探究企业档案管理社会化问题

文/山东省邹平县集祥房地产开发有限公司 高宝梅

探究企业档案管理社会化问题

文/山东省邹平县集祥房地产开发有限公司 高宝梅

近些年我国经济不断发展，我国的企业也逐渐发展成熟。企业档案管理对企业的持续发展具有直接的影响，企业档案有效地记录着企业的发展历史，针对企业的发展成果，企业档案拥有第一手材料。要想提高企业的工作质量和工作效率，就要将企业档案管理形式进行创新。企业档案管理社会化，可以将企业档案管理的科学性进行有效地提高。本文主要针对企业档案管理社会化进行有效的论述。

企业；档案化管理；社会化

企业档案是企业发展走势分析的重要资料，也可以有效地代表企业的发展形势，因此企业档案管理是非常重要的。利用我国传统的企业档案管理制度，无法适应现代经济发展趋势，利用不合理的档案管理制度，对于企业的发展具有不良的影响。近些年企业档案管理呈现社会化趋势，企业管理档案的成本得到节省，档案管理更加科学化和精细化。企业档案管理社会化，使企业相关的内容变得更加透明，促进企业的发展。

一、企业档案社会化管理的合理性分析

（一）降低企业的管理成本。档案处理工作是企业必备的工作，要想利用自己的部门员工对档案进行处理，那么工作量就会加重，企业的运营效率也会降低。针对企业的管理方面，要想将企业的运营效率不断加快，那么企业档案处理工作必须实现社会化的管理，将企业的管理成本有效地降低。一方面，可以将企业的人力和财力成本进行降低，另一方面，可以将中介档案管理的运营效率有效地提高，其服务的对象比较集中，其服务流程也非常合理，也可以将中介档案服务公司的管理成本进行有效地降低。针对档案外包工作，就业机会不断增多，使社会的分工合作更加合理，使企业的管理成本降低，促进企业的产品创新和研发。

（二）提高档案资源的利用率。企业主要是利用外包档案公司，有效的管理档案，借用中介公司的人力资源，可以有效对接人才，使人才的利用效率不断提高。利用外包公司，可以充分利用企业的档案资源，这样一来，档案资源可以拥有更多的管理服务，具备更多的档案，那么就会具备更多的 信息量，可以大规模的整合外包档案资源，以企业利益为前提，那么市场就会具备更多的信息资源，市场人才库就会具备更多的资源。总之，档案社会化模式属于一种新型的模式，可以有效地促进企业更好的运营，使现代管理更好的发展，使资源的利用效率不断提高，使资源得到高效利用。

二、企业档案管理社会化的表现

（一）实现集中统一的管理。实现档案管理的社会化，可以集中统一管理所有档案，有效地实现档案管理社会化。在社会经济的不断发展过程中，衍生出企业档案管理社会化，和传统的档案管理模式进行比较，二者具有很大的不同。针对传统的档案管理，企业的内部相关机构主要负责员工的档案。在实际管理过程中，需要以员工的级别和文化程度为基础，有效的划分企业的相关机构。利用这种管理模式，很容易就出现管理混乱的情况。企业档案管理社会化，可以有效地集中管理员工档案，由相关的机构集中统一管理员工的档案，使档案实现管理科学化。

（二）档案管理科学化。企业知识资产中非常重要的一个部分就是企业档案。企业研发、生产经营和管理活动的基础工作就是企业档案的管理工作。企业档案管理社会化的重要纽带就是企业的资产，可以实现统一的管理，使档案的完整性和准确性以及安全性得到有效的保证。

针对传统的档案管理工作，自身存在很多不足之处，通常采用的方法就是利用一台微机软件进行处理，但是档案管理并没有适应档案网络化的发展需要。利用的档案管理手段比较落后，这样一来，档案工作就会受到不良的影响，逐渐增长的档案利用需求无法得到满足。企业对于档案管理的工作缺乏重视，在实际管理过程中，并没有完善的管理方案，档案的管理缺乏科学性。档案管理社会化可以将上述问题进行避免，档案管理的准确性要想得到提高，在档案管理的过程中，可以实现网络化管理和数据化管理，将档案管理的工作效率在很大程度上进行提高。一些企业具有一些流动性比较大的员工，这样一来员工的档案管理就会变得更加烦琐，档案管理社会化，可以使企业流动人员的档案管理提供更加方便的档案管理服务，利用网络技术和数据管理技术，可以将人员流动档案管理的程序得到简化。

（三）避免出现自带档案的现象。自带档案的现象，很容易就使档案流失，这样一来，人员档案管理就会面临更多的困难。企业在录用人员的过程中，不够重视人员的档案，员工档案在员工自己那里，就会出现弃档的情况。档案对于员工是非常重要的，不仅职位的升迁需要用到档案，保险业务的办理也会需要档案。企业档案管理社会化，将自带档案现象进行有效地避免。相关的社会管理机构利用档案托管普查的方式，可以保证员工没有出现自带档案的情况。

三、结束语

企业发展的重要记载就是企业档案，企业档案可以为企业的发展到来分析资产，传统的档案管理已经不能适应现代企业的发展，为了促进企业经济的发展，使社会档案管理得到创新，社会档案管理机构实现档案管理的网络化和数字化，我国企业档案发展的重要内容就是实现企业档案管理的社会化。

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