事业单位档案管理信息化建设

◎于俊水

事业单位档案管理信息化建设

◎于俊水

现今随着社会信息化的高速发展趋势，事业单位也随之迎来了日常管理信息化发展的新时期。社会的网络化、信息化趋势发展迅速，在时代发展的背景下档案管理信息化应运而生。本文对事业单位档案信息化管理所具有的的特点进行了深入分析，并进一步研讨了在事业单位档案管理信息化建设当中显现的问题和相关的举措。

现今伴随着社会经济的高速发展趋势，不少事业单位依然未能高效管理内部的档案。而近几年以来，互联网的得到了普及推广应用，新型档案管理软件不断研发和应用，事业单位的档案管理信息化工作正在趋于成熟。并成为一种发展的趋势。

事业单位档案信息化管理的特点

档案存储环境方面的优势。以往传统的档案记录方式是以手工在纸质上进行文字、数据、信息的记录，由于纸张不利于长期保存。所以在对资源的汇集与个存储方面的难度较大，而只要达到档案的信息化管理，即能够构建起网络化信息管理平台，以电子化的方式来进行信息化管理，可在U盘及移动硬盘上保存电子化档案，能够方便快捷的存储较多档案信息，档案信息化管理的应用，改变了传统档案管理所存在的弊端。而且通过电子化档案，可以存储数量巨大的档案。使档案储存更加便捷高效。

档案在使用和查询方面的优势。事业单位档案信息化建设作为事业单位工作的重要构成部分。怎么样来科学合理的利用好信息资源，达成有效应用和便捷存储，使得信息资源能够得到共享利用，是档案管理当中亟待解决的实际问题。而传统的档案管理当中存在的纸质文件难以长期保存，查询流程较为张复杂等诸多问题。为确实能够高效利用档案资源，因此采用信息化方式来进行档案管理。

我国事业单位档案管理信息化建设存在的问题

档案管理信息化建设平台使用率较低。事业单位实施档案的信息化管理的出发点为简化工作流程、减少管理成本，高效便捷的来利用档案信息。可是按照现今的实际情况来看，利用档案管理信息化平台的几率较低，难以将其作用真正显现与发挥出来。

事业单位领导对档案管理工作不够重视。现今，在我国事业单位的不少的高层管理者未能对于档案的管理制度进行全面客观的了解，仅只是将工作的重点放在注重引进和培育人才的方面，对于档案管理工作的重视力度不够，但在事业单位的实际工作当中，档案管理是一项极其重要工作。所以，事业单位的高层管理者应该注重此项工作，方可确实维护和保障职工权益，进而为国家的经济建设贡献力量。

档案管理的工作人员综合素质较低。在事业单位档案管理的信息化建设中，不少档案管理专职人员的理论知识与实际技能未能够达到专业标准的要求，亟待提升其整体素质。例如不少专职人员的计算机实际操作技能水平不高，未能拓展自身的知识面。又因为当前所存在的日趋增长的档案信息需求量，也要求管理者必须提升其优质服务意识与良好工作态度。

档案管理信息化建设平台更新速度较慢。现今在我国不少事业单位都已逐步构建起了职工档案信息管理系统，并在档案管理工作当中积累了实践经验，并取得了一定的成就。可是因为忽视了对于档案管理工作的深化实施，在设置与维护更新档案管理信息化平台的工作当中推进缓慢，未能够适时更新部分新入职职工的档案信息，从而会对于单位人力资源管理造成了一定的影响。

事业单位档案管理信息化建设策略

加强信息化建设平台推广模式的构建。事业单位档案管理信息化平台的建设目的是为了能够提供良好服务给予信息查询者，所以，应大力推广和宣传对档案管理信息建设平台的应用，使得档案的查询与利用更具有高效性与便捷性。也可对于部分先进单位的良好经验进行学习与借鉴，以此来提升事业单位的档案管理信息化工作的持续向前推进。

加强领导对档案管理信息化建设的重视。事业单位的高层管理者应注重档案管理信息化建设工作，将此项工作作为一个重点工作项目来推进实施。首要的一点在于应加强档案工作的保密性。还应重视档案管理专用室的隐蔽性和安全性，采用“人防”与“技防”的安全防护措施的紧密结合，加固档案专用室的门窗，设置监控摄像头，以此来保障其安全性。并安排专人进行值班，严格控制人员的进出，对于进入人员应在《出入档案管理专用室登记簿》上进行详细的人员信息登记。此外，并专项培训管理档案人员的理论知识和实作技能，使得档案管理工作更加科学合理、更加规范化。

加强对工作人员专业技能的培训。事业单位档案管理工作人员所具有的理论知识和实作技能能够在实际工作当中起到极其重要的作用，而工作人员的工作能力和素质，也会档案管理的信息化建设工作产生重要的影响作用。因此，应该加强培训工作人员的专业的理论知识和实作技能，使其在实际工作当中能够促进工作水平的提高。促进档案管理的信息化建设工作的有效提升与进步。

加强档案管理人员与网络技术人员的工作协调。在档案管理的信息化建设当中，既应由网络技术人员来更新与维护档案信息，也应由档案管理人员来提供给档案查询者优质的服务。因此，应构建起一种长效机制来进一步强化档案管理人员与网络技术人员之间在工作方面的紧密协作，以此来高效合理的推广和应用档案信息化管理。在日常管理当中，强化培养档案管理人员服务意识和服务质量，使其在实际工作当中重视工作的效率与质量，以此来推动单位各项工作的全面提升。

总之，通过计算机网络平台来进行事业单位档案信息化建设，大力推行电子数字化档案管理。事业单位档案管理信息化作为社会经济发展与高科技研发与进步的必然衍生物，而同时也可作为促进社会发展和科学技术进步的助推力。随着我国社会经济高速发展的趋势，深入实施事业单位档案信息化建设，并以此来进一步推进单位各项工作的全面提升与进步。

（工作单位 威海市市政建设公营事业管理处）