高校的学籍档案管理如何创新

于海涛



高校的学籍档案管理如何创新

于海涛

【摘 要】众所周知，在高校的学籍档案是其十分重要的信息资源，同时，也是教学研究的关键资料内容，能够真实反映教学质量与管理水平，并且在学生毕业分配中也发挥着业务档案的具体作用，在学生综合考查中更是扮演重要角色。因此，对于高校学籍档案的管理工作进行创新是当前最重要的工作内容。

【关键词】高校 学籍档案 管理 创新

一、学籍档案管理观念创新

要想实现学籍档案管理工作的创新，最重要的就是要创新观念。而管理创新的实现，观念创新最关键，并且在管理创新整个过程中始终贯穿。然而，在新形势下，学籍档案管理工作的发展却出现了较多的教育改革问题，所以，应站在管理者的角度上，从实际出发，对原有管理理念进行合理地更新。而档案管理工作人员则必须要对档案管理创新的意义进行深入地认识，并且将成为档案管理工作的最终目标[1]。

二、学籍档案管理方式创新

因为经济条件限制、行政管理条例的制约，所以使得高校档案管理以及学籍管理模式都十分落后。手工操作会耗费较多的人力物力，并且十分容易产生错误，同时，计算机的单机整理不完整而且不及时，在网络管理平台中的违规招生问题也很容易出现管理的盲区[2]。由此可见，档案部门最重要的就是应该对设备与技术进行更新，进而实现工作效率的提升，保证学籍信息录入工作的质量。在此基础上，还应该实现办公系统的自动化，采用现代化的管理手段，并将学籍档案管理工作同学校核心工作进行有机结合，进而为教学与科研工作提供便利条件。

三、学籍档案管理内容创新

（一）学生基本信息录入程序的简化

在学生基本信息入档工作过程中，以往的方法都是档案管理工作人员根据学生升学档案内容进行转抄或者是录入到单机计算机当中，而后，在学生入学以后补充学籍表内容。而这种方式就要求档案管理工作人员需要定期向学生征集新信息的内容并补充记录，这样就加大了工作量，给工作人员增加了较大的压力。构建网络学籍档案管理系统，档案管理工作人员就可以将招生库中的信息导入到学生的基本信息中，后期工作可以利用学生主体性来完成。开通学生权限，使其自主登录到系统中，查看并核对其进本信息，并在不同的学习阶段更新或者补充相应的资料信息。同时，相关的管理部门也可以通过网络学籍档案管理系统中学生的基本信息，并打印出学生需要的相关证件。

（二）成绩信息管理一体化

学生成绩信息涵盖的内容较为广泛，其中有平时成绩、补考成绩及重修成绩等等，而且在学籍档案管理工作中，成绩管理是十分重要的部分。以往成绩管理工作需要教师在校生花名册中记录平时成绩，并且手工登记期末考试成绩，而后将平时成绩与卷面成绩按照相应的比例来计算出期末的总评成绩，最终将成绩册交予教研室，将书面成绩上报学籍科，管理工作人员将最终成绩录入。以上原有的成绩整理方式需要任课教师根据具体的比例来这算分数，并且在成绩录入的时候也很容易出现错误，步骤较为复杂。应用网络学籍档案管理系统，管理部门仅需要在系统中输入所需的课程名称与类别、学生的名单和具体比例的程序，任课教师在完成期末评卷以后可以登录系统，将学生的平时成绩与卷面成绩输入进去，这样，系统就可以自动地生成学生的总评成绩，在核查后就能够直接上报给学籍科。

（三）学籍资料统一数据库资源共享

按照教育部要求，应贯彻并实行高校学生学籍信息的电子注册，并把教育部信息管理平台当作重要的基础，积极构建高效网络学生学籍管理统一数据库，最终实现资源的共享。而对于学生来讲，就能够随时查看自身考试的成绩；对于学员的领导而言，能够对学生选择选修课的数量及考查的成绩进行深入地了解，进而达到课程优化设置的目的；对于学校相关部门而言，则能够对学生学籍的异常情况进行查询，并将学生学习资料打印出来。最为重要的就是，网络学籍档案管理系统内部还具备学生学历学位证书管理功能，能够有效地满足社会各行业对学生学籍、学历信息资料的验证需求。在此基础上，应实现高校网络学籍档案管理系统同教育部和教育厅信息管理平台的连接，为上级部门掌握学生情况提供便利，更有利于调整并制定政策。同时，网络学籍档案管理系统还需要实现资源的共享，进而推动学籍管理工作的规范化与效率化。

四、学籍档案管理人才资源创新

加快学籍管理工作人员的自身素质建设，定期对学籍管理干部进行培训与教育，以培养其职业道德并提高业务水平。对先进的教育政策、法律法规进行学习，熟练掌握现代化的管理技术与方法，了解学籍管理的特点，进而不断拓展自身知识面，提升实际运用的能力与操作的水平。

五、结语

综上所述，学籍档案管理工作十分繁杂，并且要求细致，所以，需要学籍档案管理工作人员付出较大的努力，并具备耐心与责任心。由此可见，高校学籍档案管理部门的工作人员应在长期实践中学习并总结经验，及时发现存在的问题，时刻关注档案管理的新技术与新动态，找出新的规律，掌握学籍管理工作的发展方向，更好地开展高校学籍档案管理工作。

参考文献：

[1]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界,2011(15):46～47.

[2]郭登权.浅谈高校学籍档案管理现状与对策[J].华人时刊（中旬刊）,2013(7):215～216.

（作者单位：内蒙古锡林郭勒职业学院草畜学院）