新形势下医院综合档案管理存在的问题与应对策略分析

文/德州市人民医院 王明



新形势下医院综合档案管理存在的问题与应对策略分析

文/德州市人民医院 王明

【摘要】医改新形势为医院的综合管理提出新的要求，档案管理是目前医院普遍存在的管理短板，存在的问题主要表现在管理模式落后、人员素质不强、设施设备陈旧等，本文在分析存在问题的基础上，提出新形势下提高医院档案管理水平的建议和对策。

【关键词】医院；档案管理；存在问题；对策

医疗改革对医院的综合管理能力提出了明确的要求，档案管理作为医院管理的一个层面，一直以来在管理的各个层面中处于弱化地位，影响到医疗综合管理能力的提升。如何加强档案管理，更好地提升服务能力，是值得探讨的话题。

一、当前档案管理中存在的问题

（一）制度不健全，管理模式落后。医院作为专业技术服务型组织，工作核心以医疗临床为主，医疗护理相关制度较为系统全面，档案人员的职责多不明确，档案的收集、整理、借阅、保管等制度，医院档案管理的综合体系，档案工作的操作流程与考核体系都不健全。医院现有的目标考核体系中，档案工作一般不列为考核因素，所以也得不到应有的重视。

（二）职能分散，协调机制缺失。一般医院都设有综合档案室和病案室，职能是收集汇总医院的综合类档案，一般设立的综合档案室只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、患者病历、基建档案、器械设备档案、影像学档案、活动宣传档案等由各业务部门管理，产生多头管理、各自为政的局面，没有统一的管理标准和管理部门，往往导致档案收集不全，档案汇总时步调不一，也为档案的归类、检索等档案利用工作带来困难。

（三）从业人员专业性不强，素质有待提高。档案专业人才普遍缺乏，无论从专业角度还是从业人员数量上看都存在这种情况，医院的档案管理人员专业出身较少，多数是其他专业转行，许多部门由其他专业人员兼职，这些人往往档案管理知识缺乏。并且档案管理人员年龄普遍较大，许多医院对档案专业毕业生的招聘意愿不强，导致人员素质和数量不能适应档案管理的要求。

（四）协调机制与保密意识弱化。档案人员培训机制弱化，档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训。一些人仅限于档案的收集和保存，对档案法及保密法规掌握较少，缺乏档案修复知识与技能，容易产生档案丢失及泄密风险，发生风险事件后的应急处置能力更是近乎空白，整体的协调与保密及应急预案跟不上形势要求。

（五）基础设施与技术工具落后。医院档案室多为陈年建筑，设备与技术手段的投资不足，设备陈旧老化现象较为普遍。在信息化飞速发展的新形势下，档案设施设备建设跟不上时代的要求，对收集、归档、检索的效率很低。管理设备不全、技术手段落后直接影响档案管理工作的开展，制约医院综合服务能力的提高。

二、新医改下医院档案管理的对策与建议

（一）建立适应医院发展的档案管理模式。把档案管理作为医院管理的一个重要层面，从档案管理的环节，比如收集、归档、入库、查询、检索、保存、修复，到对档案管理部门和人员的考核，都要纳入医院管理事项，进行日常管理。同时，对医疗、护理、基建、器械、感染保健等担负一部分档案整理和收集的部门，也纳入档案管理范围。要从管理环节、管理模式、人员考核、绩效奖惩上对档案管理进行规范统一，建立起适应现代医院发展的档案管理模式。

（二）加强档案管理的信息化建设。要从提高档案管理效率和服务效果的角度，加强信息化建设，配置信息化设备，一方面强化档案的信息化，在做好纸质实物档案管理的基础上，建立电子档案，方便储存管理。另一方面，强化档案管理信息化，特别是档案的登记、归类、检索、传递可以通过信息化手段实现，如建立档案局域网、档案检索系统、档案办公系统等方式，可大大提高档案管理效率。

（三）强化档案的标准化流程。近年来，许多医院的医疗文书、设备基建档案的管理较前有所细化，但医院综合档案管理规范没有明显的提升，缺少标准化流程。对此，医院档案管理部门也应当从规章制度、操作流程实现标准化，明确档案各项人员的岗位职责，从增强服务能力着手，对档案的收集、整理、录入、检索、保存、保密各个环节都要有明确的流程，从档案管理的源头到结尾予以规范，形成一套标准化的档案管理体系。

（四）持续提高从业人员素质。新形势下，档案管理人员要掌握多方面的知识，包括档案法、保密法、办公自动化、医疗管理、人事管理、器械、水电和建筑管理多个方面。一是档案管理人员要加强自学与外出培训，确保知识与技能的更新。二是常开展医院相关人员的知识培训，提高人员整体意识与水平。三是档案管理人员要走出科室，常到临床一线，到其他部门实地调研学习，提高综合素质。

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