建筑工程档案管理中问题及解决思路

陈宁　王之勇

摘要：建筑工程档案资料是建筑工程的原始资料，是反映工程竣工后内在的质量凭证。以建筑工程档案管理为中心论点，先是分析了建筑工程档案管理中存在哪些问题，然后详细阐述了应当如何结合工程实际，采取科学、合理的措施解决这些问题。

关键词：建筑；工程；档案；管理

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.27.035

随着我国经济的发展，我国建筑工程的规模越来越大。与此同时，随着建筑工程的进一步深入，建筑工程资料的数量会越来越多，建筑工程档案管理工作的难度也会逐渐增大。因而，相关部门应当重视建筑工程档案的管理工作，并利用信息技术不断创新工作模式，从而提高建筑工程档案的管理水平。

1目前建筑工程档案管理中存在的问题

1.1管理意识薄弱

目前仍然有很多建筑企业认识不到建筑工程档案的作用，档案管理意识比较落后，甚至会认为档案管理工作毫无意义。另外，目前建筑企业仍是习惯沿用传统的档案管理模式，不仅耗费了人力、物力，还降低了档案管理工作效率。可见，建筑企业管理人员并不重视建筑工程档案的管理工作。

1.2档案管理制度落后

虽然我国对于建筑工程档案的管理有工作要求。但是在实际的工作中，建筑企业并没有与按照国家的规定进行档案管理工作。此外，虽然建筑企业制定了完善的工作管理制度，但是缺乏有效的档案管理制度。而且在进行档案管理工作时，也是随机而定。

1.3缺乏专业的管理人才

随着社会的进步，档案管理的模式在不断的发展和创新。但是仍然缺乏专业的建筑工程档案管理人才。而且在实际的工作中，建筑企业还会临时指调一些管理人员兼顾档案管理。况且，随着我国信息技术的发展，档案管理人员除了要了解档案管理工作内容以外，还必须要掌握一定的信息管理技术。因而，相关部门应当重视培养专业的管理人才。

1.4档案管理工作的资金投入不足

建筑工程的档案管理对于提升建筑企业的核心竞争力，促进我国建筑行业的发展十分重要。同时我国档案管理技术也在不断发展，对于硬件的要求也在不断提升。但是建筑企业并没有加大建筑工程档案管理工作的资金投入，从而致使管理工作一再落后，跟不上建筑工程管理的管理步伐。

2提升建筑工程档案管理工作水平的思路

2.1提高管理意识

加强建筑企业管理人员和工作人员对建筑工程档案管理工作的意识是提升建筑工程档案管理工作水平的前提条件。也只有加强管理人员的管理意识，才能在建筑企业内部进行建筑工程档案管理工作的改革，才能提高工作人员对建筑工程档案管理工作的重视度，从而营造一个建筑工程档案管理良好的工作氛围。

首先，应当在建筑企业内部建立完善的档案管理工作小组，形成档案管理的工作机制。其次，还应当加强全员的思想培训，强化全员的建筑工程档案管理工作意识。最后，建筑企业应当重视建立完善的管理制度，促使工作人员能够真正认识到建筑档案管理工作的作用。总之，随着我国建筑行业的蓬勃发展，建筑工程档案管理工作越来越受到人们的重视。此外，相关政府部门也应当制定一定的措施，加强档案管理，并促使建筑企业能够在实际的工作中落实工程档案管理。

如今，建筑工程档案管理工作已经成为建筑企业项目管理的重要组成部分。俗话说：“意识决定行动。”鉴于此，建筑企业可以按照以下步骤进行：首先，应当从项目经理、决策基层做起。项目经理的工作态度和管理意识直接决定了基层工作人员对建筑工程档案管理工作的认识。同时项目经理具有教育培训活动、工程管理的决策权。因而，建筑应当重视在管理层人员之间开展教育培训工作，以此提高全员的工作意识。另外，基层工作人员是参与、开展建筑工程档案管理工作的基础。提高基层工作人员的建筑工程档案管理工作的意识，有利于建筑工程档案管理工作的顺利开展。除此之外，相关政府部门也应当重视加强建筑行业的管理，并制定一些列的措施督促建筑企业能够强化建筑工程档案管理。例如某市区城建档案馆的专业技术人员对全区建筑工程企业管理人员开展了档案规范归档的讲解，并并通过集中交流、相互探讨等方式，使全区建筑工程企业管理人员档案管理工作的相关要求有了更为深刻、具体的了解，掌握了更为合理的操作方法，为今后各个工程项目的竣工档案准确、规范提打下了坚实的基础。

