广东省医院基建档案管理信息化存在的问题及对策研究

文/广东省肇庆市皮肤病医院 林俊达 冯雯棋 赵伟玲

广东省医院基建档案管理信息化存在的问题及对策研究

文/广东省肇庆市皮肤病医院 林俊达 冯雯棋 赵伟玲

笔者经过对五所医院基建档案的信息化管理调查，结合目前医院存在的观念不强、制度不严、技术落后等信息化管理问题，提出强化学习、完善制度、加大投入等整改措施，积极提升医院在基建档案信息化管理方面的科学性和规范性。

基建档案；管理信息化；问题；对策

完备的医院基本建设档案可为医院扩建、改建、维修时提供科学的设计基础、施工依据，加快施工速度，提高施工质量，节省劳动耗费，提高医院的经济效益，也作为医院发展的历史性凭证，为在医院权益的维护、医院建设的持续发展等方面提供借鉴价值。故实现基建档案信息的数字化、信息化，不仅方便基建档案的整理归档和调取利用等工作，也避免了传统纸质档案难以久存的弊端，实现绿色管理，高效管理。

一、目前医院基建档案管理信息化存在的问题

（一）信息化档案管理意识不强。在对五所医院的调查中发现，基建档案的信息化管理是“弱势群体”，从领导到工作人员都不甚重视，在上面花费的资金、时间、精力都相对较少。比如A医院在基建信息化管理方面较为完善，但B、D、E三医院缺少相应的管理制度，而C医院的信息化管理才处于起步阶段。

五所医院的基建档案信息化管理人员都非专业人员，甚至有两所医院找临时工来当管理员，造成基建资料的归类不当、查找困难、资料混乱、不能及时主动回收基建资料等问题，为基建档案信息化管理的完善造成很大漏洞。

（二）信息化管理缺乏常态机制。在调查中发现，5所医院在医疗、上岗等方面都具有详尽完备的制度，并纳入医院的信息化管理，透明、公开、高效。但在基建档案信息化管理方面依然沿用原来纸质档案管理的旧制度，比如目前A医院85%的纸质基建档案都上传医院信息库，但其他四所医院依然只是目录信息化，但档案内容依然大多是纸质化，加上医院对档案信息化管理方面的分类编码不统一，一定程度上影响了医院基建档案信息化的建设进程。

（三）信息化管理设备技术相对薄弱。在调查中发现，A医院在设备与软件方面较为成熟，但其余四所医院都存在由于缺乏专业的基建档案信息化管理设备，造成某些基建档案在由纸质档案、声像档案变为电子档案中的失真、短缺、占据空间等现象；对于基建档案信息化管理的软件上尽管卫生局提供了两套软件，但侧重于医院的常规管理，而医院又没有能力设计符合自己医院特色的信息化管理软件，导致在基建档案信息化管理上还存在不少漏洞，难以让基建档案分类明确、内容巨细、查找方便、提取快捷。

二、完善医院基建档案管理信息化的有效对策

（一）加强学习，增强档案管理观念。医院领导要树立顶层设计理念，高屋建瓴，确立基建档案信息化的管理观念，设立完备的档案管理专业部门；医院档案管理部门要通过多种途径组织档案管理人员学习有关档案管理方面，特别是信息化管理方面的政策、文件，提高医院上下对基建档案信息化工作重要性的认识，提高对基建档案管理的重视度。

医院档案部门要组织档案管理人员学习信息化档案管理的技术、方法，提高工作人员的信息化管理技能，特别是针对基建档案信息化管理，要改变过去安于现状、坐等落成的消极工作方式，改成及时建档、上传云端的主动服务，确保基建档案信息化的完整性和科学性。

（二）完善制度，实现管理的本土化。医院要在原来基建档案纸质化管理制度的基础上，借鉴其他医院在基建档案管理信息化方面的制度，在本院其他项目档案信息化管理的基础上建立、完善基建档案管理信息化的本土制度，对本院的基建档案信息化管理的归档期限、范围、方式、归类、编码等具体要求等做出明确规定，为档案管理的高效提供保障，也为档案管理的移交消除后患。

医院在基建档案管理方面至少要配置一名专职信息化管理工作人员，有效实现基建档案信息化建档时的完整、提档时的明确、归档时的有序，实现基建档案信息化管理的专业化、科学化、质量化。

（三）加大投入，完善管理设备与技术。巧妇难为无米之炊。医院要投入资金，为档案管理部门配置防磁柜、底图柜、电脑、复印大型高效扫描仪等基建档案管理信息化所需的必备设备，完善基建档案信息化建设的硬件设施，确保档案管理信息化的可行性。

要寻找专业的基建档案信息化管理的专业技术人员，结合本院实际设计最为合适的基建档案管理的信息化配套软件，为医院档案管理的软实力。

要加强对档案管理人员的专业技能培训，提高工作人员对基建档案信息化的管理存贮技术，全面实现档案目录的数字化和档案全文的数字化，让档案信息化更上一台阶。

对于资金有限的医院，可采取“寻求外援”的创新管理方式，由专业的建筑设计专业图文公司负责将基建设备基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘等保存于医院的档案管理室或上传医院信息化资源库。

总之，作为医院管理重要组成部分的基建档案信息化管理是医院信息化、国际化发展的必然选择。我们要深刻认识档案信息化管理的重要性和紧迫性，切实做好基建档案的管理信息化，助推医院档案工作乃至管理工作信息化的进程。

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