学历信息数字化平台的开发与利用

杨杨

［摘要］ 几十年来高校的毕业生学历信息管理一直以传统的纸质档案材料为主，近几年随着计算机网络的普及，数字化管理开始大范围的运用于各个领域，越来越多的高校开始利用计算机进行学历信息存储管理。通过计算机进行学历信息检索不仅可以提高工作效率，还能从根本上对原始资料进行保护。

［关键词］ 学历信息；档案；数字化

［中图分类号］ G647 ［文献标志码］ A ［文章编号］ 1008-2549(2016) 11-0036-02

我国很多高校的办学时间较长，积累的原始学历信息资料很多，大部分高校都有专门的档案管理部门，但由于很多高校存在办学形式多元化、高校合并、高校拆分、迁址等情况，使得学历信息资料数量大、类别复杂，再加上了解学校历史的人越来越少，更加凸显学历信息资料的重要性。招生人数和毕业生人数持续激增，但管理人员却始终保持人数未变已经成为各高校普遍存在的现象。学历信息是职称评定、升学、出国留学的重要凭证，查阅学历信息资料和办理各种证明的人越来越多。传统的学历信息管理延续着分年份、资料类别等排序管理，出具证明材料需要管理人员对学生身份进行确认然后手工查询，不仅需要大量人力更加浪费时间，对于异地学生办理相关证明大大提高了时间和经济成本。

一学历信息数字化平台的开发

（一）学历信息资料的收集归档

学历信息资料的收集归档作为数字化开发的基础，关系到整个数字化平台今后是否能准确地使用。在近几十年的办学过程中学校积累下包括录取三联单、入学名册、成绩单、毕业生登记表等大量的学历信息资料，由于时间久远，这些资料保存难度大，因此在收集整理归档相关资料时，有必要邀请相关的专家及以往从事过学籍工作的教师参与。应本着优先抢救年限久远的纸质学历信息资料，并且分批逐步将所有纸质学历信息资料进行扫描转换成电子文件。然后将扫描文件进行索引录入，完成数据对接，每个学生都生成一条索引数据，可根据学生姓名、学号、考生号、电子注册号、身份证号等信息进行查询。

在具体实施数字化时，严格按照《高等学校档案管理办法》有关要求制定电子档案标准，规范电子文件格式，同时也要充分考虑与现有其他相关电子文件格式的统一及数据的共享，避免因重复建设造成的资源浪费。还要确保转换过程要保证电子文件数据的系统性、完整性和准确性，由于学历信息资料的特殊性，在资料的收集归档过程中，需要重视保密性及安全性。做好这项工作可以促进后续各环节良好地运行和协调发展，也是学历信息数字化的重要基础。

（二）学历信息数字化平台的开发过程

1技术支持，软硬兼顾

学历信息数字化平台开发针对特定用户，既要兼顾安全性又要利于发展，同时由于高校均有自己的教务管理平台，学历信息数字化平台的开发还要考虑到未来有可能将两个平台甚至更多平台资源进行整合。为了开发出符合学校自身特点的数字化平台，在校专业技术人员中选择适合的研发团队，以方便学历信息数字化的后续发展建设。平台开发采用java技术的B/S结构设计框架，Java语言具有功能强大和简单易用两个特征，同时兼具安全性、稳健性、平台独立与可移植性、动态性等特点，符合学历信息数字化平台开发的要求。

学历信息数据量较大、种类较多、部分具有保密性，为此在数据存储时要考虑存储空间的大小以及安全，同时需要配备专门的硬件设备，采用 B/S（浏览器/服务器）架构以满足数据量不断增容扩充。b/s的最大优点在于可以在任何地方进行操作而无需安装任何专门的软件，只要电脑能上网就可以使用，管理人员可以在B/S模式下的网络端进行学历信息的审核上传操作，服务器端将满足用户对学历信息的查询、打印、申请协助、统计等工作。

2数据准确，确保质量

学历信息资源作为学历信息数字化平台开发的基础，关系到今后数字化平台是否能正常使用、准确运行，因此在上传信息前要对其进行校对、审核和检验，以保证今后平台的运行质量。将现有的毕业生姓名、性别、学号、考生号、身份证号码、电子注册号等全部上传平台，确保每个学生的信息都能准确对接。在信息归档及上传过程中，难免出现一些数据不准确、不完整现象，从而影响运行质量。在信息不完整的情况下，可以进行上传，平台应用时可采取模糊处理方法，但如果信息不准确绝对不可进入下一步骤的操作程序，待信息核实无误后再进行后续操作。

3注意安全，多重保护

学历信息具有高度保密性，关系到学生切身权益和学校名誉，要小心提防不法分子利用有关信息制假贩假。加强设备和信息的安全保护，要安装并及时更新杀毒软件和防火墙，定期对数据进行备份，采取多重保护措施确保数字化信息即使遭遇攻击破坏也能很快恢复工作。从源头杜绝有安全隐患的信息流入，在信息的上传过程中需要保证信息的机密性和可用性，提供隐私保护和信息恢复技术；在信息发布阶段需要进行安全审核；在用户使用阶段，严格执行身份核实准入制度，只有被确认身份的用户才能够在平台进行相关操作。

