探析经济常态化下档案管理的方法

刘彦彤

【摘要】在经济常态化新形势下，由于科学管理和信息化的强有力的助推，档案管理领域发生了新的变化。随着档案归档范围的不断扩大、文件数量激剧增加和文件载体为电子文本，档案管理的理论、技术和实践随之改变，与时俱进的适应了社会档案信息的需求。在档案管理的内容、形式都有了新的变化，形成了档案管理电子化的电子文件模式，这种管理模式，有效的保证了档案管理工作的质量，提高了档案管理工作的效率，起到了为国家经济建设和社会的全面发展助推作用，实现了为全社会公众快捷、高效、优质服务的目标。

【关键词】经济;常态化;档案;管理;方法

在经济常态化新形势下，由于科学管理和信息化的强有力的助推，档案管理领域发生了新的变化。随着档案归档范围的不断扩大、文件数量激剧增加和文件载体为电子文本，档案管理的理论、技术和实践随之改变，与时俱进的适应了社会档案信息的需求。所以档案管理部门利用先进的信息处理技术，并学习和借鉴目前国内外信息管理的最新成果，建立起科学高效的档案信息管理系统，大大提升了档案管理工作效率，满足了社会各个领域公众的需要。

一、经济常态化档案管理的内容

经济常态化经济是以知识为基础的经济，是一种新型的富有生命力的经济形态。工业化、信息化和知识化是现代化发展的三个阶段。创新是经济发展的原动力，教育、文化和研究开发是经济发展的先导产业，教育和研究开发是知识经济时代最主要的部门，知识和高素质的人力资源是最为重要的资源。其档案管理内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对档案中所包含信息的管理，称档案信息组织。

二、档案管理工作存在的主要问题

1、档案管理标准、规范不全面

在档案管理过程中要制定一系列的规范、标准，这是档案信息化快速、有序、健康发展的有效保障。管理规范包括电子档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法。目前我国的相应标准和规范还不够完善。所以要尽快完善并出台档案管理规范和标准。

2、管理人员素质不高

档案管理面对的是用户，在经济常态化新环境下，对用户的管理要求越来越高，这就需要进一步的实践和探索全新的管理服务模式，用户除了对现有的档案管理作用和优势了解的基础上，还需要用一定的时间来理解和认可新的管理模式。因此，对用户进行培训是一个亟待解决的问题，让用户尽早利用计算机和互联网络掌握新的查阅技能和方法。

3、传统载体档案的数字化工作任务十分繁重

目前，库存档案数字化是电子档案的主要数据来源，而庞大的库存档案数字化工作是电子档案管理面临新的挑战。具体表现为：一是进行数字化扫描，要购置扫描设备、计算机等硬件设备。二是扫描档案信息的工作量大，要在短时期完成数字化转换工作，人力需求量很大，所以，必须加大人力、财力为档案信息数字化服务的资金投入力度。

三、经济常态化档案管理的方法

1、提升档案管理人员的综合素质

在档案的管理工作过程中，对科学技术和互联网路的运用是由档案管理人员来完成的。档案管理人员的专业知识和技能水平的高低，直接影响到档案管理的质量和效率。为了提升网络环境下档案管理的水平，既要加强对档案管理人员的培训，又要注重科学知识技术的学习和更新。档案管理人员的专业素质，包括对网络知识的掌握、网络档案查找和信息的分布。档案管理人员需要与时俱进，主动学习先进的科学知识，不断更新先进的信息网络技术，以适应经济常态化的新要求。

2、重视档案设备配置的先进性

在二十一世纪知识经济时代，科学技术的不断进步，社会的稳定、可持续的发展，对档案设备的配置质量和要求越来越高。只有实现档案设备配置不断地更新，才能保证档案管理工作的质量和效率。档案管理人员应高度重视档案设备配置的先进性，并且加强档案事业对公众的宣传，强化从而得到领导以及社会的广泛支持。

3、加强对归档电子文件的研究

知识经济条件下的档案管理模式，主要是将档案信息转化为电子文件的信息形式，因此，为了确保网上档案管理工作的顺利完成，应加强对归档电子文件的深入研究。通过对归档电子文件的深入研究，保证了网上档案管理工作的质量，提高了网上档案管理工作的效率。

4、构建档案信息的组织模式

为了实现档案信息资源共享的规模化，采用计算机技术和网路平台在档案管理工作中的使用，构建档案信息的组织模式，通过分布式的信息系统对档案信息进行管理、收集。在网上档案信息的管理工作中，档案信息的组织模式主要是以数字档案馆的形式存在的，因此，要实现档案电子文件接收与传递的自动化，必须重视网上档案的现代化管理和数字档案馆的建设发展。

四、结论

在经济常态化形势下，档案管理发生了新的变化，在档案管理的内容、形式都有了新的变化，形成了档案管理电子化的电子文件模式，这种管理模式，有效的保证了档案管理工作的质量，提高了档案管理工作的效率，起到了为国家经济建设和社会的全面发展助推作用，实现了为全社会公众快捷、高效、优质服务的目标。