大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用

文/龙口市档案局　王耀波

大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用

文/龙口市档案局王耀波

本文论述了大数据环境中企业信息化管理的主要内容，以及大数据环境中文书档案信息化利用分析。

大数据环境；企业文书档案；信息化管理；利用

大数据环境中企业的文书档案管理对于企业健康发展具有重要作用，企业文书档案，主要是指企业各种管理活动中形成的具有一定价值的信息。信息化发展过程中，不论政府或者企业个人都可以通过信息化技术进行档案管理工作，这种通过计算机技术的信息管理模式，相比传统档案管理具有众多优势，不但存储量大，而且信息浏览快捷。本文主要对大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用进行分析。

一、大数据概述

所谓大数据，是指伴随人类的网络行为产生的具有真实意义的数据。其中，大数据中包含着巨大的商机。由于互联网的普及，网络技术被运用到生活的方方面面，各种数据量激增。在网络运用过程中产生的难以处理加工的数据就简称为大数据。随着网络技术的广泛应用，一些用户通过相关软件可以对文件进行查询、下载获取、数据管理或者加工处理等。信息化技术不断发展的今天，谁掌握了信息数据就具有占领商机主动权，由此数据资产保护日益成为人们的共识。通常而言，掌握大数据，不只是意味着掌握庞大数据源，而且意味着对相关有价值数据进行挖掘和处理。当前，数据体量不断增加，因此，大数据逐渐成为人们生产生活中不可缺少的东西，伴随着企业信息档案管理建设速度的不断增加，企业文书档案管理逐渐成为大数据信息管理重要部分。

二、大数据环境中企业信息化管理主要内容分析

大数据环境中企业信息化管理对于企业经济效益以及社会效益提高具有十分重要的意义，其中主要包括两个方面的内容，数字化管理以及网络化管理，通过信息化管理，有效利用信息资源，促使企业实现可持续的、健康的发展。

（一）数字化管理。传统企业文书档案管理，主要采用纸质作为信息载体，并且对信息进行必要记录。传统的企业文书档案管理中，录入员需要录入大量数据，不但工作十分繁琐枯燥，而且劳动强度比较大。此外，由于录入信息量很大，不但容易出现各种错误，而且用户查询信息也比较困难。此外，档案管理需要配置大量库房进行资料存放。然而，通过大数据信息化管理模式，载体为电子计算机，在计算机的方式下进行信息管理工作，不但节省人力、物力、财力，而且极大提高工作效率以及降低劳动强度。其中，大数据环境中的企业文书档案管理工作显著特点是可以将纸质档案转化成为数字档案，建立数字信息化档案系统。

（二）网络化管理。文书档案经过计算机处理转化之后，需要采用网络技术对信息档案进行必要管理。计算机联网之后，经过相关处理，数据可以形成不同层次、不同地域、不同范围以及不同类型的数据，这种经过处理细分后的数据，极大方便了用户查询数据，在数据查询过程中，节约了用户时间。企业通过网络化管理信息档案，有利于用户查询快捷以及信息资源共享。对于企业发展具有重要意义，此外，企业文书档案网络功能包括以下几个方面：网络检索、网络分类、网络隔离、网络借阅以及网络复制等。

三、大数据环境中文书档案信息化利用分析

随着经济的快速发展以及信息化技术的不断进步，信息技术为企业带来更大挑战以及机遇。其中，大数据环境中的企业文书档案信息化管理，对于维持企业竞争优势以及促进企业健康发展具有重要作用。相关人员应当加强对企业文书档案信息化管理的研究力度，并且切实做好相关信息化管理工作。不但提高信息档案管理的利用效率，而且促使档案更为科学、完整，对于整个企业发展具有重要意义。现在主要对大数据环境中企业文书档案的信息化管理的利用方面进行分析。利用信息化技术，不但方便用户，而且促进企业发展。

其中，文书档案最为主要的目的是提供有价值的信息给用户，文书档案一般记录企业创立到当前的各项经济活动，比如财务管理、管理制度、人事管理以及科研成果等。文书档案主要保留这些具有一定意义以及价值的文书信息。因此，企业文书档案对于企业以后决策以及发展具有一定参考价值。文书档案实现档案化管理，为客户提供档案服务。这种建立文书档案，并为用户提供功能齐全服务的方式，是大数据环境档案信息化的重要表现形式之一。此外，通过现代化信息技术，不但节省企业人力、财力以及物力投入，而且方便了用户资料复制、检索、查阅等。

三、结语

综上所述，本文主要对大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用进行分析，其中，大数据环境中企业信息化管理主要内容包括数字化管理以及网络化管理。企业文书档案信息化管理不但提高企业经济效益，节省档案管理费用以及提高管理水平，而且方便用户资料检索、复制以及文件下载等。

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