4多重身份，便于管理

开发中要有管理员、操作员、学生等三层次用户，学生可以使用有效证件登录，等待管理员对其身份进行确认，确认信息后，学生可进行相关信息查询下载打印等操作；操作员负责对信息进行上传、修改、查询等日常管理工作；管理员负责平台的维护以及数据分析工作，管理员需为研发团队的成员，保证后续信息资源更新。

5以人为本，重视实用

任何一个系统、平台、软件的开发都是以用户需求为前提，学历信息数字化平台开发要坚持以学生为中心的服务理念，根据学生和具体操作员的需求提供有效、便捷的信息服务。在数字环境下，学生和具体操作员的需求是信息资源服务的风向标和指南。数字化平台的建设是一个长期的过程，因此在开发过程中，要多听取包括学生、具体操作员在内的使用者的诉求，加强平台开发人员与学历信息管理人员的沟通。有必要时开发人员可以参与一段时间的学历管理工作，以便能熟悉学历信息管理的基本工作流程。具体操作员结合日常学历信息查询频率、开具相关证明、易出现问题等经验，为平台研发者开发平台提供参考以便在开发过程中做到有错误及时更改。

二学历信息数字化平台的利用

促进学历信息的充分利用是数字化平台建设的根本目的。充分发挥好学历信息数字化平台的作用，提高资源的利用率，才能更好地服务于各项工作并有利于推动学籍工作的发展。学历信息数字化平台应包括业务咨询、申请受理、进度查询、审核校验等功能，充分发挥互联网的优势，实现学生足不出户即可查询、申请学历信息等相关资料。

（一）学历信息数字化平台利用的特点

1学历信息数字化平台利用的共享性

在网络环境下运行的数字化平台，可以将平台上的信息供有需要的人员共享使用，只要有网络的计算机都可同时查询信息，相同的信息资料再也不会出现只能一人独享的局面，而是多人同时分享一份或者更多份信息资料。从根本上跨越地域限制，学生无需来到学校进行学历信息的查询，完全可以在平台上进行自主操作，免去了舟车劳顿、奔波之苦。打破时间局限，学生再也不用受到只用工作日才能获取学历信息的时间限制，借助平台可以实现随时查询到自己的学历信息资料。

2学历信息数字化平台利用的重复性

数字化信息资料具有很好的重复性，重复利用不会使宝贵的学历信息原始材料继续老化、破损。一份数字化信息资料无论多少次被查询、下载、打印都不会使其受到损害而减少信息使用寿命，只能让它更好地发挥作用，为更多的使用者服务。

3学历信息数字化平台利用的灵活性

如果学生因信息不完整，不能查询到相关信息，也可在平台上上传毕业证扫描件、身份证扫描件等申请协助查询。操作员在平台上看到协助查询申请信息后进行查询，整个受理过程学生可以在平台进行跟踪，操作员查询结束后会将查询结果反馈给学生。管理员可以定期利用计算机系统对平台近期包括查询、打印、下载、申请协助等所有操作进行统计分析，将结果转发给相关人员，为平台的继续升级建设提供有力依据。操作人员可以就统计分析结果提出增加平台功能的要求，管理员根据要求按照一定的类别对数字化信息进行编辑，形成特定内容的信息专辑，满足操作人员和学生的各种需求。一份数字化信息不仅仅是一个整体，同时也是一个信息集合，其中的每条信息都可以被操作人员和学生灵活使用。

4学历信息数字化平台利用大大提高了工作效率

学历信息资料在未进行数字化之前，如果学生需要查询学历相关资料，需要大量的人力翻阅大量的纸质材料，费时费力，对于年限较远的甚至会花几小时的时间，工作效率极其低下。数字化平台运行后，可以在极短的时间内快速获取想要的信息并且下载打印，对于操作人员来说，工作效率大幅提升；对于学生来说，查询更加方便，使用更加便捷。

（二）加强学历信息数字化平台利用的措施

1加大学历信息数字化平台建设力度

学历信息数字化平台是对所有学历信息资料进行存储、处理、使用和维护的系统平台。建设具有大容量、高速度、安全的数字化平台，是开发利用信息资源的重要手段，要本着规范性原则、安全性原则、合法性原则，做好传统学历信息数字化工作，同时要加强对电子文件的收集、管理、使用。

2加强学历信息数字化平台网络建设

网络建设是数字化建设的基础，学历信息数字化是实现信息化、网络化的必然要求，信息化、网络化是实现学历信息数字化的发展方向。网络的迅猛发展使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了让使用者更快更便捷的查询到学历信息，满足各方面的需求，应积极进行网络建设，提高学历信息的传播速度。

3提高管理人员素质，建立稳定的管理队伍

数字化信息时代，信息服务工作在提供信息、用户需求以及信息服务技术等方面对信息管理人员提出更高的要求。管理人员不仅要了解学历信息管理方面专业知识，还要掌握一定的现代信息技术，同时也要兼顾其他领域的相关知识，因此管理人员的素质高低直接影响数字化建设的成败。对现有人员加强培训，引进相关人才，从而建立一支较为稳定的管理队伍，这是这项工作发展的必然要求。

参考文献

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[2]张忠良.信息化下高校学籍档案管理的研究[J].郑州铁路职业技术学院学报，2011(1).

[3]胡彬.谈高校学籍档案的价值与利用[J].黑龙江档案，2013(2).