浅谈科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合

杨丽敏

（阳泉市建设工程保险与担保管理站，山西 阳泉 045000）

浅谈科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合

杨丽敏

（阳泉市建设工程保险与担保管理站，山西 阳泉 045000）

科技档案是企业在科技技术开展研究时，对其中的重点信息进行记录的一些数据。科学技术是第一生产力在社会上已成共识，这说明了科技档案的重要性，通过对科技档案进行科学的管理，才能够让科技档案发挥作用。本文就是结合科技档案的实体化管理与现代信息技术的融合问题来展开论述。

科技档案；实体管理；信息技术

0　引 言

通常，由于企业在进行科学技术研究时，会自觉地将一些重要的资料进行整理，然后进行归档处理，这些资料包括了研究过程中所产生的图表、声像和文字等相关数据。在知识经济时代，科学技术对企业的发展极为关键，是企业能够获得持续竞争力的重要手段。而且作为第一生产力，科学技术也已经成为社会的共识。科技档案作为科学技术资料的载体，如果通过科学的管理，就能够进一步挖掘这些档案的重要作用，将之前的智慧结晶进一步创新，从而让企业能够获得更多的科技成果。所以企业一定要重视科技档案的管理工作，这样才能为档案的作用发挥提供重要的管理基础。

1　科技档案实体管理的概念和作用

1.1科技档案实体管理的概念

将科学技术的实体档案进行管理和利用被称作这种档案的实体管理。其主要工作内容涉及到档案的采集、整理、鉴定、保存、统计以及利用等，其中采集环节就是对能够产生科技档案的相关部门，通常是企业的研发部门，在研发过程中所形成的重要数据进行收集。然后将其集中到专业的科技档案管理部门，从而为后续的管理奠定重要的数据基础。整理资料并及时将采集到的数据按照一定的规律进行分类处理。

1.2科技档案实体管理的主要作用

在现代企业中，想要提升技术能力和发展技术，科技档案的管理工作必不可少。科技档案实体管理可为企业的技术发展提供重要的技术数据支持，同时也为企业的科学管理提供重要的数据凭据，是企业进行科研的一个重要组成部分。对此企业应该成立相关的部门，也就是成立档案室来进行管理。通过科技档案实体管理，对信息资源进行开发和利用，能够发挥这些档案信息的重要作用。

1.3科技档案实体管理与现代化档案信息技术相结合的重要性

科学技术研发团队在工作过程中所产生的成果就是这些科技档案，这些文件资料具有极高的科技含量，而且若是得到充分的利用将产生更多的价值。现代化的档案信息管理技术，能够通过信息管理模式，将图纸、多媒体资料以及文字等相关电子档案进行统一的存储。这对今后的科技研究和生产提供了重要的管理依据。无论是对国家还是对企业而言，加强科技档案管理工作都极为重要，而信息化档案管理技术能有效地提升管理效率，同时也有助于数据的分享和利用，所以将实体管理和信息技术管理进行融合极为重要。

2　企业科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合

2.1科技档案实体管理需与现代化档案信息技术和谐发展

对于企业而言，科研的目的就是要研发出相应的成果，并让这些成果能够在较短的时间里产生价值，为企业的发展提供助推力。在科研过程中，会产生很多重要的资料，这些资料往往是以多种形式存在，通过对这些资料进行科学管理，才能更好地发挥这些科技结晶的重要作用。科技档案是对研发过程的全面反映，且又不局限于某个具体的项目，而是诸多项目之间的综合反映，所以科技档案具有一定的专业性和综合性。此外，科技档案是由企业的科技实践而生成的，这些档案资料能为企业的研发提供重要的数据，进而推动科研的发展。所以从这点来看，企业的科技档案已经成为其科技研究的重要条件。在这个背景下，科技档案管理与科技研发工作紧密关联，两者具有显著的促进作用，因此就需要两者实现和谐发展。将科技档案管理工作放在一个重要的位置，通过科学地引入信息管理技术，促使科技档案管理水平提升，进而保障这些档案数据的准确性和完整性，为企业的科研奠定基础。

2.2科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合要加强过程控制

企业科技档案覆盖企业科技研发工作的全部过程，企业在科研的诸多阶段都会产生对应的科技档案，这两者之间相互关联。因此企业要想实现对全过程的科研数据的顺利采集，并纳入科技档案体系中，就必须对其进行全面的管控。企业的科研工作往往具有显著的阶段性，不同的阶段对应相关阶段的科技档案。在管理这些档案时，可采用分段的实体管理模式，对不同阶段所产生的相关材料和数据文件进行种类分析，并就这些文件资料的流向进行准确掌控，从而有助于分析这些档案并由此总结出相关规律，为后续的科研工作提供重要的支持。企业档案的采集、整理要和企业科技工作的开展进度进行密切融合，实体管理的工作人员必须明确企业科技项目计划，然后结合这些计划与相关实体管理部门进行有效配合，并完成相关的阶段性检查，这样就能够对科技档案的形成以及科研的进度进行准确地了解。如果发现存在合格的科技项目档案资料，就可以开展预验收工作。如果档案材料不符合需求，就需提出相关的整改要求，确保归档的档案资料和具体地的科研工作具有显著的对应关系，完成科研项目的全过程管控。在科研工作中，每个环节都必不可少，而且上下联系紧密，上个环节是下个环节工作的基础，同时也制约下个环节工作开展。事实上企业在科研过程中所形成的归档材料也具有这种关系，每个阶段的档案材料具有显著的上下层级关系，不可忽视其中的任何一个环节，否则就会对科研资料的完整性造成负面影响，进而影响到这些档案资料的科学运用。另外还需完整收集和归档，构建完整的控制体系，确保这些工作能够顺利完成。

2.3科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合必须要实现三个同步

要想提升科技档案管理水平，就需要让科技和档案两者之间具有同步性，也就是说，需要通过构建三个同步机制来确保两者的有效同步，具体同步模式如下。

第一，企业开展的科研项目必须要与相关科技文件材料归档要求同步。因为科技档案的时效性相对较强，需要将归档的范围加以明确界定，将具体职责落实到位，而且还需要对档案的移交时间给予限制，确保档案归档和立项之间形成同步。

第二，使科技项目研发进度的检查和文件材料形成的检查同步，这就要求档案管理工作者要重点关注企业的专利申请、实验报告以及材料计算和原始记录，而且对重要的技术文件、图纸和工艺文件进行及时采集，确保这些资料的准确和完整。

第三，当科研成果进行鉴定和验收时，需要将这个档案资料进行验收和鉴定，使这两者之间形成同步性，即对那些已经成功研制的项目，进行及时整理，并按照规定进行验收和鉴定，只有符合要求的档案资料才能进行归档，否则需要对其进行整改，合格之后才能够归档。

3　结 语

对于企业的科研以及档案的实体管理而言，为了能够有效提升企业科技档案的管理水平，就需要对科研过程中的每个阶段情况进行明确，然后制定与之配套的科技档案管理体系，此外还需要对科技档案管理工作人员进行综合培训，不断提升自身的综合素质和业务水平，进而推动科技档案的实体管理和档案的信息技术融合，使科技档案发挥更大的作用。

主要参考文献

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.117

G270.7；F272

A

1673-0194（2016）16-0181-02

2016-07-20