2.2完善档案管理制度

若要真正提高建筑工程档案管理工作的水平。建筑企业应当重视完善档案管理工作制度，并要求工作人员能够按照规范进行档案管理，以及保证其它部门的工作人员能够配合档案管理工作，从而保证建筑工程档案管理工作的顺利开展。

首先，相关政府部门应当完善工程建设档案的法律法规，细化管理流程，并促使建筑企业能够遵守相关法律法规，稳定建筑工程档案管理工作的市场。其次，还应当制定完善的管理制度，确保建筑工程档案管理工作的规范化、流程化。如为进一步强化建筑工程档案资料从业人员责任追究，确保工程施工技术资料真实可靠，某县规定：档案资料从业人员执业要求加入相关法人企业，不得以个人名义，承揽建筑工程档案管理业务。并加大对工程施工技术资料的检查监督力度。保证工程质量问题及时得到解决，工程质量不留隐患。总之，相关政府部门应当重视落实建筑工程档案的法律制度，形成良好的档案工作市场秩序。

最后，档案管理人员还应当重视在每个工作环节中，落实建筑工程档案管理。因而工程档案管理人员应当在工程前期进入施工现场，并对工程项目档案管理工作进行统筹规划，以避免出现在竣工时，才进行档案管理工作，造成档案数据遗漏、丢失现象。另外，档案管理工作人员应当在建筑工程前期、中期、竣工时期等阶段，落实资料的整理、归档。尤其是要根据建筑工程建设工作形成的文件类型进行分类归档。如重视施工过程中一些文件的及时签字，以免在竣工后找不到相关负责人。总得来说，相关政府部门应当构建良好的建筑工程档案管理工作市场环境，并制定相关法律，在思想上提高建筑企业管理人员的重视度。同时，建筑企业应当重视完善施工管理中的档案管理制度，从而真正提升建筑工程档案管理工作的水平。

2.3重视管理人员的培训

人才是企业发展的核心，同时也是提升企业核心竞争力的关键。因而建筑企业应当重视对档案管理人员的专业培训，切实提高工作人员的档案管理水平，促进我国建筑行业的发展。

首先，要求工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精.并取得相应的管理资质、持证上岗；其次，要对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。如针对档案管理工作的内容，建筑企业应当将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。同时，还应当要求工作人员能够按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化作了详细的讲解，从而提高施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力。

最后，相关政府部门还应当加强培训活动，提升建筑企业的建筑工程档案管理工作质量。如某市住建局组织了当地建筑行业监管、建设、施工、监理等单位技术人员40多人，到外地参加了由中国建设标准协会举办的建筑工程资料编制、填写与竣工验收备案及质量监督档案管理关键技术应用培训班。该培训活动的主要内容是《档案法》、《建设工程监理规范》等，通过培训不仅有效规范了相关人员的建筑工程资料、竣工档案与工程质量监督档案的编制、收集、整理、组卷、移交和归档的水平，还提升了市工程资料与工程质量监督档案管理水平。

2.4加大档案管理资金投入

在完成建筑工程档案管理工作的理念转变和工作模式创新之后，相关职能部门还应加大对建筑工程档案管理工作的人力、物力以及资金投入，确保建筑工程档案管理逐渐成为建筑工程项目管理的重要组成部分。尤其是在建筑行业快速发展的背景下，加大档案管理工作的资金投入能有效提升管理效率，提高企业经济效益。

首先，应当统筹规划建筑工程项目管理，成立专门的档案管理部门，负责建筑工程的档案管理。其次，要充分利用投资资金，购进建筑工程档案管理工作所需要的计算机、打印设备以及扫描仪等硬件设备。同时，要保证建筑工程档案管理工作的专款专用。当然，最重要的是应当重视选择信息化、数字化的信息化管理系统，改变传统纸质的档案管理工作模式，降低工作人员的劳动强度，实现建筑工程档案管理工作的现代化。最后，应当细化信息化档案管理系统的功能。如在加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施建设的基础上。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。此外还应推进建筑工程档案管理的信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读，同时还应当在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作，从而达到真正完善档案管理工作的目标。总之，相关部门应当重视加强资金投入，并加强信息化管理系统的实践。

3总结

综上所述，随着我国经济的发展，建筑工程档案的管理工作越来越重要，尤其是对于建筑工程的后续施工极为重要。因而在现代化经济体制背景下，相关部门应当重视从提高管理意识、完善管理制度、加强管理人员培训并加大档案管理工作的资金投入，从而创新建筑工程档案的管理模式，并促进我国建筑行业的可持续发展。

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