基于文档一体化管理的高校档案信息化建设研究

周 眙

（中国人民大学 档案馆，北京 100872）

基于文档一体化管理的高校档案信息化建设研究

周 眙

（中国人民大学 档案馆，北京 100872）

随着电脑在人们生活中应用程度的提升，高校档案管理也势必会向电子化方向发展，由此，文档一体化管理的实施可以更方便地推进高校档案管理水平的提高。现代社会信息电子化发展迅猛，为我国高校档案一体化管理的实施提供了有力的技术支持，使档案信息资源的作用能够更好地发挥出来，提升其利用率，并促进了高校档案信息化建设。

文档一体化；高校档案；信息化

0　引 言

基于文档一体化管理的高校档案信息化建设是社会发展的必然产物。近年来，社会各界科技化进程不断加快，档案管理也是如此。高校档案信息化管理对以往的档案管理理念和方法产生了颠覆性的影响，它将档案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校档案信息化管理有利于档案资源的开发与利用，另一方面相关管理人员也要不断加强相关计算机知识，不断提高自身的计算机本领，适应新时代的档案管理要求。

1　高校档案信息化建设的内容

档案信息化建设指的是在档案建设和管理的过程中加入计算机文件管理的相关因素，从而提高档案的利用率同时更加方便地管理档案资料，保护资料安全。高校档案信息化建设要求相关高校的计算机设备达到相关技术的要求，相关档案管理人员的管理素质和软件使用能力也要达到要求。高校档案信息化建设是以使用者为中心，建设一种更方便于使用者使用的档案知识服务体系。这种体系更强调服务而不是档案管理，也就是说，相关档案部门是提供了一个信息查阅的平台供使用者使用，而并不单单是对高校师生的档案进行简单管理。因此，该行业也渐渐转变为一种带有服务性质的行业，相关管理人员必须转变旧观点，将高校档案信息化管理做到实处。

高校档案信息化建设对于社会的发展也大有益处。将档案以电子化的形式储存、管理起来，在当今倡导绿色环保的大环境下，这种信息化建设是节省纸张的环保行为。高校档案信息化也使资源可以共享，减少成本的浪费，档案管理更加规范，同时也使档案的管理更加系统化，提升高校档案管理水平。

2　高校档案信息化建设中运用文档一体化管理的意义

文档一体化可以使高校档案工作更为方便，同时高校档案工作也为文档一体化的实现提供了地点和场所，所以两者是相辅相成的，在不断的适应中互相融和发展。具体来说，文档一体化管理的高校档案信息化建设的意义表现在以下几个方面。

2.1 符合社会发展的客观需求

随着人口越来越多，高校不断扩招，毕业生的就业问题不断增大。文档一体化管理可以为就业单位提供一个随时随地查询毕业生在校成绩、奖惩记录、特长、师长评语的平台，这样方便用人单位更加直接了解该毕业生，可以从全方位评价该毕业生是否可以录取。同时，学生的信息可以被用人单位查询，从某一方面来说也同时增加了学生的就业机会。文档管理一体化也让学生可以在相关网站查询到自己的信息或者自己需要的信息、资源，为学生和教师以及用人单位都提供了方便。

2.2 提高档案管理工作的效率

在高校，档案有许多种类，不仅有学生档案、还有教师以及学校不同岗位上的工作人员的档案，传统的档案管理方式不能满足如此多的档案的管理工作要求，同现代社会的快节奏更是不适应，文档一体化管理的提出正是解决这个问题的关键。文档一体化管理可以让文档管理工作人员将文档管理和信息技术结合起来，比起传统的文档管理工作来，查阅更方便，储存更长久。同时，档案的归类和登记可以在网上进行，一定程度上减轻了档案管理者的工作强度。利用相关软件对档案的归纳整理实现了档案管理的模式化、规范化，可以提高档案管理工作的效率。

