快速了解人员更替信息

王志军

最近在工作中遇到一个问题，同事需要比较登记簿中“过去”和“现在”的人员数，如图1所示，由于有人辞职、有人新进，这样就需要找出哪些人是新进的（即“过去”列没有名字，但“现在”列有名字），哪些人是已经辞职了的（即“过去”列有名字，“现在”列没有名字）。由于公司比较大，实际的人数比较多，手工一一判断显然是相当麻烦。用如下两种简单办法，可以解决以上问题。

1. 简单的小公式解决

利用公式可以很快地解决这一问题。选择B2单元格，在编辑栏输入公式“=IF（COUNTIF（C：C，A2），""，"辞职"）”。这里的COUNTIF函数用来计算某个区域中满足给定条件的单元格数目，接下来利用IF函数进行判断，如果满足则显示空，否则显示“辞职”。公式执行之后向下拖拽或双击填充柄，随后就可以了解哪些人员已经辞职，效果如图2所示。

同理，选择D2单元格，在编辑栏输入公式“=IF （COUNTIF（A：A，C2），""，"新进"）”，公式执行之后向下拖拽或双击填充柄，很快就可以了解哪些人员是新进的。

2. 条件格式也能解决

如果不习惯于使用函数公式，还可以利用条件格式实现上述要求。

选择A列和C列（首行可不选中或删除），从“格式”功能组依次选择“条件格式→新建规则”，打开“新建格式规则”对话框，选择规则类型为“仅对唯一值或重复值设置格式”，点击右下角的“格式”按钮，打开“设置单元格格式”对话框，在这里设置相应的特殊格式，例如设置字体颜色为红色，确认之后关闭对话框，如图3所示。之后返回Excel主界面，现在就可以看到如图4所示的效果，这里显示为红色的即表示仍然在职或新进的人员，而非红色的表示已经辞职。

小提示

以上只是列举了一个人员变动的情况。事实上，对于比较两列数据的不同场合，例如产品、实验项目等，均可以采用如上办法。