碍了企业的健康发展。

三、增强“五种意识”，充分发挥办公室参谋助手和统筹协调作用

1、“五种意识”内涵

办公室是企业运营的枢纽，所以提升企业办公室业务能力是企业改革发展的首要任务。在中央不断号召思想政治建设这一新形势下，增强“五种意识”来做好办公室建设工作就显得尤为重要。根据习近平总书记的讲话，作为办公室工作人员必须要有大局意识、学习意识、责任意识、服务意识和效率意识。大局意识就是要求办公室工作人员在工作时候要善于从整个企业发展的角度去考虑问题，去处理问题；学习意识，要求各办公室工作人员不断学习中央出台的思想政策，以及身边有利于办公室工作顺利进行的相关内容，发扬学无止境的精神；责任意识，要求各工作人员要有责任心，对自己的每项工作负责到底；服务意识，要求办公室工作人员要不断发扬吃苦耐劳的精神，全心全意为他人服务，为企业服务；效律意识，保证办公室工作速度快，质量高，从而保证企业各项工作顺利开展而提出的。

2、增强“五种意识”的必要性和重要性

“五种意识”对办公室工作有着重要意义。首先，增强“五种意识”是对工作人员思想政治工作的教育和培养，从而在提升办公室工作人员素质同时，塑造出良好的企业文化和相应的企业理念。其次，“五种意识”的增强可以更加高效地发挥办公室的统筹和协调作用，因为大局意识就是从整个企业出发的，这样就可以保证企业的可持续发展。最后，“五种意识”在办公室工作中的普及，可以为我国的思想政治建设文化建设奠定坚实基础。

3、增强“五种意识”的具体措施

（1）加强办公室人员对“五种意识”的学习。企业要加强办公室的管理，充分发挥办公室参谋助手和统筹协调作用，就必须加强办公室人员对“五种意识”的学习。首先，当地政府部门要加强对当地各企业领导层有关“五种意识”的教育学习，政府部门可以根据中央出台的相应地政策举办教育学习班，并要求各企业相关领导进行学习。其次，企业内部也要加强“五种意识”的学习，尤其是对办公室的工作人员，企业应该要求将相应的工作内容和要点铭记在心，并且对各工作人员进行定期的考核，对于考核不合格的工作人员进行相应的处罚。最后，提升企业办公室工作人员的文化素质和工作能力，严格地对进入办公室工作的人员进行审查，坚决杜绝任人唯亲和走后门的现象。

（2）完善办公室硬件设施与人员配备，为增强“五种意识”奠定物质基础。企业应该根据自身的规模大小和企业的发展方向，合理地对办公室进行人员和设施的配备调整，确保人尽其才，物尽其用，为增强“五种意识”奠定物质基础。企业以及办公室工作人员，要树立从大局出发的意识，做好办公室工作的定位，从而进行合理地办公室建设。只有办公室的硬件设施跟上，工作人员才能够有良好的工作环境，才能确保办公室能够及时地服务于企业各个部门，办公室业务的进行就会更加的顺畅，从而推动着办公室统筹协调作用的发挥。同时，硬件设施跟上了，工作人员才会意识到企业对办公室工作的重视，为后期工作人员增强“五种意识”奠定基础。

（3）增强“五种意识”，建立健全办公室工作规章制度。自律意识要求企业以及办公室工作人员要加强自身建设，在自身建设的同时，外在的规章制度的约束也至关重要。企业要不断地完善办公室工作的规章制度，保证办公室工作规章制度的合法合理化、公正化、程序化以及标准化，使得企业工作人员有章可依，有例可循。另外还要严格地执行办公室工作规章制度，建立明确的奖惩措施，对于在办公室工作过程中出现问题的工作人员应及时地进行惩处，对于在工作中业绩突出且为企业办公室建设发展做出贡献的要给予较高的奖励。完善的规章制度，合理的奖惩机制，才能够保证企业办公室工作的流畅性，同时也加强了相关人员的自律意识和责任意识。

（4）从大局出发，明确办公室工作人员的责任，提高办公室服务水平。要充分发挥办公室的作用，在认清“五个意识”的基础上，制定出合理的规章制度，就需要从大局出发，对办公室工作人员的职责明确规定，强化责任意识，并且做好相应的监督工作。企业的相关领导部门要定期的进行办公室工作的检查，并对一定时间段内的办公室工作进行总结评价，找出其中的不足之处并及时反馈给企业领导人，以便问题得以及时解决。同样，在落实责任的时候，要利用好办公室服务性这一特点，因为办公室关乎整个企业内部上下级、同事之间的联系，同时也担任企业与企业之间进行交流合作的信使，故而工作人员在服务企业时候要灵活机动地处理问题，以便各方之间能够协调，从而保证企业正常运转。责任得以落实，办公室的服务工作质量得以提升，办公室的职能就能够凸显，办公室工作的高效性和准确性以及统筹协调作用就可以充分发挥出来。

四、结语

办公室是企业服务的核心，而办公室作用的发挥是企业办公室管理工作中举足轻重的一项。企业集团要想可持续发展，就需要加强办公室工作人员的素质培养，完善硬件设施，建立健全办公室工作规章制度，来增强办公室人员大局意识、政治意识、责任意识、服务意识和自律意识。“五种意识”的增强，可以充分发挥办公室作用。我国各企业都应该响应党中央的相关政策，做好办公室业务，为企业自身发展打下基础的同时，也为实现中华民族伟大复兴这一中国梦做出一定贡献。

参考文献

［1］雷振红：浅谈做好办公室工作的几点思考［J］．法制与经济，2014（6）．

［2］郭贤彬：事业单位办公室工作创新要点［J］．办公室业务，2015 （24）．

［3］王昌海：增强“五种意识”提升学校办公室工作水平［J］．胜利油田党校学报，2014（6）．

（责任编辑：李晓）