试论高校教务秘书协调沟通能力的重要性

胡 敏



试论高校教务秘书协调沟通能力的重要性

胡 敏

【摘 要】教务秘书是高校教务工作的组织者和实施者,是推进教务工作的基层工作者，是沟通高校教务管理部门、各院系领导与老师、学生的重要纽带，是信息传递、情感交流的重要载体。良好的协调沟通能力不仅是高校教学管理者基本素质的完美体现，同时也是教学工作顺利开展的有力保障。

【关键词】教务秘书 工作关系 协调沟通能力

一、关于沟通、协调能力的概述

沟通，指工作中人和人之间的联系过程，是人们传递信息、进行思想交流的过程。协调，指组织调整某个活动各个参与因素之间的关系，使因素能够互相配合，促成组织目标的完成。

沟通协调是指管理者在日常工作中妥善处理好上级、同级、下级等各种关系，使其减少摩擦，能够调动各方面的工作积极性的能力。在实际工作中，管理者要善于运用沟通协调能力，通过传递思想、观点、情感和交流情报、信息、意见,来协商、调整他人的活动,从而建立良好的协作关系。

一个优秀的教务秘书应当善于运用协调沟通的能力，将沟通协调贯穿于教学管理工作的每个环节，将教学系统各环节、各要素之间达到步调一致、协调配合,使教学工作形成一个和谐整体。

二、教务秘书的地位及工作关系

（一）教务秘书在高等学院的工作性质和地位

教务秘书是学院基层教学管理的枢纽，工作覆盖面广、内容繁杂、责任重大，这项普通而艰巨的工作对教务秘书的能力结构提出了严格的要求。教务秘书是实施各项教学活动的基层工作者，从组织、落实教学计划开始，到协调分配教学资源都起着枢纽的作用，到整个教学过程的监控，是日常教学工作中最直接的贯彻执行者。一方面，他从属于教学管理部门（教务处）和本单位的领导，受双重领导，听从领导安排，落实具体工作，直接参与教学活动的组织管理。另一方面，为了完成上级部门布置的各项任务，教务秘书各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，充分地协调和分配教学资源，合理管理教师和学生。面对错综复杂的工作关系，教务秘书的岗位责任重大，不仅需要细心和谨慎，还需要具备良好的沟通协调能力。

（二）教务秘书所面对的几种关系

1、指挥与服从的关系

首先，教务秘书必须听从领导的指挥，并服从安排。教务秘书是领导的好帮手、贤内助，必须按照学校的要求和分管领导的意图和要求，思考、筹划、安排和处理问题，并协调各方面关系，统一思想,达成共识。其次，教学管理部门是教学工作的总指挥部，主管学校的教学活动，是制定和安排教学工作计划，监督和检查任务是否完成的重要部门。教务秘书是二级教务管理机构的主体，必须按照上级部门所安排的计划，严格执行各项具体工作。

2、平等与合作的关系

首先，教务秘书与师生之间的关系是平等，且彼此相互尊重。教务秘书切记不可居高临下，应当时刻坚持管理即是服务的思想，做好管理工作的同时，给予广大师生更多的人文关怀，取得师生的信任和理解，促进师生更好地配合管理者顺利完成教学任务。其次，教务秘书与教师和学生是合作与配合的。教务秘书在做好管理工作的同时，也应提供优质的服务，只有这样，学生和老师才会主动配合工作。教务秘书为教师和学生做好服务管理工作的同时，做好人性化的管理工作，尽量帮助老师和学生解决困难，学会换位思考，给予人文关怀。

三、提高协调沟通能力，共创美好和谐校园

作为处于教学管理第一线的教学秘书,必须认识到自己所处的位置和使命,增强沟通协调的主动性,提高沟通协调能力；充分发挥承上启下、协调左右、沟通信息、化解矛盾、改善关系的作用；寻求理解与支持，共创和谐关系，保证教学活动正常有序进行，使教学管理出现新成效。

（一）提高业务协调沟通能力，建立合作关系

良好的业务能力是提高工作效率的基础。业务协调沟通的目的在于保证信息准确及时地上传下达，工作任务的具体部署和各部门的分工协助。

首先，熟悉业务知识。教务秘书必须熟悉包括教学管理、教学改革和教育心理学等方面的知识，熟悉分管专业和每个专业的教学课程设置和教学环节，熟悉专业老师的基本信息等。

其次，提升综合素养，提高业务能力。每个教务秘书都应该不断发展自身，提高综合素养和业务水平。熟悉办公软件和业务常用软件的操作，熟悉学院各类手续的办理，提高写作水平等等。

最后，注意沟通的基本原则。在沟通时要迅速及时，办事不能拖拉。沟通符号应明确易懂，具有较强的条理性，切忌模棱两可、含糊不清、沟通渠道应畅通无阻。

（二）提高思想沟通协调能力，建立和谐环境

良好的思想沟通协调能力能够保证教学秩序的正常进行，建立和谐默契的工作环境。作为合格优秀的教务秘书，不仅要求迅速地完成领导及学院的各项事宜外，还需要在特殊时候能够灵活、机智地采取行之有效的补救措施。

首先，和教师交流时，注意语言表达方式，避免激化矛盾。处理教师的各种突发事件时,如临时停调课、考试安排冲突，以及各种原因引起的教师教学事故等情况时，学会换位思考，尽量帮助老师讲实话，解决老师所处的困难。

其次，和学生沟通时，注意切记不能高高在上。一方面，及时将有用信息转达给学生，进行专业指导。另一方面，能够合理解决突发情况，做好学生的思想工作。如遇到考

试舞弊、转专业学生没有教材等各种情况时，能够及时安抚学生情绪，尊重学生的不同意见和想法。

（三）提高情感沟通能力，调动广大师生的积极性

一个优秀的管理者应当把自己和对方的位置放平，营造一种轻松、愉快的气氛。只有这样，感情交流才可以顺畅进行，协调工作也容易取得成功。

首先，学会换位思考。由于对方所处位置不同，看问题的角度不一样，有可能导致意见分歧，或发生冲突。因此要通过换位思考，不能一味指责。

其次，学会尊重和关心领导、老师和学生。学会尊重领导，对待领导做到尊重而不恭维、服从而不盲从,亲切而不过密，了解领导的意图。学会尊重师生，保持亲和力。亲和力是人们沟通时的一种亲切的态度,亲和力是心与心的平等与互惠。只有懂得尊重彼此的人格，增强情感交流渠道，才能建立融洽的师生关系。

参考文献：

[1]陈瑞,方长青.新时期高校院级教学管理工作初探[J].科教导报,2012(12).

[2]李园乐.浅谈高校二级学院教学秘书能力结构与个人发展[J].高教研究,2012.

作者简介：胡敏（1987-），女，汉族，湖南长沙人，吉首大学张家界学院教师，硕士，研究方向：高校教学管理。

美国著名人际关系学家卡耐基曾说：“一个职业人士成功因素75%靠沟通，25%靠天才和能力。”沟通协调能力是管理者应具备的基本素质，是决定一个管理者成败与否的标准。为了教学工作的顺利开展，教务秘书作为教学管理工作的基层工作者，不仅需要具备熟练的业务水平，还应具备良好的沟通协调能力。