浅析新时期的会计档案管理

文/重庆工商大学 邹晓露

浅析新时期的会计档案管理

文/重庆工商大学 邹晓露

会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包含会计凭证、会计账簿、财务会计报告等内容的会计核算专业资料。本文就新时期会计档案管理存在的问题进行探讨，并提出相应的改善措施。

新时期；会计档案；改善措施

档案管理是具有管理性、服务性和政治性的一项工作，在科学技术日新月异的新形势下，坚持便于利用的原则，集中统一管理档案，维护档案的完整和安全，是做好档案管理工作的前提。数字化和现代化的档案管理工作，顺应了时代发展的趋势，工作效率大幅度地提高，工作时间缩减，人力资源和物力资源得到有效地利用，但是，尽管如此，档案管理工作仍存在着诸多的问题。

一、会计档案管理工作存在的问题

（一）管理制度落后。会计档案归档方面的制度不完善，不同的经办人手中都留存一些应该归档的会计数据，导致会计档案归档的缺失。会计档案管理以会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料为主，在新时期信息技术的推动下，形成电子文档、程序文件、数据结构等新的会计档案信息载体，由于缺乏相应的管理措施，会计档案归档工作未能妥善完成。另外，有些单位或者部门管理不善，会计档案保管、移交制度不完善，职责不清，出现随意摆放档案，档案被许多无关人士翻阅，导致档案泄密甚至丢失的局面；负责人管理档案的装订和存放，在负责人缺席期间，档案资料没有设置使用权限，交接不清，给接替人员或者后续工作带来不利影响。

（二）管理工作不到位。有些单位档案管理意识落后，不重视单位的会计档案，未安排专人负责管理会计档案，既不培训现有工作人员的现代化知识技术，又没有引进现代化的会计档案管理人才。会计档案的管理人员不固定，一般由财务部门负责财务的会计兼任，没有专职的会计档案管理职位；会计人员不具备专业的计算机知识，不清楚会计档案管理的软件系统安全维护等一系列问题，使得会计档案管理存在安全隐患。有些不重视会计档案管理工作的单位，投入少量资金在更新设备上，单位管理手段落后，导致现代化程度低，严重制约了会计档案管理工作的开展。会计档案整理工作不到位，相关的表格、目录不完整，致使会计档案移交手续不清，到期的档案未能及时处理，造成会计档案堆积如山的情况。

（三）资源利用不充分。很多部门利用范围狭窄，利用方式片面，只重视资金的管理利用，忽视了会计档案资源的利用，造成会计档案管理资源的浪费；会计档案具有保密性，一些单位会严格限制利用者的身份和权限，使得利用者范围缩小；需要利用档案的利用者受到限制，不能利用会计档案，使得会计档案的史料和作用难以发挥。

二、会计档案管理 工作的改善措施

（一）建立健全会计档案的管理制度。规范归档制度，确保档案的安全性，选配高素质、专业性的管理人员，配备必要的档案设施，制定专门的管理制度来维护计算机中的会计档案的安全，推行电子档案和纸质档案双套保管的制度，实现会计管理的规范化、标准化。采取保密措施，合理限制利用者的权限，严禁无关人员随意翻阅，禁止查阅和复制会计档案的人员在会计档案上涂画、抽换，确保借出的档案能按时归还。认真对待会计档案的销毁工作，建立严格、完善的会计档案销毁制度。

（二）优化会计档案的管理工作。计算机的应用和普及，给会计档案管理工作带来极大的便利。单位应该重视会计档案管理工作，加大投入力度，引进先进的技术，注意保管场所的安全；建立和落实会计档案管理工作责任制，明确工作人员的职责，确保有效落实会计档案收集、归档、保管等工作；加强对会计档案管理人员的培训，提高管理人员的业务素质，保证会计档案工作的质量。会计档案管理人员要严格按照保密性要求，及时对档案进行维护和备份，防止电子系统数据被恶意篡改；定期维护计算机系统，防止病毒侵害。合理利用会计档案资料，减少存储空间和存储成本，方便档案的查询。

（三）提高会计档案管理人员的工作能力。会计档案管理的专业性，要求管理人员具备足够的能力。会计档案管理人员首先要具有良好的素质，以身作则，廉洁奉公，保持独立公正的立场；与时俱进，积极转变观念，运用现代化的手段服务于会计档案利用者；会计档案管理人员不仅要有档案管理学知识，还应该具备会计专业知识，熟练地使用各种软件系统，具有现代化的管理手段。单位应该加强培养管理人员的素质，引进专业人才，通过定期的培训提高会计档案管理人员的法制意识。

三、总结

总之，随着我国经济的快速发展，现代化信息技术已经得到广泛地应用，在这样的新形势下，会计档案管理工作应该适应时代发展的需要，充分发挥其所具有的优势和作用，为构建社会主义和谐社会服务。

［1］孔小芹.浅谈会计档案管理的重要性及完善措施［J］.行政事业资产与财务，2014（01）：41-42；35.

［2］侯春兰.新形势下会计档案管理存在的问题及改善措施［J］.扬州教育学院学报，2013（04）：28-31.