集团公司科技开发经费预算和核算管理

何润清

(云南锡业集团(控股)有限责任公司资产财务部,云南 个旧661000)

1 加强科技开发经费预算管理

1.1 建立科技开发经费预算管理制度

科技开发经费预算管理制度是集团公司预算管理制度的重要组成部分,是对已经批准立项的科技开发项目的经费预算进行管理的制度。总体而言,科技开发项目经费预算应当包括预算编制依据、预算编制程序、预算的审批、预算的执行和调整等内容。

1.2 科技开发经费预算的具体内容

科技开发经费预算应当分项目编制,按年度汇总编制年度总预算。各项目经费预算的一般内容包括:基建预算、设备预算和经费预算。

1.2.1 项目基建预算

项目基建支出不是每一个科研项目都需要投入,只是在需要对涉及集团公司发展战略的核心技术进行深入持久地研究,需要建立专门的研究开发平台时,才会涉及科研基本建设投入,这种投入属于科研的基础性投入。项目基建预算的编制应按集团公司资本性支出预算编制的要求进行编制。

1.2.2 项目设备预算

多数科技开发项目都会涉及科研设备投入,对科研设备投入,要注意区分哪些属于资本性支出,哪些属于收益性支出。对于科研设备支出,不符合科研专用设备条件的,应作为资本性支出处理,按集团公司固定资产、无形资产购置管理的程序报批。对于符合科研专用设备条件的,不论金额大小,应作为收益性支出处理,将其计入当年的科技开发费用。这里的关键是怎样正确区分科研专用设备和非科研专用设备,本人认为科研专用设备应当同时具备这样的特征:一是所需购置的设备是进行这项科研活动必需的关键设备,离开这些关键设备,该项科研活动无法开展,二是在所实施的科研项目未开发成功以前,这些设备没有通用性,不能用于现有的生产工艺流程。对同时符合以上两个特征的科研设备支出,应在科技开发经费中列支。

1.2.3 项目经费预算

所有科技开发项目都会涉及科研经费投入,离开科研经费,无法开展科研活动。因此,在科技研发活动开展以前,应当对每个项目的科研经费作出详细的预算。根据财政部有关规定,科研经费预算一般应当包括:

(1)限额以下专项设备费。反映实施项目过程中发生的不构成固定资产的专项设备的购置费用。

(2)研发机构经费。反映研发机构实施项目过程中发生的与科研活动有关费用。包括:

①人员经费。反映与科研人员有关的各项费用。包括:研发人员工资、福利费、办公费、差旅费、培训费、劳动保护费等费用;

②设备仪器使用费。反映科研设备仪器使用情况的费用。包括:固定资产折旧、修理费、测试仪器摊销费。

(3)设计实验费。反映科研产品设计和试验开展情况的费用。包括:新产品设计费、技术工艺规程制定费、设备调整费、中间试验费、新产品试制试验失败费。

(4)外协费用。反映需要通过外部科研单位参与科研项目的费用支出情况。一般根据外协合同确定的费用数额,在外协合同履行后支付。

(5)其他支出。反映不能纳入以上支出项目的科研经费支出。

(6)处理试验物料收入。科研试验过程中或多或少都要消耗一些原料、材料、产品、半成品等物料,这些物料在试验活动结束后仍有一定的价值,处理些物料产生的收入应当作为科研经费支出的减项,在科研经费预算中单独反映。

1.3 编制科技开发经费预算的依据

编制科技开发经费预算的依据包括项目立项批文、基建预算标准、设备、物资购置价格和相关费用开支标准。

1.4 编制科技开发经费预算的程序

项目承担单位编制——科研主管部门审核——上级财务部门审核——科研主管领导审核——集团公司董事会决议确认。

(1)项目承担单位编制预算。科技开发经费预算应由项目承担单位根据编制项目预算的依据详细编制。项目承担单位在提交预算的同时应当对所编制的预算进行说明,以便于主管部门在审核时确认项目预算编制的真实性和合理性。

(2)科研主管部门审核预算。主管部门审核预算的依据与项目承担单位编制项目预算的依据一般情况下应当是一致的,除非项目承担单位在编制项目预算时所采用的标准是不恰当的。如果出现这种情况,主管部门有权责令项目承担单位修改或重新编制项目预算。主管部门审核预算,应坚持原则,实事求是,以保证预算的真实性和合理性。主管部门审核预算,应当分项进行,并逐项提出审核意见,对预算编制依据、预算修改等情况作重点说明。

(3)上级财务部门审核预算。上级财务部门应从科研经费会计核算和财务管理的角度对各项目科研经费进行审核,提出审核意见,供决策参考。

(4)科研主管领导审核。在科研主管部门和上级财务部门对预算进行审核的基础上,在提交集团公司董事会决议确认预算前,集团领导班子中分管科研的领导应对科研预算进行审核。审核的主要内容:一是对主管部门和上级财务部门审核预算提出的意见进行完善,二是对重点科研项目研发活动的开展提出要求等。

