试述医院文书档案价值的鉴定

文/泉州市第三医院办公室 肖同姓



试述医院文书档案价值的鉴定

文/泉州市第三医院办公室 肖同姓

【摘要】档案价值鉴定是档案业务工作的一个环节，是各有关单位按照一定的原则标准和方法判定档案价值，确定档案保管期限的一项基础业务工作。查找相关资料可知，文书档案收集整理中首先要解决的问题是鉴定其保存价值。本文运用比较分析归纳法对医院文书档案价值鉴定进行了定性研究，并从鉴定标准、内容、方法三个方面进行论述，认为进行文书档案价值鉴定时，应该从单位档案整体状况出发，结合文书档案的价值相对性特点，以便高效准确判定单份档案的保管价值。

【关键词】医院文书档案；价值；鉴定

医院的文书档案是单位的宝贵财富，它包括在工作以及活动中形成的各类文件、图表等，是多种档案载体的集成。随着电子文件的风行，“大档案”的出现，“大鉴定”呼之欲出。2006年9月19日，国家档案局局务会议审议通过的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文件材料归档范围、保管期限等已重新做出明确规定，大方向已定，操作细则仍在激辩。

一、文书档案价值及鉴定标准

归档文件是医院档案管理研究成果的主要表现形式，根据对不同年份、不同主题档案的分析研究，可以了解医院管理的现状、水平、发展速度以及发展趋势，找出不足，为以后的科学化、规范化管理奠定基础。文书档案归档的核心环节是档案鉴定，它不同于期限划分明确、鉴定操作便捷的专业档案，如会计档案的保管期限分为 5 年、15 年、25 年、永久等。文书档案的价值鉴定工作内容和鉴定份数多而杂，涉及范围广而深，价值较难确定，鉴定困难大。为此，建议做到以下几点：

（一）确定来源标准。档案的来源通常指档案的形成者，要确定文件材料的形成单位，做到重点保存本单位的，根据来文单位职能、地位以及与本单位的关系判断外来单位文件保存价值。如：1.某医院关于公立精神专科医院医药价格改革的初步建议。2.某省疾病预防控制中心关于举办福建省精神疾病信息管理培训班的通知。

例1成文单位若为本单位，仅从标题就可判断出是就公立医院改革背景下提出了精神卫生专科医院医药价格改革建议。例2成文单位是某省疾病预防控制中心（假定是上级单位），告知了举办福建省精神疾病信息管理培训班相关事宜。根据文书档案重要性和时效性、典型性和影响性，例1所记事项重要程度较例2高，又具有典型性，档案保存价值较大。

（二）确定档案的形式标准。它指会对档案价值产生一定影响的档案载体形态及记录方式等。载体不同，记录方式也随之有异，立卷方式也就相应不可千篇一律。归档文件整理应遵循不同形式标准档案形成规律，保持原有文件之间的有机联系，提高保管和利用率。要选择合适的载体，规范归档文件登记表，制作载体标签，归档严禁使用一次性光盘、磁带或磁盘、U盘等载体，有效提升归档文件的真实性、安全性、可用性。

（三）确定效益标准。市属医院一年内各类收发文可达上千件，效益标准指考虑文书及各类档案保管的投入与利用比率，是近年来档案领域新提出的一个鉴定标准，建议从事档案价值鉴定工作时考虑其保管费用。

（四）成立专门鉴定机构。要成立专门鉴定机构并指定专人负责，确保统计到期档案及时，制定鉴定计划有力，提出鉴定意见有效（含对未到期但实践证明将无利用价值的档案进行调查、分析），确保档案价值鉴定工作顺利进行。

档案价值的大小受客观标准影响，同时环境条件也要看。当重要档案不成件或成套时，相关完整的次要档案将上升为重要档案；反之，某份文件孤立看很重要，此时单位若有众多同种类型的，则其有可能降居成次要档案，因此价值鉴定还应考虑其相对性特点，力求全面观察本单位的档案整体状况，提升医院管理工作的制度化、规范化、科学化水平。

二、文书档案价值鉴定内容

笔者认为，档案价值鉴定工作有三项：归档鉴定、保管期限鉴定、到期鉴定。如：1.某医院关于某同志延迟退休的请示。2.某医院2013年工作总结与2014年工作思路。3.某医院关于对某某等人的奖惩通报。

