对人事档案信息化管理的探析

王华

[摘 要] 随着计算机技术和网络技术的快速发展，在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效地提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性，同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。

[关键词] 人事档案；信息化管理；途径

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 093

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）21- 0180- 02

人事档案信息化管理有利于人事档案利用率的提升，有利于人事档案管理效率的提高，人事档案信息化管理是必然趋势。信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。现就人事档案信息化管理的途径分析了几点。

1 加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍

要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员素质和业务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》和人事档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，熟悉本单位基本情况、干部人员概况，以利于人事档案工作的顺利开展；档案人员要加强自身素质的培养，要努力学理论、学业务、学技术，以适应单位建设和发展的需要。 2 加强基础建设，为信息化建设打下基础

近几年来，很多企事业单位开始走上信息化人事档案的建设进程中，为实现人事档案信息化建设，首先就是要加强人事档案信息化建设的基础。一方面，要强化档案库房的档案保存环境，为电子档案的保存与信息化的设备提供环境基础。针对新建的档案库房制定新的标准，加大其信息化的设备建设，针对已有的建房应着重其改造。对纸质档案的库房管理应保证温度和湿度以及防尘因素，为人事档案的保存提供良好的环境。对于信息化的档案，应加强对信息化设备运营要求的环境建设，对网络中心机房、服务器、电子档案库房等基础设施进行完善。包括一些基本的防静电设施、防磁等基本设施，更要完善防信息泄露以及保密技术等。而对已建成的库房和已有的纸质档案，一定要分区进行保存，做好功能型结构的改造，并逐步完善相应设施。其次，对于档案信息化建设来说，网络环境是非常关键的条件，很多企事业单位在这一方面做得还不够好，网络布线凌乱、设备共享度低、安全隐患多等现象非常普遍。所以，我们必须采取一定的科学措施进行改善。

3 制定网络标准和相应的规则制度

网络档案具有开放性特征，人事档案在很长的时间内需要具有保密性，这就要求制定有关的法律法规和指标，不断规范人们的行为。因此，需要尽快地颁布档案信息数据输入的相关法规，规定软件的使用标准、信息数据的编排规则和流程等基础性工作。

4 要强化档案管理的信息化建设

干部人事档案管理要紧紧围绕干部人事制度改革需要，提升服务意识，变“死档案”为“活档案”，从线下整理到线上管理，促进人事档案管理信息化进程。依托干部人事档案信息平台，对重要信息全面录入，组织日常维护，提高档案的管理与利用效率，实现档案全面、动态化长效管理。五是注重对系统管理与维护，提升使用价值

在日常管理维护中，本着方便、快捷、有效、实用的原则，充分发挥信息系统自动生成干部任免、调动审批表、干部名册等功能，及时将干部的基本情况、人事变动、工作调动、奖惩情况、年度考核和到龄退休等而引起的数据更新在软件中进行改动，确保信息库的“鲜活度”，实现干部信息日常管理的动态化和科学化，达到干部信息数据新、资料全的工作标准。为县委了解干部队伍现状、干部政策决策、干部队伍发展规划和日常管理提供优质高效的服务，提高工作的质量和效率。

5 增强档案信息化管理的安全意识

在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，如何防止计算机的安全问题是一个老生常谈的话题，这就需要对通用的数据库数据依据不同的使用权限进行分门别类的加密，正确的处理好档案信息的保密与合理利用二者相辅相成的关系。要摒弃以往懒惰、不思进取的老观念，也要规避设限太多、思想随便的状况。二要优化档案审核流程。干部人事档案审核是顺利进行档案管理的基础。要从源头抓起，及时组织好档案收集工作，加强与有关部门的联系，疏通材料来源渠道，发挥档案管理者的主观能动性，以积极主动和高度负责的工作态度，形成档案材料收集的长效管理。要严把入档关，对入档材料鉴别真伪、查漏补缺，强力保障干部人事档案的真实性、权威性。人事档案是经组织审查或认可的集中保存的“原始记录”。对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的材料退回补充信息，虚假信息坚决禁止入档，保障人事档案内容的真实性。

6 实现信息资源共享

人事档案管理的覆盖面较广，人事档案的来源趋于复杂。人事档案的应用范围广泛，像毕业生的就业、公务员的考核等都与人事档案息息相关。采用现代化管理手段与方式管理人事档案，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放的交流模式。

主要参考文献

[1]刘英.档案管理信息化的探讨[J].办公室业务，2016（8）.

[2]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2016（8）.