(5)集团公司董事会决议确认预算。经过上述编制和审核程序的科研预算应当提交集团公司董事会议研究讨论并作出决议后,以集团公司文件的形式下达各项目承担单位执行。

1.5 科技开发经费预算的执行

科技开发经费预算批准下达后,项目承担单位必须按预定的程序和时间要求开展研发活动,科技经费管理部门按规定时间筹集和支付科技经费,科研物资供应部门按规定时间采购和供应物资,科技主管部门加强项目实施情况的监控。有关各方协调配合,按规定完成各项科研项目的实施工作。

1.6 科技开发经费预算的调整

对于实施时间短、可行性评价和经费预算比较准确的项目来说,一般不会出现调整科技开发经费预算的问题。但科技开发毕竟属于探索性活动,具有不确定性,不排除一些科技开发项目在实施过程中由于研发内容、程序、设备等的改变,出现科技开发经费预算需要调整的情况。出现这种情况,项目承担单位就应向科技主管部门及时提出调整经费预算的报告,以便主管部门按规定的程序及时协调,提出调整经费预算的意见,经过审核程序。报集团公司董事会确认调整预算。

2 加强科技开发经费核算管理

2.1 完善科技开发经费核算管理制度

为真实、全面、准确和及时地反映科技经费的来源和支出情况,集团公司应完善科技开发经费核算管理制度。科技开发经费核算管理制度是集团公司财会管理制度的重要组成部分,是对集团公司科技开发费用进行财务管理和会计核算管理的具体规范。包括科技经费拨付、支出、决算和报告的核算管理和内部控制制度。

2.2 严格执行科技开发经费核算管理制度

科技开发经费核算管理的相关部门应当做到:认真执行科技经费拨付、核算和决算的内部控制制度;按会计基础工作规范和科技开发经费核算制度的规定及时计量和确认科技经费收支情况;保证科技经费核算口径与预算口径的一致性;按时编制科技经费收支报告,真实反映科技经费收支情况;定期分析科技经费使用情况,及时发现使用中存在的问题并提出相应的措施。年终,各科研项目承担单位应对各项科技开发项目的进展和完成情况、经费收支和节余情况、项目预计经济效益等情况逐项进行详细说明。

2.3 科技经费拨款管理

科研预算下达后,各项目实施单位凭科技部门和财务部门签发的经费拨款申请表和已生效的科研合同到上级公司财务部门办理拨付款手续。对于科技经费拨款的管理,除第一次拨款外,第二次拨款直至决算,各科研项目承担单位应对科研经费累计使用情况进行说明。科技经费拨款说明是上级部门监督各项科研活动是否按预算正常进行,以便安排下一次拨款的重要依据。

(1)对经费支出的合法合规性说明。应当说明各项科研经费支出是否符合国家和集团公司有关科研经费管理的制度和办法,是否做到专款专用,具备无形资产确认条件开的发项目,其经费是否按规定核算,不具备无形资产确认条件研发项目经费是否按规定及时转入当期损益等。

(2)经费超支节约情况说明。应当说明经费超支节约的具体原因,如研发范围变化、研发难度变化、研发材料(专项设备)价格变化、委外研发费用变化、研发人员薪酬变化、培训费用变化等等。

(3)拨款进度情况说明。应说明拨款预算数;本项目累计至本次前已实际拨款数额,本次拨款为本项目的第几次拨款,本次申请拨款数额。本项目累计应拨款数额,累计至本次拨款占应拨款数的百分比等。

(4)科研经济效果说明。应当从经济的角度说明本项研发项目预计经济效果,通过研究或开发活动实际达到的经济效果,实际经济效果与预计经济效果的差异及其原因。

(5)科研技术效果等进行说明。应当从技术的角度说明本项研发项目预计技术效果,通过研究或开发活动实际达到的技术效果,实际技术效果与预计技术效果的差异及其原因。

2.4 科技经费监督管理

各科研项目承担单位的科研主管部门和财务部门是科技经费监督管理的第一责任主体,应当按照国家财经纪律和财务会计制度的规定,按照集团公司科研项目经费预算管理、财务会计制度的规定,严格监督科研经费的使用。集团公司科研主管部门、财务部门和审计部门也要按照各自的职责分工,履行科研经费使用的监督职责。通过加强监督,切实防止科研经费使用中的各种违规违纪行为,包括:偏离预算使用科研经费、超过预算标准使用科研经费、将科研经费用于个人消费、与协作单位合谋转移科研经费等等。只有切实防止了科研经费使用中的各种违规违纪行为,才能做到“好钢用在刀刃上”,促进各项科研活动正常、健康的开展,顺利地完成各项科研任务。

2.5 科技开发经费的决算

科技开发经费的决算是对各项科技开发项目经费的清算。科技开发经费的决算应当在取得必要的决算依据的基础上进行,这些决算依据包括:项目承担单位提交的项目经费收支情况报告;主管部门对项目实施的阶段性和结题验收报告;如属中止研发的项目,还应附项目研发中止通知书;内部或外部审计部门对项目经费收支的审计意见。财务部门在取得以上决算依据的基础上,通过认真核实,办理项目经费决算手续。

集团公司依据国家有关财务会计制度,建立健全内部科技经费管理制度,形成科技经费的内部管理运作机制,是保证科研活动正常开展的基本条件。加强科研经费预算的编制、审核、审批和科研经费核算的拨款、监督和决算等各环节的管理,是提高科技经费使用效益的根本保证。