论现代企业中的档案数字化管理

文/兖矿鲁南化工有限公司 刘晓丹



论现代企业中的档案数字化管理

文/兖矿鲁南化工有限公司 刘晓丹

【摘要】数字化管理是现代最符合市场与企业现状的一种管理方式，尤其运用于企业档案的管理。企业在探索中不断地尝试新的管理方式，会给公司带来意想不到的收益，它们会相辅相成共同构成良好的系统管理体制。在经济效益占据主导的今天，把档案数字化管理运用于企业的内部档案管理中是非常有必要的，也必然是未来发展的趋势。关于如何运用此种管理方式有效地对企业内部的资金流向与控制进行控制，是本文探讨的话题。

【关键词】现代企业；档案数字化；管理

企业的发展推动着社会的进步，在企业的运转上寻求一个良好的管理方式是发展的前提。如今的市场以满足客户要求为主要准则，档案数字化管理可以将企业与其合作方的合同都简单地表示出来，使得整个企业稳定高效而精简地运行着，针对主要目标以最低的成本换取效益最大化。本文围绕档案数字化管理为核心展开讨论，在论文开头论述了此种管理方式在企业档案管理中的优势与存在的问题，分别从企业员工与客观的角度阐述这两方面。其次简单论述了实施档案数字化管理需要注意把握的几个环节，为企业正确使用管理方式创造最高效益提供建议。

一、档案数字化管理在企业运用中的问题与优势

（一）运用新型管理方式的问题。数字化管理是一个有效管理档案的方式，它能够帮助企业提高前瞻性，但在我国，由于数字化管理的发展还是一个刚起步的过程，很多企业对全面预算管理的理解是片面的、不科学的。档案化管理是发达国家多年积累的先进管理经验，对企业的发展起着举足轻重的作用。如何确保新型管理方式在档案梳理中的顺利执行，全面普及准确的数字化管理系统是很有必要的，这种体系的建立在企业的运行里起到主导作用。

目前，企业及基层单位的各种档案管理多数是处于松散型的，即使在一些实行了档案化管理的企业，其不成熟的管理也没有渗透到企业的经营活动中去创造效益。究其原因，与没有建立一个强有力的管理组织体系有直接的关系，这致使企业数字化管理的目标编制、考核与监督都不能落到实处。另外，一些企业建立的数字化系统未能全面覆盖公司的所有档案，档案管理的编制、执行、监督、考核制度不健全，制度流于形式，未能有效执行。

（二）数字化管理在企业运用中的优势。数字化管理的实施不需要耗费太多的人力与时间，计算机的全自动整理将会减少工作人员的负担，使得办公效率大幅增长。此种管理方式比起传统的方式更加方便与快捷，一方面而言，此种管理方式的工作环境需要由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成，工作人员只需要占用上班时间对档案的整理进行一个简单的操作。另一方面，在特殊情况下急需某项资料时可以很快地显示出来，避免了翻找庞大的资料库与让合作方等待的尴尬局面，全面高效的管理方式为公司创造效益。在办公方面，当数字化管理系统全面实施后，办公桌上取而代之的都是计算机打印机等现代设备，符合一个现代化企业的企业形象。各部门之间的交流通过数据明确呈现，减少错误的出现。企业的数据通过复杂的编码和解码过程形成电子档案存储于硬盘中，与实物载体没有必然的联系，保证了企业资料的绝对保密，防止了内部资料外泄。

二、实施档案数字化管理需要注意把握的几个环节

（一）建设系统工程，实现信息共享。为了实现数字化管理，建立一个现代化系统是非常有必要的，但这是一件相对而言复杂的事，因此必须得到企业的重视。首先需要请专业的团队来建立系统，保证企业中的信息网持续共享且拥有较强的私密性，把一套相对应的软件安装好，正式成立数字化管理系统。企业对每个员工要进行基本的培训，尤其是培养员工对软件的操作能力，以完成对系统的了解与掌控；在系统进行工作时备份与加密必不可少，结束一天工作后需要进行录入、保管，这些都是数字化系统普及后应养成的良好习惯。为了更好地提高工作的效率，企业也可考虑建立内网，以实现实施共享数据。

（二）建设组织队伍，提高管理水平。企业对自身员工也应该提出要求，才能最大程度上提高公司的效益，建立更全面的系统。组织员工进行实践学习，培养员工的分析能力，员工的工作模式也逐渐由体力劳动转型成脑力劳动。在对员工进行挑选时，基本的应用办公软件应该熟练掌握，整体提高员工的操作能力。提高电子文件保密管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高档案数字化管理水平。

三、结束语

综上所述，本文论述的优势表示，数字化管理对企业档案调控有很大的推进作用。如今，数字化管理已渐渐为各大企业所用，其高效精简的工作效率在业界树立起了良好的口碑，已经成为企业降低成本追求利润最大化的主要管理手段。以完善的系统准确地控制企业的档案是数字化管理的特点，它能使企业的进步发展少走弯路，是企业步入现代化的标志，也是加快企业运转效率的必经之路。针对企业档案管理数字化进程中存在的障碍和问题，还需继续进一步扩展和深化研究对策，逐步实现档案数字化管理的完美应用。

【参考文献】

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