企业档案信息资源的开发利用

修云洁（云南省公路开发投资有限责任公司　昆明　650228）



企业档案信息资源的开发利用

修云洁
（云南省公路开发投资有限责任公司昆明650228）

摘要企业档案管理的最终是为了利用信息资源为企业服务，如果档案信息资源得不到有效开发和利用，则档案管理的作用将不能充分发挥出来。本文探讨了当前企业档案信息资源开发利用存在的普遍问题，针对存在的问题提出了企业档案信息开发利用的对策。

关键词企业档案信息资源开发利用

经济全球化推动了信息一体化，人们在新时代更加深刻认识到信息资源的重要性，信息资源的收集和获取也成了企业赢得市场竞争的重要因素。企业档案提供的信息如果开发利用得当，能为企业的生产经营、科研、管理都能提供不可忽视的服务，创造一定的经济效益和社会效益。近年来，我国企业档案管理水平不断提高，大部分企业基本能实现了档案管理的制度化、现代化，在组织、人员、经费等方面受到了愈来愈多的重视。然而，在档案信息资源的开发利用方面与欧美发达国家相比差距较大，在规模化、利用率、技术含量等方面存在较多不足。

一、企业档案信息资源开发利用存在的问题

当前，我国企业档案信息资源在开发和利用方面深度不够、利用率不高，主要体现在以下几个方面：

1、观念滞后，档案信息资源利用意识不强

传统的企业档案管理，主要侧重于档案信息的收集和保管，档案管理者认为只要保管好档案资料的安全就行，档案管理部门提供的服务也主要是档案检索、查询和调档，其他的方面的服务几乎空白。由于对档案信息资源的重要性认识不够、观念滞后于新时期的人力资源管理要求，所以企业档案信息在利用方面长期没有得到应有的重视，档案的价值信息也得不到挖掘和开发，对企业决策等方面起不到良好的支持作用。由于对信息资源的利用利用意识薄弱，使得企业对档案信息的开发、管理等工作重视不够，在人、财、物方面的投入和支持不足，阻碍了企业档案建设工作的健康推进。

2、档案信息资源整合度低

纸质档案管理主要依靠管理员的手工操作，保管是实体保管。企业信息化建设工作开展后，计算机被广泛应用于档案管理中。但由于不同企业信息化人才素质的参差不齐，导致档案管理中计算机的应用水平有限，很多企业仅仅局限于把档案信息存储于计算机中，缺乏对信息资源的深入整理能力，不能灵活运用互联网技术等对信息资源进行规范管理，信息资源流通受限。同时，由于信息化的不够深入和技术的缺乏，企业的档案信息收集工作方法滞后、收集渠道和形式单一，导致资源整合度低。只依靠简单的信息记录来整合档案资源，显然是不够的；外部网络信息的积极获取，以及对企业内部员工信息资源的获取与整合，对企业档案管理都是非常重要的。

3、档案信息资源挖掘深度不够

如前所述，许多企业的档案管理功能单一，过于偏重收集保管，尽管档案管理工作的规模不小，然而深度不够、专业化缺失。首先，企业的档案信息资源收集后，后续的管理和开发跟不上，停留在档案保存的表面。许多企业的档案管理员，在档案资料收集后主要就是分类归集，由用户需要时提供查阅服务，对档案信息不会进一步去挖掘和整理。其次，档案信息的价值体现不足，对企业决策的辅助作用不强，在提升企业竞争力方面的效用过低。再次，信息技术力量薄弱，无力开展充分有效的信息挖掘工作，从档案中获取不了更多值得深入的信息。最后，档案信息资源局限于企业内部，与外部衔接不够，因而档案信息资源的增值效果差，跟不上时代和科技进步的步伐。

4、档案信息资源利用率低

企业档案更多地是作为一种凭证和记录，在市场中缺乏必要的流通和利用，其经济效益自然体现不出来。对企业档案信息资源的利用，除了借阅、查询以外，还应在是收集、整理和鉴定利用等方面关注用户需求，以及市场的动态。当前的企业档案信息资源在利用方面都是被动地提供咨询、借阅等服务，没有把信息资源进行加工和整理，提供一些智能化的服务，因而利用率极低。

二、企业档案信息资源开发利用的对策

深入挖掘和利用企业档案信息资源，实现档案资源价值的最大化，既是档案服务于企业生产经营实际的根本任务，也是档案部门不断提升作用、实现自我价值的有效路径。针对企业档案信息资源开发利用普遍存在的问题，提出一些建议对策。

1、强化开发利用观念，提升档案管理者素质

企业要改变传统的重保管、轻利用的观念，加强对信息资源重要性的认识，认真搞好企业档案信息资源的服务、开发和利用工作。档案管理人员不仅要重视本部门的档案管理本职工作，还要重视加强与企业内其他各个部门的沟通联系，把企业内外部的信息和档案管理联系起来，以更好地强化档案信息资源为企业服务的意识。

档案管理者的综合素质直接影响着企业档案管理水平，决定着档案信息资源的开发利用程度。因此，企业要加强档案管理工作者的培训和教育，提高档案管理者的综合素质。一方面，加强档案管理专业知识和信息资源开发利用方面的业务培训。要让企业的档案管理者熟练掌握信息化背景下档案工作的重点，逐渐实现档案管理的制度化、规范化和数字化，为信息资源的深入开发利用奠定基础。另一方面，注重培养档案管理者的职业道德。综合素质的提高不仅取决于业务能力，而且也和管理者的职业素养息息相关，只有充分发挥档案管理者的积极性和创造性，在档案管理工作中既遵守岗位职责，也善于创新和开拓，注重档案管理工作流程和管理方法的改进，促进档案信息资源开发和利用工作的开展。

