干部人事档案学历学位材料的审核与思考

文/北京理工大学档案馆 张晶



干部人事档案学历学位材料的审核与思考

文/北京理工大学档案馆 张晶

【摘要】学历学位材料是干部人事档案的重要组成部分，是干部个人素质、综合能力的重要参考。中组部开展干部人事档案审核对“三龄两历”的认定工作，其中学历学位是审核的重点内容之一。本文概述了国家对学历学位的政策性规定，全日制教育和在职教育的区分方法，分析了学历学位档案材料存在的问题及采取的措施，提出了适当增加学历学位材料记载的全面性，以适应时代发展需求的理念。

【关键词】干部档案；学历学位政策；问题、措施和思考

一、国家对学历学位的政策性规定

主要包括：《教育部关于重申保证高等教育质量，加强学历文凭、学位证书管理的通知》( 教学〔2001〕6 号) 、《中央组织部、人事部、教育部、国务院学术委员会关于加强和规范干部学历、学位管理工作的意见》( 厅字〔2002〕4 号)、 《中共中央组织部办公厅关于干部专修科毕业学员学历问题的答复》（组厅函字〔2003〕 32号）、《国家教育委员会办公厅、人事部办公厅关于高等学校1970年—1976年入学的毕业生有关问题的通知》（ 教学厅〔1993〕 4号）等。为做好全国干部人事档案专项审核工作，中央组织部会同中央各机关部委等政策主管部门和单位，就干部出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份等有关政策问题进行了研究，印发了《关于干部人事档案审核工作的问答》（《组工通讯》2015年第10期）其中对学历学位问题有明确的解答。我们可以根据这些文件规定，通过查阅档案材料来审核干部的学历学位。

二、区分全日制教育和在职教育的方法

在学历学位的填写中区分全日制教育和在职教育，是中组部2002年在关于印发新的《干部任免审批表》的通知中提出的。对干部取得的高等教育学历学位，区分的基本原则和条件是：

干部在参加工作之前所取得的学历学位，按照国家教育部门关于学历学位的有关规定，属于普通全日制教育的，按全日制教育掌握；其他情况，一般按在职教育掌握。

干部在参加工作之后所取得的学历学位，按全日制教育掌握的，一般须同时符合以下条件：1.通过参加全国统一的普通高校招生考试入学、达到录取分数线、经省级招办批准录取。2.学习期间采取全天在校学习方式（即全脱产学习）。3.学习期间须与原单位脱离工作关系和工资关系，转递本人档案。4.毕业时颁发普通高等学校学历证书和学位证书，并重新派遣。否则，一般按在职教育掌握。干部在国（境）外、军队院校取得的学历学位等，在区分全日制教育和在职教育时，可参照上述规定掌握。

由此可以看出全日制教育和在职教育的认定不能以脱产和不脱产学习来简单区分。脱产学习所取得的不一定是全日制教育学历学位，主要看是否满足上述条件。经常有干部在填写《干部任免审批表》时将在职教育取得的学历学位填写到全日制教育一栏，审核中有以下几个途径可以进行区分：查看报考攻读硕士（博士）研究生登记表录取结果一栏，如果是委培录取通常是不与原单位脱离工作关系和工资关系，不转递本人档案，属于在职教育；根据工资转正定级表及工资变动登记表查看其研究生学习期间原单位是否有工资调整记录；查看干部履历表、自传或职称评定等材料进行综合分析判断。