对档案是否具有保存价值做出判定，这关系到文件的“生死存亡”。例1是本单位一般性问题的请示，当短期保存（5年）；例2是本单位工作总结，应长期保存（15年）；例3是影响大、问题严重的奖惩材料，当永久保存。笔者认为，开展档案价值鉴定工作，要做到：1.根据国家规定标准及档案保管期限表，制定本单位归档文件价值鉴定标准，并列出档案保管期限表等。2.紧抓档案保管价值确定保管期限。3.有效剔除已无保存价值或保管期已满的，及时销毁，有效入库。

三、文书档案价值鉴定具体方法

鉴定文书档案价值除采取划定文书档案归档范围、对归档文件确定其保管期限、采用以件为单位组卷的立卷方法将文书档案组卷装订、到一定年限后对档案的价值进行复审四步走战略措施外，还可结合以下方法：

（一）记述本单位主要职能活动的。分记述型（报告、总结、报表等）及指导型（指示、规定等）两类。记述型档案可分三类，即典型性、综合性及零星材料。内容有参考价值，可以一概全，有代表性和参评性、成文时恰处关键时间节点而形成的为典型性档案，它往往须永久保管，如新院搬迁专题会议纪要、患者的病历；时间跨度大（年度及以上）、内容涉及范围广的为综合性档案；内容涉及面窄、无独特性、时间跨度短的可括入零星材料，一般短期保存，少数长期保存，如某医院的工作方案。指导型（指示、规定等）档案，职能划分规定、报请上级机关批转、通过的文件等涉及本单位重要职能活动的重大决策等重要的，须永久保存，如某医院关于变更编制床位的请示；一般的，如某单位的委任书，是本单位印发的临时性或小范围执行的规定以及本单位制发的事务性等材料，属短期或长期保存（15年及以下）。

（二）记述本单位辅助职能活动的。主要有财务、文秘和行政事务等工作活动，载体形式通常是纸质传真或电子邮件，这类文书档案短期保存即可，甚至直接不归档。但要明确，此处仅仅指记述本单位辅助职能自身的活动。记述主要职能活动的若在辅助职能活动当中形成，如财务统计报表，是在财务统计工作（辅助职能）中形成，但记录和描述的却是主要职能活动，要长期或永久保存。

（三）记述单位历史和人事变迁情况的。包括在单位机构设置、编制增减及机构和人事调整等事项中形成的档案，作为研究本单位机构沿革、人事变动等重要史料，要永久保管，只有少数可短期保存。人事变迁文书档案如领导人的任免文件等作为研究单位历史沿革的资料须长期保管。

（四）不记述本单位活动的。1.上级和不相隶属单位来文。分政策规范型和参考型两类：（1）某省委省政府关于促进残疾人事业发展的意见。（2）某省人民政府办公厅转发省卫生厅等部门关于进一步加强精神卫生工作实施意见的通知。（3）某市卫生简报。例1和例2属政策规范型，它们虽不是记录本单位活动事宜，却对本单位开展相关工作有指导性价值，在其有效期限内必然要保存，其保存价值即使在过有效期之后也还可能存在。例3是机关简报，不反映本单位活动情况，属参考型的档案，这类上级或不相隶属单位的简报、通报等文件仅供本单位参考、借鉴，绝大部分作短期保存，有些可以不归档。

2.下级单位来文。作为非机关单位，这类文件较少，查阅相关资料可知，大致分三类：（1）贯彻执行本单位文件（含会议）精神的汇报。部分与本单位文件有相互依存关系的可长期或永久保存，绝大部分短期保存甚至不归档。（2）报请备案的文件。主要是下级单位部门自己印发的文件，可短期保存或不归档。（3）请示性文件。涉及单位应办理批复，须连同单位的批复文件同时保存。若是口头或电话答复或可不予批复的，短期保存即可。

医院文书档案价值鉴定，其实就是文书档案使用价值鉴定，涵盖医院年度工作计划和总结、发展规划、会议记录、委任书、统计资料、基建材料、各类协议合约等重要内容，是医院开展优质医疗护理服务、行政管理和党务管理等活动的重要历史凭证和临床科研的必要基础条件，科学管理和合理利用文书档案已成为充分发挥医院办公室参谋助手作用必不可少的一个核心环节。

【参考文献】

[1 ]陈鸣耀,汤国民.正确定位档案鉴定工作——谈如何破解档案鉴定难[J].中国档案,2007(6).

[2]杨端毓.文书档案鉴定工作之我见[J].陕西档案,2008(2).

[3]王海莉.试析文书档案价值鉴定工作中存在的问题及解决办法[J].办公室业务·档案学研究,2014(3).