2、加快档案信息化建设，整合档案信息资源

在信息化大环境下，企业档案信息资源的开发和利用也需要建立在档案信息化的基础之上，通过对信息技术、网络技术的应用，推进档案收集、整理和开发利用的信息化。档案信息化建设，离不开人才、设备和技术等方面的支撑，企业只有在人、财、物等方面给予档案管理足够的重视和支持，才能推进档案信息化建设的快速发展。通过档案信息化的快速发展，强化档案信息资源的整合，推动档案信息资源的开发与利用。档案信息资源的整合，首先要深挖档案信息资源在服务方面的共享，充分利用信息技术来管理档案，这样才能更有利于档案信息资源的归类、识别、保存与传输。其次，拓宽信息资源整合的渠道，实现多样化整合。根据信息资源的多样性特征，灵活运用信息技术把各类信息资源转换为知识型文档，实现档案信息资源不同的文档和模型，达到良好的信息资源整合效果。

3、深入挖掘，实现企业档案信息增值

企业档案的增值需要通过信息资源的深入挖掘、充分开发和利用来实现，增强企业档案的效用发挥对企业而言具有重要的经济效益。那么，如何深入挖掘档案信息资源呢？笔者认为，一方面，要努力把信息资源转化为具有一定商业价值的资源。档案管理工作者要与时俱进、开拓视野，把企业档案中的显性知识和企业生产经营活动中的隐性知识结合起来，根据企业发展实际，把档案信息资源的挖掘提升到战略高度。应用先进的科技和信息技术，深挖档案中的各类知识资源，切实转化为企业的生产力，为企业决策和市场竞争提供大力支持。另一方面，改变传统的企业档案利用方式，开展各类服务。企业档案的增值，主要通过服务来体现。企业的档案管理部门要加强与各部门的沟通联系，促进档案信息的交流，丰富档案结构知识，整合为企业分享利用。在开展档案信息资源服务的过程中，同样要充分借助互联网等技术，开展多形式的、信息化的档案咨询、服务于共享，创新服务的提供方式和信息内容的传播方式。

4、强化技术支撑，提高信息资源利用率

档案信息资源开发利用工作的迅速有效需要技术和硬件的支撑。企业档案管理中，如果不应用先进的技术和设备对相关信息资源进行处理，将只会停留在纸质档案阶段，利用率将难以提升。因此，企业档案管理者要运用计算机多媒体等先进技术，将声音、文字、影像、图片等形式的信息，统一进行处理、存储，进行全方位的编研，使档案的内容和表现形式达到高度的统一，将更加丰富多彩的档案种类通过企业局域网系统呈现给广大利用者，极大扩展利用工作的领域，提高档案的开发利用途径。通过技术平台（信息资源前端平台系统、数据库系统、资源管理系统等）的构建，以纸质档案和数字化档案为基础，充分处理好图书、情报、档案等知识资源，把计算机技术、网络技术和多媒体技术融合应用于企业档案信息资源的开发利用中，提高档案信息资源利用率。

5、建立档案信息开发利用反馈机制

企业档案信息资源在开发利用过程中，要注重用户的反馈和管理者的实践，建立反馈机制，不断改进档案信息资源开发利用工作质量。让用户对企业档案管理的模式、管理机制和具体管理方法提出客观评价意见，帮助档案管理部门深入了解用户的需求，掌握档案信息开发利用中存在的不足和缺陷，以更好地从用户角度出发开展档案管理服务，提升档案信息资源价值。同时，全方位收集档案信息资源利用反馈信息，避免收集的反馈信息范围狭窄、不能客观体现档案信息资源开发利用的情况。为此，企业档案管理部门应本着多多益善的原则，对每一个企业档案利用者的反馈信息进行全面收集。在收集过程中也要掌握合理的方式方法，抓住有利时机，例如运用主动向用户收集信息的方法，避免被动收集信息导致的反馈信息不全；结合用户对信息资源关注的程度，研究用户的心理和行为，掌握最佳的信息收集时机。

总之，档案信息资源的开发利用是企业档案工作生存和发展的动力，是企业档案管理的重要职能。针对当前企业档案信息资源开发利用中普遍存在的问题，我们不仅要研究档案信息资源的开发利用过程，还应重视对档案信息开发利用策略的研究，提高档案信息资源的利用效益。

参考文献

［1］贾娜.试论企业档案信息资源开发与利用［J］.办公室业务，2014（07）.

［2］朱丽萍.提高企业档案信息利用效益的若干对策［A］.档案管理理论与实践.浙江省基层档案工作者论文集［C］，2013.

The Development and Utilization of Enterprise Archives Information Resources

Xiu Yunjie
（Yunnan Highway Development & Investment Co.，Ltd.，Kunming 650228）

AbstractEnterprise archives management is ultimately to make use of information resources services for the enterprise，if can not get effective development and utilization of archives information resources，the role of the archives management will not be able to give full play to come out.This paper discusses the current common problems of enterprise file information resources development and utilization，put forward to solve the problems that exists in the enterprise development and utilization of archives information countermeasures.

KeywordsEnterprise archivesInformation resourcesDevelopment and utilization

中图分类号G273；G278.3

文献标识码B

文章编号160304-7218

作者简介

修云洁（1973-08），女，吉林敦化人，汉族，大专学历，馆员职称，研究方向：档案管理。