三、学历学位材料存在的问题

中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字［2006］5号）对学历学位材料的审核制定了详细的评分标准。在审档工作中发现高校学生登记表及硕士、博士研究生入学登记表缺少的情况比较多；研究生阶段的学习成绩表有些是双面填写的，归档材料只提交了盖教学章的单面复印件，不能够完整反映学业状况。部分报考攻读硕士、博士学位研究生登记表填写不完整，由于是本校学生报考攻读本校研究生，报考登记表只填写了考生所在学院推荐意见由教务处或研究生院盖章，招生单位意见栏不填写录取意见，无法确定该生录取类别是计划内非定向，还是计划外自筹或委培，也给组织或人事部门认定此人的教育形式是全日制教育还是在职教育造成困扰。有些毕业分配部门对高校毕业生就业派遣证填写不准确，招生录取登记表中录取意见是委托培养，给毕业生的派遣证学生类别写成非定向培养，造成档案的前后不一致，由此也暴露出招生部门和分配部门工作不衔接的问题，如果委培生持非定向生源派遣证到新单位报到而不回原委培单位工作，容易造成培养单位和委托单位的纠纷。一些应归档的学历学位材料填写不完整：毕业生登记表需所在学院、研究生处、就业指导中心等学校多部门盖章，多数情况是只盖章不填写单位意见。授予硕士或博士学位审批材料中校学位评定委员会一栏仅盖章，不填写学位证书颁发日期和盖章日期。另外，研究生阶段学历学位材料收集不全的情况比较多，造成此类问题表现为学历学位材料收集过程中的不规范、不及时。由于高校学生的学籍信息生成于各学院（系、部、处）、研究生院、教务处、学工处、招生办、就业指导中心等部门，有些部门不了解学历学位材料的归档范围，在工作中未形成归档材料，有些单位工作人员换岗频繁，档案意识薄弱，工作交接不细致造成档案遗失的情况时有发生。还有转递不规范，尤其是在职攻读的学历学位，材料形成学校多数选择由学生自带档案转交管档部门，违反档案转递规定。

四、加强学历学位材料的管理的措施

为了保证学历学位材料的真实、准确、完整。档案部门应依据国家政策制定本单位的人事档案规章制度，加强档案工作的宣传指导和业务培训，增强人事档案工作的透明度。接收档案时要仔细审核归档材料，发现问题及时与档案转出部门联系，由所在单位和干部本人尽量查找、收集齐全。有些需要补充的材料, 确实无法找到材料原件的, 可以采用复印件进行补救。例如: 缺少报考登记表或授予学位材料的，应联系档案管理部门提供新生录取名册复印件或学位授予审批材料复印件，提交的复印材料还须所在单位组织人事部门认定签章并注明出处。要严格执行档案转递规定，拒收个人自带档案，保证入档材料真实准确。对于获得国（境）外学历学位无法通过原学校转递的入档材料，要严格审核，国外学历学位档案目前最主要的问题是无入学资格证明材料，鉴于此类情况，中组部要求党政干部在国外获得的硕士、博士学历学位一律要有国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国（境）外学历学位认证材料。

五、适应时代发展，增加学历学位材料记载的全面性

在我国高等教育不断与国际优质教育接轨的时期，各高校普遍开展了国际化办学，学生在学期间参与学校与国（境）外高校或科研机构的学习交流活动期间，会形成国际双学位联合培养、出国访学、交换生、专业调整等学籍变动的情况，此类申报审批材料虽然会存入教学档案，但在个人学历学位材料中有理应有条目予以记载，如此才能和报考录取的结论形成闭环，避免给档案管理者在审核档案时造成困惑。

对于留学人员在国外学习获得学历学位而无法通过原学校取得学籍材料的，要收集选拔留学生审查登记表、留学回国证明、教育部中国留学服务中心开具的国外（境外）学历学位认证材料等，还要仔细鉴别国外或境外颁发学位证书的真实性或高等教育文凭机构的合法性。

学历学位材料是干部人事档案中较早形成的材料，记录的信息准确度高、可靠性强，是选拔干部、职务提升等事项的重要依据。在收集鉴别归档的过程中，应严格审核，杜绝手续不完整或虚假的材料归入干部人事档案中。高等教育持续发展的过程中，形成的学历学位材料会更加丰富，档案管理人员要在工作中不断学习，适应时代发展，发挥干部人事档案管理者的重要作用。

【参考文献】

[1 ]中共中央组织部.关于干部人事档案审核工作的问答[J].组工通讯,2015(10).

[2]黄顺利.在学历学位材料收集工作中甄别真假[J].兰台世界,2007(6):19-20.

[3]中共中央组织部.干部人事档案材料收集归档规定(中组发〔2009〕12 号)[Z].

[4]徐妍.国外(境外)学历学位认证释疑[J].神州学人,2005(10):41 -43.