基于校园网的高校固定资产清查工作探讨

孔 滨

曲阜师范大学资产管理处　山东曲阜　273165

基于校园网的高校固定资产清查工作探讨

孔 滨

曲阜师范大学资产管理处山东曲阜273165

网络技术的发展与应用，对实现固定资产的动态化、精细化管理提供了技术保障。结合工作实践，阐述了高校开展固定资产清查的意义，探讨了应用基于校园网的固定资产管理系统，实施高效、规范、常态化资产清查的工作流程，进而以清查促管理，提高固定资产管理水平。

校园网；固定资产管理系统；固定资产清查；固定资产管理

加强固定资产管理，强化资产使用效益，已成为高校内涵发展科学管理的重要组成部分[1]，做好固定资产清查是提高资产管理水平的关键一环。网络技术的应用，实现高校固定资产管理的网络化和信息化，方便了各院系及职能单位对固定资产的日常管理及查询等工作，使高校的资产管理工作提高到一个新的水平[2]。因此，在基于校园网的高校固定资产管理模式下，探讨便于操作的固定资产清查工作流程，深化资产精细管理，对防止国有资产流失，提高资源配置效率具有重要意义。

1　B/S版高等学校固定资产管理系统的应用

2002年11月，山东省教育厅与济南国子数码科技有限公司合作，顺利完成高校固定资产管理系统的开发任务，并在全省范围内推广应用。我校自2003年开始使用C/S版，于2012年升级为B/S版。

C/S结构，即客户端和服务器结构，B/S结构为浏览器和服务器结构。B/S结构下，用户工作界面通过WWW浏览器实现，大大简化了客户端计算机载荷，方便使用，易于维护、升级[3-5]。总的来说，B/S版本的高校固定资产管理系统主要有以下特点。

1.1全面性

按教育部的分类要求，高校的全部固定资产被分为了十六大类。将物质属性不同的十六大类资产全部纳入本系统进行管理，不仅方便了用户操作，而且能生成反映全部十六大类固定资产全貌的账、表、卡体系。

通过校园网，学校资产管理处可以利用该系统对固定资产实施有效的管理和掌控，并且与各二级单位的资产管理员利用同一套软件系统参与固定资产管理，彻底解决了原来部门之间资产管理脱节的难题。

1.2高效性

通过校园网实施业务管理操作，提高了工作效率。用同一套软件，可以实现教育部的十六大类资产分类与财政部的十大类、六大类资产分类的自动转换，使得资产管理处与财务处的账表之间保持一致，从而彻底解决了学校资产管理部门与财务部门之间对账难的问题。系统可以将数据根据用户的要求导出成Excel文件，方便用户的编辑和对数据的统计。

1.3严密性

根据“人人都管物，物物有人管”的理念，建立严密的账、表、卡体系，将职责、权限落实到每一个单位和使用人；从业务流程到管理范围，从权限分配到数据库管理，都建立了严格的内控制度。

资产管理处设置系统管理员，负责维护管理系统，并与人事处教职工数据库对接，保证系统内人员信息的完整和变动及时。为做好“物物有人管”提供前提条件。每一件资产落实到负有管理职责的教职工名下后，就纳入了学校的实时管理与监督体系。

1.4规范性

严格遵照国家有关财务管理与固定资产管理制度要求，制定了规范的体系结构、业务流程、管理信息项。保证每一件资产都“来源清，去向明”。

2　高校固定资产清查的意义

2.1提高资产使用单位的管理意识

长期以来，高校固定资产管理中不同程度地存在着“重购置、轻管理”现象，较多考虑满足教学、科研等工作的使用需求，重视对固定资产的采购，而轻视对固定资产的管理。另外，各单位的资产管理员均为兼职，如果没有资产清查这种具体的工作任务做督促，需要较多时间和较强责任心的资产管理工作就容易被忽视，逐渐形成资产管理边缘化[1]。对资产使用部门开展资产清查，可以切实提高从学校领导到资产使用人对资产管理的重视程度，提升资产管理员的业务水平。

2.2及时纠正账、卡、物不一致的现象

近年来，由于高校快速发展，院系合并、搬迁，机构调整，人员流动频繁，使得固定资产建账账户比较混乱，账、卡、物不一致问题较为突出，给固定资产管理带来比较大的难度。只有定期对固定资产进行实地实物清查梳理，把发现的问题及时解决，才能保证管理系统内的信息(账)、条码标签(卡)以及实物三者一致，为学校摸清了家底，为进一步提高资产管理效率提供保障。

