电子档案深度整理

◎夏利宏



电子档案深度整理

◎夏利宏

随着时代的发展，信息化已经渗透到我们生活的每个角落，各行各业都正在向数字化和信息化的方向发展，在这一趋势的影响下，传统的档案载体也发生了一定的变化，从纸质型档案发展成为了电子档案。面对电子档案这样一个新兴的事物，我们需要寻找适当的方法和技术对其进行整理，下面笔者将就如何对电子档案进行深度整理进行具体的分析。

信息技术的发展促进了电子档案的产生，电子档案是一种新的数据存储形式，光盘、磁盘和计算机是其主要载体，在现代社会中，信息量越来越丰富，这时加强信息的管理变得非常必要，但是传统的档案整理方法和技术已经无法适应时代发展的需要，面对电子档案，需要寻找对其进行深度整理的方法和技术，下面笔者将进行具体的分析。

电子档案整理的方法

不同的电子档案类型，整理的方法也有所差异，下面笔者将对几种主要的电子档案类型进行具体的分析。首先，就文书电子档案来说，当对其进行整理时，通常需要从以下几个方面进行：通过相关措施将文书电子文档整理得更为规范，并且将各种电子档案集中组盘；将数据库建立得更为健全，通过数据库全面处理电子档案，进行相关的分类，也可以在里面建立一个电子化的文件目录，以方便以后进行电子信息的查询。其次，就人事电子档案来说，相关人员需要根据具体的信息建立数据库，并且在其中加入一些多媒体和文字信息，这里的多媒体信息一般包括图像、音频、视频等，而文字则是对个人综合信息方面进行介绍。最后，就科技电子档案来说，通常这类电子档案包括的类型比较多，声像和设备都是其中的组成部分，在对这类档案进行深度整理时，第一步要进行扫描，并借助一定方式予以连接，进而方便以后进行查询和检索。尤其是在面对设备类电子档案时，需要切实联系实际，通过特定平台按照注意事项的要求进行深度整理。总之，针对不同的电子档案类型，要想对其进行深度整理，就需要采取不同的方法，以便让整理方法与电子档案类型更为吻合，进而促进电子档案整理工作的进行。

电子档案整理的技术

在档案信息化发展的过程中，电子档案作为一种全新的档案形式出现了，在这种情况下，需要革新传统档案的整理技术，下面笔者将从三个方面具体分析针对电子档案的新技术，这些新技术必将会促进电子档案整理与时代要求相适应。

元数据档案整理的技术。所谓元数据档案整理技术，其产生与电子档案的诞生密切相关，这一技术理念是西方学者率先提出，它出现具有非常大的意义，是档案整理技术上的重大突破。这一技术具有科学性和先进性，其基础和前提是生命周期理论，在这一技术下，文档实现了一体化。对于这一技术来说，元数据收集尤为关键。生命周期理论的重要核心就是文件中心，是指将档案管理与文件管理结合起来，在此基础上形成一个具有统一性特征的文件系统。这一技术通过电子文件和电子档案之间的转化，让相关人员进行档案管理时变得更为便利。但就目前来说，这一技术在我国并没有得到充分利用。总之，这一技术将来必将会在电子档案整理中发挥举足轻重的作用。

非元数据档案整理的技术。元数据档案整理技术作为一项先进的技术，由于各种客观因素的影响，因而在我国没有进行普遍使用，因此，为了对电子档案进行整理，结合我国国情，对档案管理技术进行了创新，在此基础上出现了非元数据档案管理技术，这一档案管理技术具有综合性，包括的的种类有很多，如：载体不同的混合档案整理技术、双套制的档案整理技术等等。这一档案整理技术对网络环境没有很强的依赖性，也不需要文档具有一体化的特征，可以说与我国的档案整理环境非常吻合，它是在综合传统档案管理技术和元数据档案整理技术的基础上出现的，在我国档案整理工作中举足轻重。

档案的虚拟整理技术。现代电子档案整理中的另一重要组成部分就是档案的虚拟整理技术，这一技术和传统档案整理技术相对应，具有历史联系的相关档案是其整理的重要对象。它借助符号及该系列符号所含的语法逻辑去对档案之间的历史联系进行揭示和记录，在这种技术作用下，能够对具有历史联系的不同档案从多维的角度进行整理，让档案技术能够在不同的实践环境下实现彼此统一。可以说，档案虚拟整理技术的使用，使得非历史性因素在档案整理中的影响得以减小，让档案整理得原则更为完善，最终必将促进电子档案管理的进步与发展。

总之，在社会发展的过程中，档案具有重要的作用，不管是对社会经济发展，还是人们的日常生活都会产生或多或少的影响，对档案进行深度整理能够让我们的生活变得更为便利，尤其是在电子档案迅速发展的今天，尤其需要寻找适当的方法对电子档案进行整理，不断进行相关技术的革新，以便电子档案的发展能与时代的发展要求相吻合。

（唐山市交通运输局）