谈谈住房公积金贷款档案管理工作

何玉敏

(新疆博尔塔拉蒙古自治州住房公积金管理中心，新疆 博乐　833400)



谈谈住房公积金贷款档案管理工作

何玉敏

(新疆博尔塔拉蒙古自治州住房公积金管理中心，新疆 博乐833400)

摘要：住房公积金贷款档案主要是指各级住房公积金管理机构在公积金贷款工作中形成和归集的各种文件材料和权证，是各方当事人在借贷过程中履行各自权利和义务的真实记录，也是住房公积金管理部门债权存在的原始证明。随着住房公积金业务的不断发展，贷款不断增加，其风险亦日益凸显。由于住房公积金贷款阶段，目前还没有一个全国性的管理制度和管理办法，笔者结合我市住房公积金管理中心的实际，对住房公积金贷款档案的管理进行初步探讨，以便更好地促进这项工作的发展。

关键词：住房公积金；档案管理；公积金贷款

目前，我国公积金管理机构大多推行终身制贷款，而实现这一机制的载体就是贷款档案。由于还款时间长短不一和人员变迁等因素影响，增加了贷款档案跟踪管理的复杂性，同时也进一步凸显了完善贷款档案管理制度的必要性和重要性，否则，贷后管理就是一纸空谈。

住房公积金个人住房贷款档案是住房公积金管理中心利用住房公积金发放个人住房抵押贷款，在办理和管理贷款业务过程中形成的具有保存价值的专业材料。但在实际工作中，贷款档案管理工作往往会被疏忽，存在一定的风险隐患。信贷资金虽然成千上亿，但它是一种“符号资产”，它的存在和归属无法像“实体资产”那样明确，必须靠各种合同、文字资料、数据表格、帐户等为载体予以证明。贷款档案的缺失，就意味着信贷资金有可能不被法律保护。因此，如何加强贷款档案的管理，确保资金安全，维护缴存人权益，同住房公积金业务工作同等重要。

一、住房公积金贷款档案的特点

(一)长期性。公积金贷款档案是需要长期保存的文件，档案内容需要不断完善、修改、补充，直到贷款还清为止，体现了档案管理的长期性。

(二)复杂性。公积金贷款档案是在不断完善各种手续的过程中逐渐完成的，其中涉及到的部门众多，材料复杂多样，来自不同业务部门的各类凭证、票据以及不同行业的资料，很难做到外观上和格式上的完全统一。

(三)动态性。公积金贷款档案会根据个人需求和请求的改变而改变，到还清贷款时档案不可能一成不变，这就要求档案管理者眼勤手勤，对每一卷档案都要实行动态化管理。

二、公积金贷款档案管理中存在的问题

(一)对档案的重视不够。在我国，很多人都会有这样一种认识：档案嘛，只要不丢失、不泄密就足够了，当有关部门来查阅的时候，能够找得到就行了。这种观念在很多档案管理员甚至领导心中根深蒂固贻害无穷，是档案规范化管理理念的大敌。

(二)档案的不完整和不准确。在收集、整理、审核档案的过程中，资料不完整的情况时常出现。有些职工认为个别项目不必填写，自作主张地不填或者随便填；有些职工则在填写内容发生变化后不能主动申报修改，造成了档案信息的不完整和不准确。

(三)管理人员力量薄弱。很多大型的档案室管理人员明显不够，人手不足，加之不少档案管理人员没有受过专业培训，常常造成档案不能及时归档和完善，直接影响到档案的管理水平。

(四)查阅制度不严格。国家对档案的查阅制度有着严格的规定，但是据笔者调查了解，在实际工作中有不少公积金管理中心的贷款档案管理员不能严格按照规范程序调阅档案，这样极易造成档案丢失和贷款人信息泄露。

三、公积金贷款档案意识淡薄，管理不规范，主要表现在以下几方面的问题

(一)贷款档案产生方面。存在着对资料审核把关不严、记载不清，借据要素不齐全，缺章少印的问题。

(二)贷款档案收集方面。存在着没有建立贷款档案工作制度，没有落实信贷员、档案员的职责，贷款档案的收集不系统，不配套，不齐全。

(三)贷款档案的整理方面。贷款档案没有进行微机系统管理，贷款业务系统中的数据不能倒入档案系统。

四、针对目前贷款档案管理存在的问题，就如何加强贷款档案管理提出如下建议

(一)加强领导，建立贷款档案工作组织体系。公积金管理中心应将贷款档案工作纳入贷款分管负责人责任制；将贷款档案的收集管理纳入贷款工作计划，建立档案工作网络，配备专兼职贷款档案人员，落实贷款档案工作的组织保证体系。

(二)建立完善贷款档案管理规章制度、标准、规范。

(三)坚持档案工作与贷款工作同步进行。坚持同步管理就是要求贷款档案的收集、整理、归档与贷款的立项、发放、回收同步进行。特别要做好贷款档案资料收集工作，它是贷款档案的基础，也是一项系统工程。必须从源头开始，严格按照贷款管理的有关规定，在贷款档案收集的范围内，做到有的放失，各相关部门应及时收集贷款借款人资料和贷后管理的资料，并认真检查有关资料的责任人签字、盖章手续是否完备，履行资料交接手续，确保贷款档案资料的完整性、准确性。

(四)坚持集中统一保管和使用。公积金中心应设专用档案库对贷款档案进行集中统一保管。配备懂业务的专职档案保管员。特别重要的凭证(抵押他项权证)和业务材料应放置在特别装具或保险柜内，以确保其完整及安全。贷款业务尚未终结的档案和核销后的档案分类、分区排列和存放。

五、进一步完善公积金贷款档案管理

面对迅猛发展的商品房交易和不断暴增的公积金贷款业务，如何完善公积金贷款档案管理是摆在我们面前的一个重大课题，这就要求我们在实际工作中不仅要严格执行档案管理流程，更要使档案的管理设计符合自身的业务需要。

(一)建立科学的管理制度。档案管理有两大要求，即真实性和齐全性，对贷款档案来说这点尤为重要。如果贷款档案不完整或者缺失，就意味着房贷资金面临风险。为了保证房贷资金安全，就必须建立健全科学完整的档案管理制度，明确由专业人员进行档案资料的收集、整理、审核等工作，确保档案的真实准确和完整齐全。

(二)安全保管贷款档案。公积金贷款档案不但涉及金额较大，而且牵涉众多职工的切身利益。

总之，发放公积金个人住房贷款是建立住房公积金制度的根本目的，也是发挥住房公积金社会效益的重要途径，公积金贷款作为政策性住房金融的主体，对加强城市住房建设，解决居民的住房问题，改善居住条件，拉动住房消费起到了巨大的推动作用。住房公积金是老百姓的血汗钱，是一种返还性的住房储金，不允许出现风险损失。这就要求我们公积金管理机构应高度重视对公积金个人住房贷款的风险管理，而只有建立健全贷款档案，才能掌握贷款发放收回的主要依据、借款人信用情况及债权存在的证明。一旦管理中心与借款人之间出现纠纷、风险，贷款档案立即就成为“呈堂证供”。以确保住房公积金贷款万无一失。

中图分类号:G271

文献标识码：A

文章编号：1671-864X(2016)04-0140-01