2.3做好资产预算的前提条件

按照“以存量定增量”的理念，为科学制定全校的资产预算，必须对固定资产清查和定期盘点，及时发现闲置(损坏严重)、待报废等类型的固定资产，第一时间收回并处置，核实各单位资产的有效存量情况，为学校资产预算的编制提供科学、可靠的依据。资产清查出可用的且闲置的固定资产，可以及时进行调剂，从源头控制资产的投入，进而优化资源配置，减少资产重复购置和浪费现象。盘亏处理工作，可以有效防止民用性强的固定资产成为个人物品的可能，并减少因频繁转借造成资产中途遗失，不知所踪的现象。

3　方法原理

3.1前提条件

基于校园网的高校固定资产管理系统的应用，为实现固定资产的动态化、精细化管理提供了技术保障，提高了工作效率。财务处、资产处、设备处、图书馆等归口单位共同把关，将符合固定资产标准的每一件资产都准确录入管理系统，确保学校固定资产的无遗漏入账，责任到人。

3.2实施原理

学校固定资产的数量可利用数学公式描述：

式(1)中，n表示名下有资产的教职工的人数，C表示每人名下的资产数，n和C都可以从管理系统内提取。

由公式可以看出，将每人名下的固定资产(C因子)清查清楚以后，固定资产清查工作即可宣告结束。实施固定资产清查时，以使用人为纲，动员全员，全员参与，教职工自扫门前雪，可以提高固定资产清查效率和准确性。

4　基于校园网的固定资产清查的工作流程

4.1确定固定资产清查的模式

按照“由简到繁，逐步推进”的原则，选择资产总量相对较小的机关部处，进行详细认真的清理清查，再清理文科院系，最后清查实验较多的理工科院系。梳理清楚在帐固定资产的状态(分为：在用、闲置、待报废、丢失等)，对在用资产做到账、卡、物一致；对闲置资产进行调剂；对待报废资产及时走报废程序，收回处置；对丢失资产进行登记上报。

4.2实施固定资产清查的步骤

第一步：布置工作。发通知给单位负责人，同时，从资产管理系统里面打印出其单位每位教职工名下的资产明细(见表1)，将通知和明细一起交予受清查单位。

表1　资产卡片列表

第二步：单位自查。根据打印出的资产明细，固定资产使用(管理)人找到自己名下的实物资产，并在前面划“√”；未找到的划“×”。

第三步：确定固定资产现状。实物资产找到后，资产信息发生变化的，在资产列表的相应位置的空隙处进行标注(涉及使用人和存放地点)；条码标签脱落的，到资产处补打标签。

第四步：资产处核查验收。验收组对已完成自查的单位进行检查验收。验收方式：固定资产使用(管理)人和资产管理员随同验收组成员清查，对每人名下划“√”的资产进行逐件清点，核实资产卡片列表的信息。(账、卡、物信息核对)确定资产的性质，分为：在用、闲置、待报废、丢失等。

第五步：反馈信息。验收结束后，由管理员操作高校固定资产管理系统，将资产明细表中标注改动的信息反映到资产管理系统中，办理资产信息变动。

第六步：出清查报告。内容包括：(1)账上资产总数；(2)确定在用资产数，并调整精确这部分资产的信息；(3)确定闲置和待报废资产数，并进行单位间调剂和报废处置，做好账务处理；(4)列出丢失资产数，进行汇总上报学校。

4.3解决固定资产管理方面的具体问题

在清查过程中应做到以账查物，以物核账，账物相对。

(1)确保固定资产责任到人。学校人事调动、职工退休等工作进行后，有些单位未及时办理资产交接，使得有些固定资产无法找到责任人[6]；另外，个别资产管理员录资产建账时不认真，新购置固定资产随意放在某一教职工名下，这些现象都极易造成管理混乱。因此，清查时应明确每件(批)固定资产的责任人，确保责任人清楚自己名下的资产和应担负的管理职责。

(2)明确固定资产存放地点。由于使用单位多次搬家等原因，一些固定资产的存放地点改变，尤其部分仪器设备，更是经常被搬动，而资产管理员没有及时跟踪了解，这样不利于固定资产的交接与日常管理。清查过后，应确保固定资产的存放地点准确无误。

