大数据时代背景下的档案管理探讨

文/宝清县农村社会保险管理局 蔡美羲



大数据时代背景下的档案管理探讨

文/宝清县农村社会保险管理局 蔡美羲

【摘要】在当前大数据时代背景下，如何进一步加强档案管理工作，是当下众多档案管理人员所要面对并思考的问题，本文作者结合自己的工作实践，对大数据时代背景下的档案管理进行了细致的探讨和分析。

【关键词】大数据；档案管理

当前信息时代发展速度越来越快，因此各行各业都需要对目前复杂的数据进行有效地整理。从实际情况出发，不断地重视对大数据的有效管理，才可以更好地顺应时代发展的需求。在档案管理领域中，因为涉及到众多的信息，就需要提供数据，保存社会中的相关记录，同时可以随时进行检阅、搜寻、查找、利用。而这些也构成了大数据时代下档案管理工作的主要内容。由于所涉及的任务繁杂，因此就需要采取有效的措施，来不断完善目前的档案管理工作。

一、大数据时代下档案应用管理中出现的问题分析

（一）专业数据处理人才不足。在当前的档案管理中，缺少拥有扎实的数据处理能力的专业人才，主要是统计员和分析员。根据当前社会发展的趋势来分析，在未来很可能会根据档案管理数据分析目前国家人力资源分配的具体现状，因此分析人员责任重大，他们关系到国家、企业的竞争力。而解决这一问题，单单地增强对当代大学生的技能要求，或者引进国外优秀人才是不能解决问题的，因此就需要加大力度，不断增强对专门人才的培养力度，来更好地适应大时代数据的档案管理需求。

（二）档案数据存储系统安全性能不高。对过去的企业引进人才模式分析，可以发现企业中建构的信息都比较分散，信息无法流通，因此也就造成了企业无法直接对档案数据进行有效地整理分类，这就无法发挥出信息本身最大的利用价值。随着当前科学技术发展速度的加快，数据信息也更加容易泄露、遗失。这种数据破坏力极其强大，并且难以恢复。因此当前数据整合所带来的储存信息安全性需要引起高度的重视。

（三）档案信息存储、获取效率低。根据目前的大数据处理方式分析，一般情况下，都是输入容易，输出难。在处理数据时首先需要将相关的信息数据送往一个专门的数据库，一般数据库运行的数据较多，则本身已经构成一个大数据。根据当前社会发展现状分析，企业活动规模、数量越来越大，数据访问、查询频率也就越高。因此当下如何采取有效措施，解决与此相关的问题，就成为了当务之急。

二、当前档案管理引入大数据处理方法的必要性

（一）大数据处理方法可以满足档案管理需求。目前国家对档案管理提出了以下几个方面的要求：多用信息、少用能源。对于档案管理机构而言，其主要任务就是作为长久保存资料的场所，及时为大家提供必备的信息资料，因此是一种为社会服务的机构。它本身拥有广泛的信息，但是由于当前存在种种问题，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人们对档案管理意识不高，使得目前的信息资源并没有得到充分的利用跟发展。只有一个城市中的档案管理体系不断完善，才可以为市民提供更多的便利机会，同时才可以促进城市档案管理的进一步提升。目前应该从多方面出发，定期整理已经保存过的信息，跟社会需求相结合，从而达到为社会公众服务的目的。

（二）大数据处理可以加强相关电子文件管理。随着当前社会发展水平的迅速提升，电子文件的数量也在与日俱增。对电子文件的搜寻也变得比纸质材料更难。因此就需要采取适当的方法对其进行有效处理。当前主要应用的方式是对电子文件进行宏观鉴定，首先判断其是否具有自身的文件价值。这就需要做好两个工作，首先采取大数据处理方式将其归类整理，最后再根据其价值进行归档处理。

三、促进大数据时代背景下档案管理的有效措施

（一）不断地促进技术发展。技术水平越高，处理大数据的档案管理效率才会越高。当前应用的档案管理技术，应该满足高效、快捷的特点。目前常用的模式主要指采用新型的技术，来更有效地获取、存储、挖掘、查询信息，从而提供有效的决策分析。随着未来的进一步发展，可以不断发展形成产业化的创新模式。

（二）提升档案管理技能。对数据进行有效管理可以获取有效的数据信息资源。对于企业而言，由于内部的数据有时需要保密，因此横向之间无法做到共享，这就导致了目前无法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不断完善目前的档案管理，使信息的安全性能得以保障。

（三）加强数字化文件管理模式的发展。在当前的大数据发展时代背景下，人类档案管理的方式不断更新，主要涉及以下方面：电子文件、电子档案、数字化文件。相比较传统的纸质材料，电子文件本身具有众多的优势，例如：具有储存便捷、占据空间小、传播方便等特点。因此它可以快速储存多种信息，更加适应大数据时代对于档案管理的相关需求。

四、结语

在当前的21世纪，数据竞争会发挥出越来越大的优势。因此只有对数据进行充分有效地利用，不断挖掘背后潜在的数据价值，才能不断促进各行各业的发展。同时需要充分利用大数据的管理模式，来不断产生新型的管理方法，来促进档案管理工作的开展。另一方面随着大数据的迅速发展，也带来一些相对应的问题，这需要辩证看待。适当采取有效的措施，来不断促进在大数据时代背景下，当前档案管理工作的进一步发展，也就成为了当务之急。

【参考文献】

［1］李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨［J］.云南档案，2013（06）：48-50.

［2］钱小英.大数据时代背景下的档案利用服务探讨［J］.信息技术与信息化，2014（10）：117-119.