高校二级系院教学档案管理问题探析

文/长江师范学院传媒学院 喻洁

高校二级系院教学档案管理问题探析

文/长江师范学院传媒学院 喻洁

随着高等教育的发展变迁以及高校自身发展的改革深入，二级系院作为办学主体的重要性逐渐得以凸显，二级系院的主体作用得以提升。而二级学院的教学档案是各个教学单位在长期的工作中形成的最原始的材料，是二级系院在发展过程中留下的珍贵历史资料，对日后查找系院的教学管理、教学实践活动、教研教改等资料提供了依据，具有极其重要的作用。

高校；二级院系；教学档案管理

对于教学档案的管理，在高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范中都做了如下规定：“教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。规模大的学校，对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文、实习报告等可由二级学院保存，学校档案部门只按一定的比例择优接收。”

一、二级系院教学档案管理中存在的问题

（一）档案管理员。二级系院的教学档案管理员往往是由教学秘书或者行政秘书兼任，很少配有专职的档案员。通常教学秘书的工作纷繁复杂，事无巨细，教学管理工作已经占用了大部分工作时间，对于档案管理的重视就显得微乎其微了。严格来讲，二级系院的教学档案管理建设起步较晚，对档案管理员缺乏必要的规章制度要求，在工作过程中管理教学档案的过程并不规范，教学档案管理人员往往凭借自己在工作中的经验累积来开展工作。同时，很少有高校对二级系院的秘书进行系统的档案知识、档案管理规范、档案范围等工作要求进行专业化培训。教学档案虽然是教学活动过程中产生的日常数据材料，但不是每样材料都需要存档，这就需要管理人员具有对档案价值的甄别能力。档案管理员如果没有经过专业的档案知识和技能培训，缺乏必要的档案管理素养，会严重影响教学档案工作的进行。

（二）教学档案重视不够。受到习惯的影响，教师、领导都对教学档案工作没有引起高度的重视，教师容易忽视了对教学档案的日常收集，往往认为只有科研等才需要进行存档。而部分二级系院领导对于教学档案管理工作处于放羊状态，加之教学秘书日常事务太多，导致档案归档并不顺利。

一般而言，教学档案涉及上交学校存档和二级系院自己存档两部分，但通常对上交材料，往往二级系院的档案管理员是等待学校上级通知，具有很大部分的临时性和被动性。而对于二级系院存档材料，往往是全部堆入档案室，极少进行系统、分门别类的存档，降低了档案的后续利用率。

（三）二级系院与教学档案管理归口部门界限不明晰。在实际工作中，二级系院需要面对学校不同部门的档案上交要求，教学工作通常由学校教务处管理，但是档案工作又属于学校档案室工作范畴，因此工作中对于教学档案的具体负责工作容易出现管理真空。很多二级系院的档案管理员是由教学秘书兼任，并不具备专业的档案管理相关知识，而学校有关部门也很少对教学档案管理人员组织培训，因此各部门在催收二级系院材料时，档案管理各有不同，缺乏统一的标准格式，不利于后期归档。

二、应对措施

（一）加强对档案管理人员的培训，提高管理水平。教学档案管理人员是档案管理的直接执行者，管理档案看似简单，其实实际上具有极强的专业性，也必须具有较强的管理能力。鉴于二级系院档案管理员多为教学秘书兼职的特点，高校应该加强对档案管理人员进行有针对性、有重点、有目的的培训，增强管理人员的职业素养，提高业务水平，促进工作效率。培训方式可以采取多种形式，比如定期培训等，组织档案系列资深的老专家进行档案基础知识、相关法律法规等讲解，由从事档案工作多年的工作人员结合日常工作讲解工作中的实际操作问题；召开同行之间的交流会，交流工作中的经验和分享解决方法，不断提高自身的业务水平；邀请档案信息化方面的专家讲解档案信息化的知识，促进信息化管理，提升档案信息化管理水平。

（二）提高教职工的档案意识。二级系院的领导应该从思想上重视学院档案工作的重要性，明确档案工作是对学院发展历史的保护，培养教职工的档案意识，养成在工作中注意累积、保存档案资料的习惯，让教职工意识到妥善保管档案，是对自己档案的保护，对二级系院和教职工自身都是有益的。特别是档案管理人员，不但要加强对档案工作重要性的认识，而且要加强提升自我的档案工作素养和业务水平，做好档案工作，为二级系院的教学科研工作服务。

（三）建立和完善教学档案管理制度。根据业务归属，二级系院的档案室属于学校档案室的延伸，教学工作又是教务处具体分管，教学档案的产生很大程度上与教务处相关，但是根据实际工作中的行政归属，二级系院的档案室和二级系院的管理人员又属于二级系院的直接管理范围，由此可见，二级系院的档案室具有多重属性，因此在二级系院档案管理制度的制定上，应该结合其特性，征集各方意见，制定出具有可操作性的制度。

在业务上，学校档案馆应该给予二级系院相关的业务指导，加强与二级系院档案工作的联系，指导二级系院的具体的档案事务，建立统一标准的档案管理工作流程制度。教务处在对于教学档案的问题上，应该多与学校档案馆沟通，做好教学档案归属工作。二级系院在学校档案室的指导下，结合自己系院特点，建立适合自身的档案管理制度，规范档案管理行为。目前正处于大数据时代，学校档案馆应该推动、指导二级系院全面实行档案管理信息化，对教学信息档案等数据分类、上传至数据库。

三、结语

当前，重庆各高校正在开展学校审核评估工作，而教学档案是审核评估中重要的组成部分，因此二级系院应该结合自身特点，在学校档案馆的业务指导下，根据教学规律，扎实做好教学档案管理工作，实现档案信息化，提高管理人员职业素养，推动二级系院教学档案管理工作更好地为学校发展贡献力量。

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