(3)做好查缺及查闲置工作。对有账无实物的固定资产进行账面盘亏整理，记录详细原因，做好备案，并同时告知使用单位和使用人，清查结束后统一追究责任；对已损坏或因陈旧无法满足正常教学、科研等工作需要的资产，验收组应督促各单位走报废程序，避免积压，占用宝贵的办学空间；对闲置不用或使用率极低的资产，需在清查表上明白标注，待清查结束后，将该类资产从使用单位剥离，并由资产管理处统一调剂或收回存放，调拨给需要的单位使用，提升资产使用效益和资产配置效率。

(4)保证条码标签的完备。条码标签是联系账表与实物的桥梁，是资产清查的重要依据之一，需要严格要求条码标签的完备性。对因年代久远或搬动过程中揉搓等原因造成条码标签脱落的固定资产，认真核对其他指标性信息后，用记号笔在实物上标出其资产编号，需立即到资产管理处进行补码，并粘贴到实物上。

5　巩固资产清查成果　提升资产管理水平

5.1建立和完善各项规章制度强化执行力度

解决好资产清查所暴露出的问题，必须加强制度建设，做到有章可循，并强化对规章制度的执行力度。为此，学校出台了《曲阜师范大学固定资产管理办法》《曲阜师范大学固定资产损坏、丢失赔偿办法》。对清查单位发放资产清查告知书，分清问题类别与性质，区分责任归属，提请责任单位和使用人注意。根据规定，对属个人责任或单位管理不善造成损坏、丢失的，采取两种赔偿方式：一是赔偿现金，二是赔偿实物，即按同型号资产的现行市场价赔偿，也可以买同规格型号的实物补上。

5.2表彰资产管理的先进单位与个人提高管理积极性

固定资产的管理实际上是对人的管理，即强调人的因素和责任意识。资产管理工作只有得到高校各级领导和广大教职员工的支持，各项工作才能顺利进行。在学期末或年终开展资产管理员培训与交流活动，共同熟悉业务，交流心得，总结教训，为进一步做好资产管理工作积累经验。清查结果作为考核、评价各单位及其资产管理员对固定资产管理情况的重要依据，将各部门固定资产管理情况纳入部门、科室、个人年终考核指标，表彰与奖励先进，通报批评落后[7]，切实提高单位和使用人的资产管理积极性。

6　结束语

固定资产的清查不应是一项临时性任务，而应该制度化与常态化，纳入资产管理的常规工作范畴。每次固定资产清查，从宣传动员，到实施清查，再到清查后的工作总结，整个过程起到很好的宣传和教育作用，可以强化领导和教职员工的资产管理意识和产权意识。基于网络化平台的固定资产管理系统的应用，为实施严密的资产清查提供了技术保障，在清查的实践过程中，不断总结经验，探索事半功倍的操作方式，必将使固定资产的管理趋向科学、规范、高效、全面。借助计算机网络，采用一些新技术，如射频识别(RFID)技术[8]，进一步提高资产清查的效率与准确度将是未来的发展方向。

[1] 王晓华.高等学校固定资产清查工作探析[J].实验室研究与探索,2011(8):118-120.

[2] 邹鸿雁,闫雯玲,杨洛.基于校园网的高校固定资产管理系统的探索与研究[J].科教文汇,2010(10):178.

[3] 张良银.浅论C/S和B/S体系结构[J].工程地质计算机应用,2006(4):20-23.

[4] 樊胜. C/S与B/S的结构比较及Web数据库的访问方式[J].情报科学,2001(4):43-445.

[5] 刘红梅.基于C/S和B/S体系结构应用系统的开发方法[J].计算机与现代化,2007(11):52-54.

[6] 左玉生,林俐,孙岳明.强化资产清查工作，提高资产管理水平[J].实验技术与管理,2011(9):210-212.

[7] 焦海山,贾文圣,金振宏.应用资产管理软件开展高校仪器设备资产清查与长效管理[J].中国现代教育装备,2012(5):38-41.

[8] 由继红.RFID技术在高校固定资产管理中的应用[J].实验技术与管理,2012(8):200-202.

Discussion on the Checkup of Universities' Fixed Assets Based on Campus Network

Kong Bin
Assets Management Department, Qufu Normal University, Qufu, 273165, China

With the development and application of network technology, there is technical support to realize dynamic and meticulous management of fxed assets. Combining the working practice, the signifcance of the checkup of universities' fxed assets is described, and discusses how to make use of the fxed assets management system of university based on campus network, to check fxed assets effciently, standardly and routinely. Meanwhile, the level of fxed assets management should be improved by these kind of work.

campus network; the fxed assets management system; the checkup of fxed assets; fxed assets management

2015-11-16

孔滨，硕士，实验师。

曲阜师范大学科技计划项目(编号：xkj201528)。