电子档案与传统档案管理的异同对比

文/株洲南方航空高级技工学校 谢俊鸿

电子档案与传统档案管理的异同对比

文/株洲南方航空高级技工学校 谢俊鸿

在当今信息技术高速发展的时代，电子档案管理逐渐成为时下潮流的信息管理发展趋势。在进行电子档案管理过程中为了加强对电子档案的有效管理和归档工作，找出电子档案与传统档案管理过程中相同点和异同点进行分析比较，更好的帮助今后电子档案和传统档案管理工作。

电子档案；传统档案；相同点；异同点

近年以来，我们在电子信息技术方面已经拥有重大的突破，一些相应的技术也在不断地发展和完善。随着计算机的发明和计算机技术的延伸，已经从本质上改变了传统的档案管理办法。本次主要针对当前电子档案管理与传统档案管理办法之间的相同点和异同点进行分析对比，通过对两者之间的相互比较，为更好的帮助完善档案之间的管理，找出提高档案管理的办法和存储途径。

一、电子档案与传统的档案管理之间的共同点

（一）电子档案与传统档案管理基础相同。电子档案管理过程中首先依靠的是传统的档案管理办法，将传统档案管理过程中需要用到的信息转换为电子档案管理的办法，传统的档案管理是电子档案完善的基础。在当前的电子档案管理过程中，一般需要依靠外部力量将信息资源通过网络电子形式进行收集和传输，然后进行分类存储归档，但是，在这过程中，信息资源并不会自动地进行分类存储归档，需要依靠传统的档案管理办法先进行分类存储归档，然后转换成电子档案形式进行储存。另外，对于电子档案管理和传统档案管理都离不开科学有效的管理办法，都需要人为的进行分类和存储，管理工作对于这两者之间的正常运行有着非常重要的作用，如果出现交叉或者错误，必然都会对电子档案管理和传统档案管理带来不必要的麻烦。

（二）电子档案延伸了传统档案的信息资源。电子档案最大的优势之一就是能够储存非常大的信息资源，而且在储存大量信息资源的同时占有非常小的体积。在电子档案储存大量的信息资源过程中，我们可以非常容易地找到相关的信息，更好地进行使用，达到最佳的使用效果。在利用电子档案信息搜索过程中，可以通过电子档案整理出来的框架篇目进行查找，让后利用电子档案查找出来的信息对应的在实际档案归纳所在的位置进行使用。使用电子档案管理对比传统档案管理减去了不必要的麻烦，扩展和延伸了传统档案管理办法，寻找档案内容更加便捷。对于使用电子档案管理和传统档案管理来说更是现代与传统方法的结合。

（三）电子档案管理和传统档案管理基本原则相同。档案的管理方式一般都是依靠传统的档案管理原则，而对于电子档案管理和传统的档案管理都是遵循这种原则。电子档案管理和传统档案管理都是采用相应的技术条件进行整合，然后再不断的进行改革创新，寻找满足时代发展要求的档案管理办法，但是总体上来说都是为了寻找更加方便的档案管理办法。电子档案管理和传统档案管理相互之间各有优势和不同，但是两者的相互管理办法和原则都是基本一致，而电子档案管理的出现一方面更是适应时代潮流的新产物，方便满足人民对档案管理的需求，另一方面也是帮助传统档案管理进一步延伸和拓展了社会功能。

二、电子档案与传统的档案管理之间的不同点

（一）电子档案和传统档案归档的方式上有所不同。电子档案管理一般采用的是电子编码技术，在这种技术产生的文件可以对里面的内容进行修改编辑，操作简单方便，而且还不会留下操作痕迹。电子档案归档可以储存在不同的计算机上，另外，只要有电子储存设备都可以对电子档案进行而存储。而对比传统档案存储一般是采用纸质版的文字进行分类归纳储存在档案馆或者图书馆等档案管理中心，传统档案管理过程比较复杂和困难，所需要的人力劳动资源比较大，容易出现错误。另外，传统的档案修改不同于电子档案，其中修改过程比较麻烦，需要耗费更多的人力资源。

（二）电子档案和传统档案管理方式和保管方式不同。电子档案管理与传统档案管理有着本质上的区别，一般电子档案管理可以编辑不同的文件进行一级管理，并且对于不同的文件采用不同的文件编制名称，然后再进行分类归纳。这种管理方式更加严格具有条理性，减少了档案管理过程中出现的错误和档案管理人员的劳动强度，更加人性化。另外，对于电子档案管理和传统档案管理上两者的保管方式也不一样，电子档案管理一般是保存在电子文件载体上，而传统档案管理一般是保存在纸质版的文件上。对于两者的档案内容相互交流上，电子档案更具有灵活性，可以相互进行交流，而传统档案管理却比较单一，信息之间的交流比较麻烦。

（三）电子档案和传统档案两者的查询方式不同。对于电子档案和传统的档案两者的查询方式上有着非常大差别，电子档案查询一方面需要依靠的是一定的计算机技术管理，例如，对于电子档案查询上一般需要在一些档案管理中心注册、登记或者缴费成为会员，然后才有权限进行相应的档案查询。而传统的档案查询方式并不同于电子档案的查询，一般可以去档案管理中心进行查找，寻找到用户需要的档案文件内容。

三、结语

当前随着信息技术和时代革新的不断发展，档案管理工作需要逐渐改革，并且采用更加高效的管理技术和方法，帮助档案管理工作更加顺利地进行，为时代的发展做出一定的贡献。在这过程必须认真对电子档案管理和传统档案管理上共同点和差异进行分析，找出两者之间不同的优势和劣势，采取有效的管理办法，更好地完善电子档案管理工作。

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［2］乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性［J］.湖北函授大学学报，2015（14）:81-82.

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