论企业物料主数据建立及数据质量优化

吴恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

经营管理

论企业物料主数据建立及数据质量优化

吴恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

本文简述了物料主数据管控体系、平台、组织制度的建立，分析了我国企业物料主数据管理中存在的问题，并结合企业物料主数据管理案例提出了优化措施，对提高企业管理效果良好。

物料主数据；ERP；企业管理；数据质量；管理平台

ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划，是目前我国企业应用的主要企业资源软件之一。它能有效地帮助企业管理挖掘运用企业数据，帮助企业决策层实时掌握企业内部各种信息，从而快速作出正确的决策。物料主数据是ERP系统运营的基础，主数据质量的好坏，直接关系到企业产、运、销、财、物各个模块的运行是否顺畅。如何优化物料主数据的质量，是目前很多企业实践研究的重点。

1 物料主数据的定义

物料主数据是企业内部所有现有库存及之前一段确定期限内计划采购的全部物料、动态的采购计划业务的物料的集合，是企业有关物料信息（例如库存水平）的物料数据代码库。它将所有的物料主数据集成在单一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，不仅物资部门从计划、采购、收货、发票校验时使用这些数据，而且和其他模块及生产领用、销售业务、财务结算、设备管理等模块都直接关联。

在SAP系统MM模块中，物料主数据是其重要组成部分。物料主数据是所有模块的基础，在整个企业范围内保持一致性、完整性和可控性。企业可建立物料主数据管理平台，简称MDM（图1）。

图1 物料主数据管理平台工作流程图

2 物料主数据管控体系、平台、组织制度的建立

物料主数据管控体系由组织、流程、制度、技术4部分组成。其中，主数据管控体系中的工作安排要实行责任制，每个组成部分都要安排具体的负责人。主数据管控体系重要的管理内容主要有以下3项。

2.1 实现数据的标准化管理

目前数据标准化管理主要通过数据的统一编码、统一描述以及对数据系统分类来实现。

（1）分类标准。物料分类标准是物料主数据编制的依据，要求其兼具科学性、系统性、可扩延性、兼容性与综合实用性等特点。在确定物料分类标准的过程中，可参照国家和行业有关技术规范，根据企业所处的行业类型、生产特点和管理需求等条件，结合企业物料全生命周期所涉及到的要素进行科学分类，确定其分类的合理层级，并对每个类别所包含的范畴进行明确的定义，最终形成分类标准管理体系。

（2）编码规则。物料基本编码规则一般有流水码、分类码和特征码3种。其中，流水码是一种最简单、最常用的代码，能缩短编码的时间，但无法表现编码的分类特性，不便于数据的统计和查询；分类码和特征码包含了类别信息，尤其是特征码还包含物料的基本属性，易于记忆、查询、统计和数据处理，但增加了软件设计和使用操作的复杂程度。

（3）描述规范。物料描述是物料主数据信息的重要组成部分，可以解决企业物料描述普遍存在的随意性问题。它通过固化物料的特性属性描述等信息，可有效避免因不同人员操作而产生不同的描述结果，从而实现一物一码。规范物料描述的方法主要有两种：一是制订《物料特征属性描述规范》，包括物料主要自然属性的确定、取值范围及相互关系，以便对具体物料描述进行规范化定义；二是针对不同物料类别层次建立对应的物料属性特征描述模板。

（4）编码数据库。物料主数据编码的惟一性是物料主数据标准化管理的主要目标。所谓编码的惟一性，是指同一具体物料出现在任何业务环境中，只能用同一个编码；而不同的物料，即使在规格、参数上有极微小的区别，也不得使用同一个编码。

2.2 物料主数据管理平台

物料主数据管理平台是一个先进物料编码管理理念的载体。通过它可以将物料主数据标准化管理的标准、规范和流程在系统中固化，有效提高物料主数据管理质量和效率。

2.3 物料主数据管理组织及制度

明确物料主数据管理组织及职能，建立物料主数据管理专职机构、相关管理制度及流程。建立企业物料主数据标准化管理组织结构，实行规范操作、责任到人，实现物料主数据标准化管理的长效化和常态化。

3 目前企业物料主数据管理中存在的问题

一直以来，物料主数据清理工作都是影响ERP成功上线的重要因素之一，是影响物料主数据质量的重要因素，也是企业物料主数据管理工作的重点。我国企业在物资数据管理体系建立过程中遇到的问题及难点主要有以下6个。

（1）企业在分类体系、数据模板、物料编码等方面都没有统一的标准。各单位往往都自行制定并使用本单位的标准，没有集中层面的主数据管理体系，推行标准化工作难度大，并且经验相对较少。