2.3 实现资源的共享

由于种种原因的影响，以前各高校的档案都是采取封闭模式来管理的，显而易见，面对当今这个“世界村”大环境来说，用传统的封闭模式来管理档案当然是行不通的。文档一体化管理正是将传统的档案管理同信息技术、互联网结合在一起，为档案管理提供了一个新的平台，使不同的学生资源可以在同一个信息平台上出现，能够做到平均分配资源，增加了资源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一时间查询到信息，并在一定程度上增加减轻了信息查找的繁琐性，为各项工作的顺利进行提供了方便。

3　加强高校文档一体化管理的途径

3.1 实施标准化与规范化文件管理

通过文档一体化管理，使文件管理和档案管理二者结合在一起，两者在同一个综合管理系统之中互相影响，互相联系。因此，文件管理的标准化、规范化势必也会影响到档案管理的规范化、规范化。在文件管理的相关工作中，对于文件内部以及外部的各种信息数据必须严格规范，促进文件一体化管理的推行，为文档一体化管理建设提供有利条件和相关技术支持。

3.2 建立相关管理机构

文件和档案具备实行一体化管理的基础。首先，我国当前的文件和档案是有机的整体。从文档管理史上来说，其存在的内容主题与形态是一致的，唯一的区别只是时间的差别——现行文件或者历史文件。从另一角度上说，文书处理工作和档案管理工作只是对于同一文件在不同时间段进行处理的工作。其次，在文件被颁布时由文书处理工作的相关人员进行管理，当文件上规定的工作已经被实施，该文件就成为了历史文件，由档案管理部门进行管理和维护，方便以后查阅。这样有益于文档系统的整体发展，也有助于高校档案管理现代化的建设。对高校这个文档异常丰富的地方来说，建立一个组织专门对文档进行管理和储存就显得尤为重要了。

高校要建立文档管理机构，首先，要建立全校性的文书及档案管理工作组织，并由该组织负责全校整体的文书与档案工作，搭建一个文档同步的有效领导体制，由此组织负责协调文档工作，并检查、监督高校内部各部门档案管理工作，保证其工作合乎规范性。该部门还要定期组织会议或者以其他形式商讨档案管理相关事宜，并对重大的文档工作进行决策。其次，高校必须明确规定相关管理部门的职责。例如，档案室的主要职责就是制定档案管理规范，培训相关档案管理人员，检查指导档案管理的相关工作。然而，高校目前档案室的职责仍然在档案的整理、管理和分类上，这样就造成了分工不明确，职责不明朗，大部分工作时间被浪费在不是职责所在的地方。最后，各部门要明确自己的职责所在。这样就能将被动地听从上级的档案管理工作变成主动履行自己工作，各部门主要领导要起带头作用，为文档一体化的深入发展打下基础。

3.3 加强文档一体化规范条例的制定

建立高校档案管理系统需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建设过程中各项工作必须按照标准来执行，这样就为以后的资源共享和文档一体化提供了必要的基础。此外，文档建立所用到的卷宗纸张、档案盒要严格按照国家规定来设置，届时统一编号，方便管理。对相关管理人员要进行培训，加强他们应用文档一体化的自觉性，使其掌握相关工作技能，对领导者也要进行培训，增加领导对于文档一体化的重视程度，使他们从根本上认识到文档一体化的重要性和必然发展趋势，这样从上当下重视起来，对于文档一体化的实施有很大的促进作用。

3.4 加强软件开发工作

目前，文档管理工作中存在的问题主要是不同部门使用软件不同，不能相互对文件进行对调，因此，要加快对文档一体化软件的开发。在软件开发的过程当中要注意软件的兼容性能，保证其可以在不同的系统中运行，这样可以形成一个满足现代办公环境的文档一体化技术保障体系，使不同部门之间文档的运转传递更加方便快捷。

主要参考文献

［1］楚效萍.浅谈电子文件及档案信息化［J］.办公室业务，2011（z1）.

［2］杨茜茜.数字时代的文档一体化管理:理念、手段与目标［J］.档案学通讯，2014（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.108

G271

A

1673-0194（2016）10-0155-02

2016-04-02