电力企业一体化物资管理

◎　姚小孟

电力企业一体化物资管理

◎姚小孟

通过实施物资一体化管理系统，对推进物资采购供应管理体制的改革发挥了重要作用。分别在集中采购优势,规范业务流程,强化业务监管，坚持系统化管理，平衡优化库存，节约财务成本等业务上做了全方位更新。特别是物资需求、采购管理、库存管理、财务管理、检修管理等方面的企业供应链衔接都发挥了前所未有的应用效果。本文主要阐述一体化系统在物资管理中的作用和物资管理系统能够正常运转的措施，并对其实现过程做以详细论述。

物资管理一个是发电企业管理的重要内容，是对发电企业所需各种物资的采购、物流运输、仓储储备、物资供应等所进行的计划、组织和控制。而发电企业生产又具有高度的连续密切性，生产和消费同时完成，发电安全与供电质量及用电经济性具有广泛的社会影响，从而对物资的选择和匹配应用提出了更高的要求。因此，加强发电企业物资管理，稳步提高物资管理水平，加快和提高技术创新、管理创新和制度创新的实施速度、力度与效果。对保证电力生产的安全经济运行、基建工程顺利投产、电力设备检修维护、提高经济效益，以及服务精度和质量。都有着积极重要的意义。

一体化系统在物资管理工作中的重要作用

有利于形成物资的大规模采购。推进集中采购的实施，可获得规模效益，降低采购和物流成本。可发挥采购特长，提高效率。易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作。集中采购的批量优势一直是发电企业物资供应管理长期追求的目标。实施一体化系统以后它可以有效地控制属于物资部门直接向集团报送集中采购的采购申请，最大限度地发挥集团集中采购的资金和价格优势。

有利于优化业务流程，实现物资采购的标准化管理。一体化物资管理中的需求、采购、物流、入库、出库紧密集成，实现了集团及各分子企业的纵向信息整合，提供了包括基础数据管理、物资库存管理和物资采购管理的完整解决方案，全面覆盖企业从采购需求到入库的管理、从领用申请到项目成本的核算、供应商集中管理等各个方面的管理内容，全面提高发电企业的物资管理水平，较好地规范采购和计划等岗位制衡机制，实现物资的标准化管理。有效满足现代发电企业物资管理需求。

有利于真实反映物资库存消耗，规范企业成本核算，提高物资管理精细化水平。一体化系统的全面推广应用使发电企业物资部门告别物资管理长期实行计划价格的计价方式，物料数据的价格采用库存移动加权平均价，物资库存、采购、供应会随着采购价格的变动向进行实时更新调整，从而与市场价格趋于一致，真实地反映了库存物资价值，有利于使用单位的成本核算，真实地反映物资消耗成本。

一体化系统实现科学分析库存使用，合理设置备品备件库存定额，优化库存策略；实现及时、准确记录采购库存各环节的物资信息，有效跟踪采购的执行，规范库存管理，确保物资及时、准确供应。真正实现物料消耗价格和数量分析的自动化，有效整合物资、资金流、信息流，实现物资管理精细化。

有利于规范物资管理，降低财务风险。一体化系统将原来不能及时纳入系统管理的物资采购管理分析、物资收发存管理分析，全部纳入系统管理。其中采购分析主要是从订单签订情况、供应商发票情况、采购业务统计等几方面对物资采购环节进行统计分析。物资收发存管理分析主要是针对物资的收、发料，项目支出及库存量进行的分析。通过采购及库存系统管理分析力求真实反映各单位物资采购情况、材料消耗、库存情况、财务数据情况，最大限度的避免了不规范操作，有利于物资费用的管控，降低财务风险。

有利于实现物料预算、核算自动化。一体化系统充分考虑了财务预算、核算的需求，提供了与社会集中核算系统的基础接口，实现财务核算与预算的高度集成，通过严格的事前、事中、事后预算和控制手段，实现及时有效的资金和费用预算控制；在统一的系统平台和全局单一数据模型上建立统一规范的财务核算体系。并且做到一线数据的及时共享，数据真实实时传递。材料的采购、入库、发出等环节均实现了账务处理的自动化，新系统业务处理完成后，能够自动生成财务核算凭证，业务处理的准确性和实效性大幅提升，减轻了财务人员和物资管理人员的工作量。

有利于加强供应商的控制和管理，规范物资采购渠道。一体化系统的实施，可以实现事前控制。需求人员首先要提出申请，经需求管理部门线上审批和监控，物资管理部门平衡库存，采购人员将数据上传至集团平台公开询价，最终才能在系统中创建采购订单实施采购，较好地控制了随意网外采购的现象，实现全面阳光公开采购。

有利于合理调用库存，降低库存成本。实施一体化系统后，利用数据的实时监控，为经营决策提供参考，实现了库存信息共享。发电企业库存地的库存可以在一体化系统的任何终端上查看。

保障一体化系统下的物资管理系统能够正常运转的措施

众所周知，随着电子商务等各行业的不断发展，技术创新的不断延伸，工作效率和效果对企业的生存至关重要。一体化系统下的物资管理工作以准确的核算体系及快速的处理数据能力给企业管理提供了方便。当然，如何保障其系统的正常运作至关重要，关于这点认为可以从以下几方面讨论：

