信息化条件下档案的电子化管理与未来展望

杨旭

摘 要 随着信息化社会的快速发展，使档案管理工作面临着新的机遇和挑战，传统的管理档案的方式已经逐渐被淘汰，电子档案正在被广泛应用，成为主要的发展趋势。所以，积极探讨信息化条件下如何提高档案的电子化管理水平具有重要意义。本文就档案电子化管理工作的基本内容展开论述，探讨了如何提高档案电子化管理管理水平的措施，并对未来档案电子化管理进行了展望。

关键词 信息化；档案；电子管理

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）172-0096-02

随着我国信息技术的快速发展，信息化建设已经成为档案管理的重要工作。原来的纸质档案也正在逐渐被电子数字档案替代。怎样将先进的科学技术应用于现代化的档案管理工作中，提高档案的电子化管理管理水平，加快档案管理工作的信息化建设，已经成为当前档案管理工作的重要任务。

1 档案电子化管理的基本内容

1.1 加强人才队伍的建设

档案的电子化管理工作是否能够顺利进行和人才队伍的水平息息相关。当前的数字革命让所有的行业均面临着新的机遇和挑战。所以，应当提高档案管理工作人员的专业水平，让档案管理工作可以跟随现代化建设的步伐，这是实施档案电子化管理、提高服务质量的基本要求。

1.2 建立相应的应用系统

想要充分利用档案中的资源，就应当建立有效的应用系统。现代化的信息技术在很多方面均有应用，因此，构建一个系统的应用体系过程十分复杂，会用到很多的技术，它是一个全面、系统的工程，其中主要有前后台、网络、数据库或仓库等的建设。

1.3 制定相应的规范、标准

传统以及现在的档案管理工作都应该有自己的规范、标准，比如归档、管理程序等工作。针对不同档案的各种信息建立相应的规范、标准，构建一个档案电子化管理的标准体系。在目前的大数据背景下，利用分布式、集中、云技术、数据仓库等手段对档案进行存储，是档案电子化管理的重要内容。

1.4 硬件、软件的建设

档案电子化管理工作中会使用到大量的软件、硬件，是档案电子化管理工作的物质基础，比如在安全、网络和应用系统的建设、服务器、计算机等等[ 1 ]。

2 提高档案电子化管理水平的主要措施

2.1 提高管理人员的综合素质水平

在当前大数据的背景之下，档案的电子化管理依然离不开相应的管理人员，但是，现有的工作人员是有一定缺点的，所以，应当重视管理人员综合素质的培养，促进档案的电子化管理。具体的措施有：1）培养工作人员的安全意识。与普通工作不同，档案具有较高的保密性质，所以，应当对工作人员进行安全意识的培训工作，提高他们的警惕性，并签订相应的保密协议，对工作人员的行为进行一定的约束，保护档案；2）提高工作人员的专业技能。越来越多的现代技术被应用于档案管理中，所以，管理人员也要紧跟时代的步伐，学习相关的专业技能，确保档案管理工作的顺利进行；3）提高工作人员的专业知识。档案的电子化管理需要有关工作人员的知识应当多元化，利用培训等手段促使工作人员学习专业知识、现代的管理理念，推进档案管理工作的顺利开展。

2.2 建立健全的管理体制

很显然，原有的档案管理体制已经不能满足现在的档案管理工作，为实现档案的电子化管理，相关人员应当对其进行相应的改进，主要措施有：1）档案馆应当高度重视档案的数字化管理，至今为止，有些档案单位已经在使用现代的设备或者技术，但是人工操作依然占据着主要的地位，浪费了很多的人力、物力资源和时间。所以，在档案管理中引入现代化的管理模式，实现节约资源的目的，并在一定程度上提高档案管理工作的水平；2）根据当前的趋势和档案管理的具体情况，将现代科技应用于档案管理工作条例、原则的制定中，使档案管理工作有序、有据地进行，提高工作的效率、质量。

2.3 建立相应的管理系统

档案管理工作人员应当搭建一个相应的信息平台，为档案的电子化管理提供便利条件。信息平台的建立应当注意：1）档案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，会导致不可预测的后果，所以，应当安全防护工作，确保档案的安全；2）档案管理工作内容很多，可以根据不同的内容来设定信息平台的功能，设计应当把实现档案管理工作的高效作为目标，保证工作的效率、质量；3）将档案管理工作的程序标准化。管理程序是否科学、标准在很大程度上影响着管理工作的效率，所以，在设计管理程序的时候，应当综合考虑档案管理自身的特点、档案馆具体情况，以确保相关人员顺利开展档案工作。

2.4 改进管理模式

传统档案的管理模式是不适用于电子化管理工作中的，需要对其做出相应的改进，具体措施有：1）改变存储的方式。信息技术的发展，对档案存储的途径提出了新的要求。在之前的档案管理中，存储工作量巨大，会花费大量的时间、人力，并占据很大的场地。信息技术的应用可以把大量的信息存在很小的空间中，实现了档案工作的高效性；2）把纸质材料转化为相应的数字化信息。之前的档案的形式通常是录音、录像或者纸质等，这些是相应的工作人员手工收集整理的，所以，具有工作量大、过程繁琐等特点，对工作人员具有很高的要求，特别是在档案材料很多的时候，工作人员要花费大量的时间，工作的效果也得不到保障。所以，应当利用先进的信息技术，把档案变为数字化的形式，既提升了工作效率。又降低了工作的难度。此外，与传统的纸质档案相比，电子档案具有不宜磨损、存储时间长的优势，当纸质档案因搬迁等原因找不到的时候，电子档案可以起到备份的作用，为档案管理提供一定的保障。总之，数字化管理的发展推动了档案管理的电子化进程，在提高工作效率的同时，还可以优化、合理配置相关的资源，进一步推动档案管理的现代化[ 2 ]。

2.5 加强档案的安全水平

将档案进行信息化的管理，不可避免地会遇到病毒、黑客等问题，使其面临着很大的安全问题。针对这一现象，档案部门可以通过定期检查、杀毒软件、提高工作人员的安全意识等方式，加强档案信息的保护力度。

3 未来展望

实行档案的电子化管理是夯实征管基础的必然要求、是信息管税工作的必然趋势、是优化纳税服务的有效载体、是加强风险防控的有效手段、是创建节约型机关的显示需要、是为基层减负的有效方法，总之，电子化管理将是档案管理工作的主要手段。

目前，档案的电子化管理工作面临着很多的问题，例如管理人员信息化知识的缺乏、管理机构职能的变化、档案的保密、伪造以及鉴定等等。针对当前存在的问题以及电子化管理的必然趋势，档案管理部门应当做出客观、理性的判断，立足当前，展望未来，积极面对现在以及之后所面临的所有问题[3]。

4 结论

在大数据背景下，将档案进行电子化管理已逐步成为了重点工作。这就要求各档案部门紧跟时代的步伐，引进先进的管理理念和信息化技术，建立完善的管理系统，将档案进行数字化的转变，提高档案管理工作的效率、质量，使其适应当前科技发展的趋势，更好地服务于社会、经济的发展。

参考文献

[1]卢爱凤.信息化条件下档案管理中的相关问题及未来趋向[J].中外企业家，2016（14）：200，202.

[2]郭玉英.对信息化条件下档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2014（1）：93.

[3]]田红臣.信息化条件下档案管理工作研究[J].兰台内外，2015（3）：35.