（2）企业中企业物资主数据管理人才匮乏，许多企业都有成果转换阶段的真空时期，熟悉物资标准化工作成果且了解ERP的内部人员不足，体系优化及完善后继工作无法保障。

（3）各单位的编码体系存在重码、错码、数据量大等现象，数据清理难度大。缺乏IT手段支持数据标准化管理，没有统一的主数据管理系统，主数据管理平台建设经验少。

（4）企业一级单位与二级单位目标往往不统一，二级单位动态数据量大，随着公司高速发展，物资静态数据和动态数据不完全相同，需要进一步优化分类体系及属性模板。

（5）企业在建立物料主数据管控系统时无相应的物资主数据管控组织，系统上线后的物资运维体系需要建立。

（6）企业在推行ERP系统时没能打破旧的管理思维，存在强制性不强、推行标准化的力度不够等现象。

4 物料主数据质量优化方法

针对以上企业在物料主数据管理中遇到的具体问题，我们将逐讲述解决这些问题的方法。

4.1 优化分类体系，实行标准化管理

（1）将物料基本信息建立一套针对物料的标准化审批流程，让物料信息与实物一一对应，减少“一物多码”现象。

（2）在整个企业内部制定并执行统一的、符合业务要求的、科学合理的物料主数据标准体系，提高物料主数据的使用率和用户对数据质量的信任度，最终满足企业诸多管理战略目标的需求。

（3）通过对物料分组，实现对物料主数据的专属化侧重管理，为物资资源、财务资源、销售、信息资源等的管理和统计分析提供必要、便捷的基础，使用唯一有效的高质量数据。

（4）制定物料组填写规范和物料属性描述规范，从设计源头控制物料属性，提高了物料属性的准确性、规范化和标准化程度，有助于提升企业产品开发的技术管理水平。

4.2 处理好物料主数据管理体系建立各环节的重点内容

企业物资数据管理体系建立的目标是利用信息化平台帮助企业进行物资管理，争取打造国际一流的管理体系。在建立物资数据管理体系过程中通常要注意以下3个方面的内容。

（1）数据清理。在这一阶段主要包括对静态数据的清理和对动态数据的清理工作，其中针对静态数据的清理工作，对现有各二级单位物资数据进行汇总整理，在整理过程中优化完善现有分类体系及属性模板，形成具有鲜明特色的分类定义手册。公司还应该对各二级单位动态数据进行清理，例如有计划业务、未结订单，库存数据等物资数据进行整理。

（2）系统上线前的准备。主要是动态数据的准备工作，在这阶段公司要对部分试点二级单位ERP系统进行上线，并对企业编码审批、数据提报等线上操作流程进行固化，同时企业准备其它二级单位ERP的上线工作。

（3）系统上线，完善配套措施及运营维护体系。概括来说，企业物资数据管理体系的建立主要是经历了基础标准化体系建立、标准化体系的调整与初步应用、标准化体系运行以及系统的持续优化几个主要阶段。

4.3 建立科学合理的组织机构

（1）建立科学合理的清理队伍。根据公司物资管理业务的特点，拟定清理人员的人数和要求。因为此项目特点是跨多个行业，必须要有从各个版块的专业人员中挑选出的解数据分类且熟悉专业物资的人员，负责ERP数据清理小组的工作。小组其他人员可回原单位进行标准化成果推行及配合ERP的实施工作。

（2）建立专家团队管理制度。实现企业标准化管理，专家团队参与物资数据标准、管理规范的制定、修订、审核工作。专家团队根据物资数据管理的需要，随时参与并负责总部组织的数据标准化工作。专家管理机制的确定并实施很大一部分取决于管理团队的建设与管理，专家团队管理要建立相应的机制。

4.4 做好物料主数据管理系统建设的后期维护工作

从参与主数据平台建设的人员中挑选了出1名员工，作为未来企业主数据管控组织中物资数据综合管理岗人员，主要负责培训、考核及数据平台的试用推广工作。

从数据清理小组中挑选综合管理素质较高的人员1名，作为物资数据管理岗或标准管理岗人员，负责数据标准、编码维护工作。

然后，从前期标准化小组成员中挑选优秀、敬业的人员，为公司的数据审核专岗担负数据最终审核工作，参与标准化体系的建设，整体把控版块与通用、分类体系的优化、公司各子分公司人员的培训等工作，人数根据各版块的数据量、数据整合的难度而定。其他人员可作为原二级单位本地审核岗位负责人，带领团队进行二级单位的数据审核工作。

5 总结

随着全球经济一体化的逐渐深入，企业必须进行信息化改革，提高企业管理的质量和效率，而物料主数据质量直接影响到企业ERP的建立和快速正确的决策。为了提高企业物流主数据的质量，应当优化分类体系、强化标准管理，打造科学合理的组织机构，并且充分注重物料主数据系统各个环节的建立重点，搞好后期的维护工作，以帮助企业提高生产效率，在市场竞争中取得优势。

[1]周玉清，刘伯莹，周强.ERP原理与应用教程[M].北京：清华大学出版社，2010.

[2]吴冬梅.走“海油特色”的物资标准化之路[J].石油石化物资采购，2014（8）：30-33.升到1.3（图6）。说明调控方案合理，为今后试验区注采调控提供了有效手段。