权变观视角下的秘书工作激励

张 凯



权变观视角下的秘书工作激励

张 凯

【摘 要】提高秘书人员的工作绩效对提高秘书所在的整个组织的工作绩效将发挥重要作用。激励是调动秘书人员工作积极性的核心问题。秘书工作激励，涉及激励的涵义、秘书人员工作激励的意义、原则等方面。

【关键词】权变秘书工作激励 意义

激励是现代管理中的一项重要职能，是调动人的积极性的核心问题。现代管理面对的是各种类型的组织：企业组织、行政组织、教育组织……秘书这一职业具有泛行业性，即秘书人员工作在各行各业、各种类型的组织中。秘书人员广泛分布于组织的各个领域、各个层次中。组织的高层、中层、基层均有秘书部门或秘书人员。秘书人员要办理众多的工作，要处理上下、左右、内外的许多关系。鉴于此，根据秘书工作的特点，运用激励的原则，对秘书人员采用相应的激励方式，对于提高秘书人员工作的效率，将发挥重要作用，进而对提高秘书所在的整个组织的工作绩效将会大有裨益。

按照管理学、行为科学的要求去研究秘书活动的主体——秘书人员，根据组织所处的内外条件的变化和不同而随机应变，即引入权变观作为对秘书工作激励的一种指导思想。

一、激励的含义

在管理学、心理学等学科中，对激励各有定义。激励在管理学中是指调动人的积极性的方法；在管理心理学中指使个体增强内在动力，以更高的积极性和创造性去追求既定目标的过程。根据对各种研究的概括和综合，结合秘书工作，可以形成有关对秘书人员进行激励共同的本质的认识，应明确下述问题：

第一，激励是调动秘书人员积极性的核心问题。激励问题解决得好，秘书人员的工作积极性就高；如果忽视对秘书人员的激励，或激励方法不得当，就会降低秘书人员的工作积极性。

第二，秘书人员工作积极性的强弱是一个内在变量，它是不能被人们的感觉器官直接感知到的，也就是说，对秘书人员的激励效果的考察，只能通过观察判断秘书人员由积极性推动所表现出的行为即工作绩效而得出。

第三，激励手段、方法的选择是对秘书人员进行激励的关键的所在。在这里权变观的引入也正是为了实现在激励中的灵活运用，避免在对秘书人员的激励中拘泥于某一种一成不变的方法。

二、秘书人员工作激励的意义

由于秘书工作的特点，对秘书人员进行工作激励就具有特殊的意义。从现代系统论的观点看，秘书人员是处在一种动态的“人——人”活动系统中的，对秘书人员的要求与处在“人——机”系统中的工程技术人员是不相同的。在“人——人”活动系统中，无论是活动的主体还是活动的客体都是人。因此，要根据秘书人员工作中的心理特点及规律开展对秘书人员的管理，对促进秘书工作效率的提高。而要提高秘书的工作效率，大致从两方面着手：一方面应该的提高秘书自身的思想、文化、业务水平，另一方面应该充分发挥激励因素的强大作用。这样，对秘书人员的工作激励就具有了重要的现实意义。

（一）提高秘书的工作绩效，进而提高整个组织的工作绩效是激励最显著的作用

美国心理学家威廉.詹姆士曾进行过专门的研究。他发现：在日常工作中，人们只要使用20%—30%的能力便可以完成的任务，还有将近70%—80%的能力没有被发挥出来。如果能通过运用激励手段充分调动人的积极性，便可以发挥出80%—90%的工作潜能。由此可见，由激励所产生的效果是非常显著的。

秘书部门和秘书人员是联系领导部门和各职能部门的桥梁，因此，秘书人员工作效率的高低，将会影响整个组织的工作效率。以领导人员越来越重视的秘书辅助决策为例，在领导决策过程中，秘书要起好辅助作用，诸如搞清情况，出谋献策，提供决策依据、参考方案，草拟决策文稿，组织和监督决策的施行等。领导为了实现决策的科学化，需要借助于秘书所发挥的智囊、“外脑”作用。这样，秘书工作热情的高低、工作是否主动就与领导决策和整个组织的正常、高效运转联系在一起了。如果秘书在辅助决策中工作热情低，不愿担负责任，将不利于领导决策，并影响到整个组织的工作绩效。

（二）激励是吸引秘书人才为组织工作的有效手段。

从事各种职业的人员，均有通过工作满足其自身需要的要求，秘书人员也不例外。我们可以将秘书人员的需要简要概括为物质性需要、精神性需要。

秘书人员的物质性需要包括诸如提高工资、奖金、解决住房的需要；秘书人员的精神性需要包括诸如要求晋升、进修学习，渴望受到表彰，获得领导、同事的信任等。

（三）通过激励可以使秘书人员变消极为积极，充分挖掘自身潜力。

在秘书的工作中，不可避免地要产生一些消极情绪。例如秘书加班加点撰写的一篇文稿，被领导的一句话给否定了；领导成员间有了矛盾，把秘书当作“迁怒”的对象等。秘书人员经常从事事务性工作，日复一日，也难免滋生消极情绪。

因此，对秘书人员的激励可以改善秘书人员的情绪，趋利避害，以积极的态度面对每一项工作。

参考文献：

[1]赵中利,史玉峤.现代秘书心理学[M].青岛:青岛出版社,1996.

[2]陈贤华.秘书工作论[M].成都:四川大学出版社,1996.

[3]侯玉珍.秘书学[M].北京:海洋出版社,1997.

（作者单位：黑龙江省体育彩票管理中心）

作者简介：张凯，男，硕士，黑龙江省体育彩票管理中心助理研究员，研究方向：决策与战略发展。