规范现金日记账登记需抓好四个环节

□ 韩志国 邵艳艳 王玉梅

规范现金日记账登记需抓好四个环节

□ 韩志国 邵艳艳 王玉梅

村庄“现金日记账”是由出纳员根据现金收支原始凭证，按照经济业务发生的时间顺序，逐笔登记，反映本村现金收入、现金支出和现金结余的序时账簿，其记载的内容力求准确、明细、精炼、整洁。但在实际工作中，有的村庄不按要求填写账簿启用表；有的账簿登记不及时，“日记账”变成了“月记账”，甚至“季记账”；有的先用铅笔记账，待民主理财结束后再用钢笔描一遍；有的隔行、隔页登记账簿；有的发现错记的业务就采用乱涂、乱刮、乱划等不规范的方法纠正……

如此一来，不仅增加了财会人员的工作量，现金日记账登记不整洁、不规范，而且一旦出现账务问题，往往难以较快分清责任。所以，要规范村庄现金日记账的登记管理，就要注意抓好以下四个环节。

一、正确填写账簿启用表

账簿启用表，又称账簿启用和经

管交接表、账簿启用及交接表等。其主要内容包括：村庄名称，账簿名称，账簿编号、页数，会计姓名、职别，启用时间以及会计人员变动交接时间、签章等信息。其作用是可以让查阅者尽快地了解账簿的使用状况，以及负责登记的财会人员概况等。

在同一会计年度财会人员发生变动时，要在账簿启用表的人员变动栏内注明，并由交接双方在结账后的现金余额处签字确认，原账簿继续使用，即：人换账不换 。这样，交接前后的记账责任便一清二楚。

二、正确登记现金日记账

1. 上年余额结转要准确。年初建立新账时，首先要结转上年余额，结转时间为××××年1月1日，结转余额的数额、方向要准确无误。

2. 业务登记要及时。按照财务管理制度“日清月结”的规定，出纳员对发生的经济业务应该当天入账。这样，现金日记账的记账时间，也就是本村现金收、支业务的发生时间。如果出现原始单据的开具时间与现金收支时间不一致的情况，应该依据现金收支的时间登记现金日记账。同时，可在摘要栏内注明原始单据的开具时间。

该村2015年1-7月份现金日记账登记情况

例如：某村2015年7月5日，村干部王某找村会计报销2015年3月12日去市参加业务培训学习费用共计520元（发票上经手人、审批人签字齐全，之前一直未结算）。该笔业务的记账

时间应为“2015年7月5日”，“摘要”栏内可注明“付王某3月12日培训费”，金额520元。

另外，现金日记账登记的依据是经办人、村主任和村支书签字齐全的原始单据，其登账的时间应该在民主理财会议之前，而不是之后。如果某笔业务登记现金日记账后，因被民主理财小组否决而不能入账，则可以用“红字冲销法”冲销该笔业务。这样，就解决了有的村先用铅笔记账，再用钢笔描账的问题。

3. 账簿登记要规范。登记现金日记账应使用蓝黑色钢笔或碳素笔，不能用圆珠笔，更不能用铅笔；年、月、日、凭证编号、摘要、金额等有关项目应登记齐全，字迹工整清晰，同一月份内的业务，从第二笔开始，月份可以省略，但日期不能省略；书写的数码大小适中，并要按规定留好更正空间（登记的数码不能超过账簿行间距的三分之二）；账簿登记必须逐行、逐页使用，不能跳行或隔页登记账簿。

三、要按规定修改错记的业务

对于写错的数字或文字，不得随意涂改、刮擦、挖补、撕毁账页或使用修正液等改动账簿，也不准另建账簿重新抄写，而应该根据错记业务的具体情况，按规定采用相应的方法进行更正。

1. 划线更正法，又叫直接改正法或红线更正法。结账前发现账簿记录中的文字或数字有错，可采取用红线划去错误的文字或数字，然后在划线的上方用蓝字填写正确的文字或数字的方法（注意：仅有个别数字错误时，也要将整个数字全部划去，然后在上方写上正确的数字）。

2. 红字冲销法，又叫红字更正法。

村会计结账后，在报账时因某笔业务不符合相关规定，被镇委托代理中心退回的收支单据，应用红字金额登记入账，在摘要栏内注明“冲销×月×日×号凭证”，冲销原记录。

3. 补充登记法。发现所记金额小于应记金额时，采用此法进行更正。

四、年终现金日记账要归档保存

现金日记账是会计档案的重要组成部分。出纳员年终结账、与会计对账，并建立新账后，要将现金日记账交给村会计，与其他会计档案一并归档保存。

（作者单位：山东省即墨市农村经济经营管理中心）