办公自动化条件下电子文件的归档管理与分析

文/中共大庆市委党校 梁天峰



办公自动化条件下电子文件的归档管理与分析

文/中共大庆市委党校 梁天峰

【摘要】随着经济的飞速发展，信息技术与网络技术已经成为各单位工作中必不可少的应用技术，这就极大地提高了办公的效率，节约了大量的人工成本。新时期，很多电子文档的应用越来越广泛，在各个行业中发挥了重要的作用。本文就是基于当前的发展现状，结合电子文档管理的具体情况，分析了办公室自动化条件下电子文件的归档管理，并提出了对应的改进措施，以期对后续的档案归档工作提供参考建议。

【关键词】办公室自动化；电子文件；归档管理

办公室自动化是发达国家在20个世纪70年代发展起来的，那时就极大地解决了发达国家办公的效率问题。办公自动化是借助计算机的发展，结合互联网的运用和网络技术的推广，共同发展起来的。现在，办公自动化在很多行业中都发挥了重要的作用，当然随之相伴的就是大量的电子文件，这些文件资源如何有效的归档管理，成为很多单位都争相思考的课题。

一、办公自动化电子文件的特点

文件的归档在我国并非少见，但是归档管理的标准需要结合电子文件的特点，尤其是面对这样一种新型的信息载体，如何才能让信息得到有效的保管，发挥电子文件的优势，就成为思考的关键，综合来看，电子文件有以下几个特点：

第一，电子文件的原始性不易确定，纸质文档的原始性通过文字的记录或者内容的形式表现出来，这是一种实体的状态，即使根据纸质的破损程度都能判断出时间，但是电子文件是一种虚拟的档案，在复制、转发或者分享的过程中，飞速的流转，无法确定原始性。第二，电子文件容易失真，纸质文件在传递过程中文字和信息不容易完全复制，能够保证内容的真实性和可靠性，电子文件稍有不慎，容易失真。第三，电子文件对设备的依赖性较强，电子文件的形成、传输和处理的过程中是在计算机、手机等设备上完成的，离开了这种电子设备，就无法对文件进行处理，而且电子文件的传输过程中如果遭到二进制编码的破译，有可能对电子文件造成不可挽回的损失，导致安全问题的发生。

二、办公自动化电子文件归纳管理现状

由于电子文件存在着安全隐患，使得在保存和管理的过程中可能会遇到各种情况导致电子文件的损害，造成无法使用。虽然我们已经进入到网络化的环境，但是在电子文档的归档和管理方法仍然存在着一定的缺陷，而且很多单位或者个人已经习惯了纸质文档的管理，对于电子文件的管理在意识上有一定的滞后性。电子文件大多是在计算机等电子设备上完成的，对电子设备的依赖性比较高，所以电子文件的保管也需要电子设备设施的支持。可以说，电子文件的存储和管理是一项系统的技术工程，只有认识到这个问题的不足，才能有更好的存储方法对数据信息进行有效的管理，目前比较突出的问题有:对电子归档的认识不到位，办公自动化设备信息资源的利用不充分，档案管理的基础设施不足。

三、在办公自动化条件下加强电子文件归档管理的措施

（一）提高电子文件的管理意识。计算机的普及和互联网的发展，让电子文件的运用已经非常普遍，各个领域也在积极地创造条件，提高对信息的管理和运用，提升工作效率，扩大信息存储量。可以说，电子文件的发展是时代发展的必然结果，所以要将电子文件的管理作为一项长期的工作来抓，提高大家对电子文件的重视，建立正确的管理理念，运用各种现代化的方式加强对电子文件重要性的宣传，强化人们对电子文件的管理意识。

（二）建立纸质文件和电子文件的管理体制。作为传统的信息载体，目前纸质文件并没有完全退出历史舞台，而且纸质文件有其本身的优点，所以在一定的时间阶段上，纸质文件和电子文件在单位中是共同存在的。但是两者的管理方法肯定是不同的，需要在单位中建立两套管理体制，在运用一些软件和数据库加强二者的融合，以便对信息进行有效的管理，发挥文件的重要作用。

（三）强化电子文件的安全管理工作。电子文件在传输和处理的过程中，由于各种各样的原因，容易导致信息的失真，针对这样的情况，需要对电子文件进行有效的管理，首先要对存储量进行控制，同时提高电子文件的存储时间。另外，需要保证计算机和其他电子设备的安全性，保证设备不易受到病毒的攻击，或者自然灾害的损害，提高电子文件存储过程的安全性。

（四）提高档案工作人员的业务素质。随着办公室自动化条件的日益成熟，电子文件的大量出现，需要业务素质较高的档案管理人员来开展工作。在这样的网络背景下，如果工作人员仅仅懂得档案管理的知识是远远满足不了现代需求的，需要紧紧跟上时代的发展，不断学习现代的档案管理方法，学习其他单位电子文件的管理技巧和方法，提高对电子文件管理意识，提升整个队伍的档案管理素质。

总之，随着现代化信息技术的发展，电子文件的运用已经非常普遍，各个单位也需要在这种形势下加强对电子文件的管理，提高工作效率。只有在加强对电子文件特点和现状的分析基础上，才能找到更好的管理对策，保证电子文件的信息准确、可靠，充分发挥电子文件的价值。

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