完善各项管理体系。这里所讲的管理体系，主要是跟一体化系统相关的组织机构及制度建设。现代社会大多人工工作都被软件技术所代替。但是由于一体化系统的研发技术还不是很成熟，所以在我国来讲还有很多需要改善的地方。就我国目前的情况看，此系统只在国家重要单位及相应较大的企业运转，还没有实现普及至各相关行业，这些都是因为其相应的管理体系还不健全所造成的，解决此问题，我们应该做到：

实施“一把手”工程，成立统一健全领导管理机构，同时遵循先基础管理，在“整体规划，分步实施，重在应用，效益驱动”的指导下走出局部信息到全部们信息化的路线，实行业务的有效监控，形成明晰的一体化运营模式，实现资源的集中管理与调配。

完善制度和编制业务管理流程。支持一体化的经营体制和动态的企业管理模式，满足企业管理创新和业务不断发展的需要，规范原始信息的录入及信息传递渠道。做好基础信息的采集真实性、准确性、规范性，建立规范化的数据采集、录入制度。

各部门要做好不定期的问题汇报、组织讨论、研究等工作，并对存在问题提出相应的解决策略及汇总；

定期开展一体化系统管理培训工作会议，培养相关工作人员对一体化系统的操作及认知度，实现边学习、边工作，并且对部门与部门之间的业务工作，对指定业务人员进行沟通衔接管理；

建立总部及下属分子公司和成员单位间的业务协作；建立与供应商的业务协作，包括供应商信息的记录、使用集团采购网等。

强化需求部门和物资管理部门的素质建设。一体化系统是一个处理信息的系统，它要求特定的活动要在特定的时间进行。更需要的是需求部门和物资管理部门工作的上下衔接，所以基层企业一定要有合理、及时、准确的计划才行。像是准备月、季、年度计划，公布，修订生产需求计划，查询货品库存等问题都需要做相关的安排，这就要求需求部门和物料管理部门的相关人员具有良好的素质，对物料性能和技术要求有较高的认知度，对于时间的安排和系统的使用有较好的掌控力。

首先，我们应该注意对一体化系统的熟练掌握，要知道系统所用到的信息都有哪些，确保物资编码的输入数据准确，并结合实际的出库入库时间，对系统实时数据进行及时修改，进行不间断数据调整，保证系统数据的及时准确性。其次，作为公司来讲，也可以设立专门的奖惩制度来推进这方面工作的进行，这样可保证需求和物资人员工作的很好配合、做到衔接连贯性。最后，要进行良好的沟通，培养员工及管理人员间的友好合作。说到底，素质建设不仅仅是培养技能，也应该对员工进行心理及生理辅导，只有员工觉得自己的工作有成就感，有兴趣干下去才是最重要的。

严格物资需求计划管理。在一体化系统中，我们严格按照需求部门提报的物资需求计划实施采购，确保执行的全部采购计划都是逐级审核通过的，所有采购物资的品种及数量由物资管理部门统一下达采购计划。没有采购计划，任何部门人员不能采取采购措施。保证需求、计划、采购及管理职责的清晰，全部采购计划按照集团要求执行，及时规范的上报集团采购范围物资，基层企业采购也要按照集团采购要求100%网上平台采购执行，最大程度的减少人为干涉，体现物资采购计划的严肃性，实现采购的公开化，有效的降低采购成本，力争形成从计划采购到采购入库全程的软件系统监控，真正实现计划于采购职能间的剥离。 并且可实现财务核算与预算的高度集成，通过严格的事前、事中、事后预算和控制手段，实现及时有效的资金和费用预算控制。

加强采购订单的监控。采购订单在系统中形成后，相关业务部门可以利用采供订单查询功能对订单进行跟踪。通过不同物料或供应商的订单编号查询订单的执行情况，如批准是否通过、是否收货、发票校验等，通过显示采供订单历史可以查看已验收货的物料凭证和对应的财务凭证，发票校验凭证等信息。同时完善对采供订单完成情况报表的开发，提供系统外对采购员进行采购数量和质量的考核依据，实施监控采购合同的执行情况，便手采购人员与供应商的及时沟通。

电力业务的网络化和数据的电子化水平是电力企业走向国际化的一个非常重要的标志。深化采购与物资管理体制改革的目的是为了实现保供应、降成本、控风险、促进商贸物流板块发展。如今在推行集约化和精细化管理的新形势下，建设以“集中管理，整合资源，业务协同、信息集成”为主要特征的一体化系统是电力企业一件具有战略意义的大事，其能有效地优化公司管理业务流程，提高对现有资源的规划与管理能力，构建以财务管理为核心的企业信息化平台，提升管理水平和经济效益，全面实现信息处理和管理的现代化，建设成为企业管理提供高效支持的企业信息系统，提高企业运营效率，降低成本，为创建国内一流的发电企业奠定坚实基础。

（作者单位：阳城国际发电有限责任公司）