现阶段档案管理探索

荣龙飞

摘要：

档案与人们的生活息息相关，对于人们的发展极为重要。同时，档案管理也我国独有的一种特色管理制度。因此，档案管理水平直接，关系着社会的进步与发展，关系着和人才的选拔和任用。尤其是在信息时代，如何结合信息技术和档案管理探索出一套符合国情，符合企业实际的信息化档案管理制度逐渐成为人们关注的焦点。

关键词：档案；管理；探索

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.27.036

1目前信息化档案管理工作中存在问题

1.1缺乏监督力度

缺乏监督力度主要表现在三个方面：一是企业缺乏相应的管理制度，以致于档案管理工作松散、效率低下。二是档案管理职能没有充分发挥，一些企业的档案管理工作主要是行政部门负责，但是行政人员并没有专业的档案管理水平，从而导致档案管理工作的滞后，而且企业也并没有重视档案管理工作的监督。

1.2工作人员缺乏专业素质

档案管理工作具有繁琐性、复杂性的特点，对于工作人员的专业水平要求较高。但是实际情况是在一些企业中，档案管理人员并没有相关的专业证明，且自身的专业素质较低，没有工作的积极性。尤其是很大一部分工作人员多是由其它部门抽调到档案管理部门的。电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

1.3对档案管理工作的认识度不足

部分企业管理人员认为档案管理工作并不重要，且企业并无相关的管理机制。也正是基于这个原因，企业工作人员并不重视在工作环节中遵循相关管理制度，以致于档案管理工作流于形式。而且企业在进行档案管理工作时，习惯于临时抽调人手进行档案管理。显然，这种管理方式并不能够提高档案管理工作的效率。

1.4管理工作不到位

一些企业在实际工作中，过于关注档案的查询，而忽略了档案的管理。但是无没有良好的管理秩序是无法保证开展查询工作的。而且部分企业仍在沿用传统的管理模式，效率极其低下严重影响了企业的管理。另外，一些企业部门在实际工作中虽然配合档案管理工作，但是只限于输入、打印、收集等这些简单的管理工作，是无法真正提高档案管理工作质量的。

2完善档案信息管理的措施

2.1确保档案的完整性和真实性

档案管理的核心在于保证信息的真实性和准确性。而且档案与人们的生活、工作紧密相连。相比于其它资料保存方式，档案更加真实、有效。总得来说，实现档案完整的意义在于两个方面：一是数量。所有档案资料无轻重之分，都十分重要。同时随着时间的推移，档案的数量会越来越多。二是完整。档案保存的真实的事务细则，对于社会的发展极为重要。同样，档案的真实性也表现两个方面：一是档案内容的真实性。二是档案本身的真实性。档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

2.2降低档案管理工作的成本

传统的人工档案管理模式不仅能浪费大量的人力、物力，还会增加企业的经济负担。而将信息技术应用在档案管理工作中，不仅可以简化档案管理的工作流程，还能够减少工作人员的工作量，从而提高档案管理工作的效率。而且信息化档案管理系统更加方便查询，既能节约使用者的时间，也能充分实现档案的二次利用。由此可见，企业应当重视紧跟时代潮流，选择合适的信息档案管理系统，建立流程化、自动化的档案查询系统，并建立快速收录，自动整理的档案采集系统。

2.3提高对档案管理工作的意识

档案管理工作意识主要是指了解档案管理工作的内容、形式，并具有保护文件的自觉意识。提高工作人员的档案保护意识是加强档案管理工作的前提。同时提高工作人员的档案意识也是一种加强企业内部管理的重要方式。因而应当重视提高全员的档案意识，并采取合理的措施使档案管理渗入到全员中。另外，还应当适当鼓励全员积极参与到档案管理工作中，结合自身的工作内容，在工作的每个环节中落实档案管理。

2.4完善档案管理制度

无规矩不成方圆。为了保证工作人员能够落实档案管理工作，相关部门应当结合企业实际制定完善的档案管理制度。如《中华人民共和国档案法》，简称《档案法》。该法规的实施是为了加强档案的管理、整理、保护和利用。显然《档案法》并非是针对某一个人的。因而任何人或者是组织都应当遵循国家法律法规。为了进一步提高人们的重视度，还可以通过组织各种宣传活动。

例如部分单位的档案管理制度仍然不够完善，并且档案管理基础设施也不到位，甚至有个别管理人员并没有按照相关规定将有关资料移交归档。另外，有些管理人员还存在着专业素质、职责道德、工作态度等问题，以致于档案管理工作出现混乱。有时还会出现档案丢失的状况。显然这极其不利于档案管理的开展。由此可见，制定完善的档案管理制度是十分必要的。

3结语

综上所述，在信息技术快速发展的背景下，应当重视充分发挥信息技术的优势，创新档案管理工作的方式，并促进我国档案管理工作的发展。因而相关单位应当重视从完善档案管理制度、提高档案管理意识、实现档案管理的信息化等方面，来提高档案管理工作的质量。