论如何强化公文管理信息化建设

文/国网内蒙古东部电力有限公司 张毅 红轮；国网内蒙古东部电力有限公司电力科学研究院 关悦



论如何强化公文管理信息化建设

文/国网内蒙古东部电力有限公司 张毅 红轮；国网内蒙古东部电力有限公司电力科学研究院 关悦

【摘要】信息时代的来临让整个社会都发生了翻天覆地的变化，尤其是在公文管理上的广泛应用，大大地提升了公文以及公文处理的质量及效率，因此，当前强化公文管理的信息化建设十分关键也极其迫切。

【关键词】信息时代；公文管理；信息化；强化

一、引言

公文对于国家行政机关来说十分重要，一直以来虽然有所发展但并不规范。自从20世纪80年代的信息浪潮以来，“公文管理系统”成了当时最受追捧的应用项目，能够实现公文质量以及处理效率的大大提升。然而，这仅仅是一个开端，如何强化公文管理信息化建设仍然是一个迫切需要解决的问题。

二、公文管理信息化建设的基本概念

对于公文管理信息化的定义，是指对于原来公文管理，从纸质的管理模式向数字化管理模式转变。那么公文管理的信息化建设又包含哪些内容呢？其主要包含：基础设施的建设、标准规范建设、各级人才队伍的建设等方面。通过电子计算机技术和互联网技术，实现公文管理工作，并且赋予公文管理信息化建设的新意义。

三、公文管理信息化的特点

（一）功能实用性强。对于公文管理信息化系统的设计，需要以实际需求为准，进一步结合办公系统，为办公和实际操作提供便利。公文管理信息化系统将囊括各个部门的办公环节，通过各个功能紧密结合，更好地实现公文管理信息化系统功能。

（二）操作比较方便。公文管理信息化操作系统的构成上，通过程序语言来进行开发，对个功能模块进行区分，采用面向用户的模式，方便用户的操作，用户操作简单明了，并且不再像以往那样各自拥有有限的资源却无法互相分享，也不用过分担心这种分享是否不安全，因为有加密技术加以保护。运用该系统可以将各部分、各个部门的数据进行整合，经过这样的整合方便后期各部调用和查询。在本单位范围内，可以通过计算机、手机等实现数据的访问，大大地便捷了工作。

（三）统一文档管理，系统可扩展、易维护。以往的各部门的文档、公文都十分繁多，管理工作十分繁杂、困难，该系统就可以解决这样一个问题，实现了对文档的统一管理，同时运用网页形式给广大用户一个较为清晰的用户界面，方便用户工作提高工作质量。在建立文档统一管理基础上，进一步扩展系统、方便后期系统的维护，系统将集中运营、监控等功能为一体，为后期的维护人员提供便利。

四、如何进行公文管理信息化建设的强化

（一）确保相关设备的现代化。要想实现公文管理的信息化建设，那么最为基础的要求就是对于相关设备的现代化。因此，在硬件方面应当配备功能较为强大、运算速度快、容量大等基本配置较高的服务器，在其他硬件设施如扫描仪、刻录机等服务性硬件的分辨率要高；在系统软件方面，功能要完善、操作便捷、兼容性好，同时在系统软件维护方面要方便。

（二）公文数字化水平的加强。想要加强公文管理信息化建设就必须加强公文数字化水平，按照相应的标准，通过对每个部门的公文管理，计算出各个文件的使用率，再一步一步地将公文数字化。通过对各部门的信息收集，以各部门实际情况出发，利用扫描、刻录等方式，将一些较为重要或是常用的公文进行数字化处理。

（三）信息化服务层次的不断提高。信息化服务层次的不断提高也是强化公文管理信息化建设的有效措施，就其内容而言表现在以下内容的实现：1.公文及公文管理一体化；2.各门类公文管理一体化；3.内部信息和外部信息一体化。以计算技术为基础，充分的利用互联网技术，建立起办公室与档案室一体化的公文管理中心，方便部门之间的联系，实现企业管理的现代化。

（四）加强管理服务的网络化。通常情况下，在一些较为特殊的行业中仅仅建立自己的局域网络，来实现本企业、本部门的公文管理的同步存档、同步整理、同步查询等。在所建立的局域网中，公文的管理者，可以根据需求方提供的信息完成查询、打印等，而对于已经数字化的信息内容，一定要严格按照规定来挂接外网，实现管理的资源共享。同时必须强调的是任何相关的管理人员都必须通过一定认证，才能进入管理界面，这也是出于安全性的考虑。此外还应当注意，在公共网上公布未经允许的公文管理信息是严格禁止的。为了确保公文管理安全性，应当采用更为高级的加密措施来确保信息的安全。

五、总结

总之，通过实现企业、部门的公文管理信息建设，不仅可以为企业之间、部门之间更为方便、快捷、高效地完成所需资料的查询，同时也可减少档案部门公文管理人员的工作量，方便人员的查询，有利地提高了各个环节的工作效率，也为公文的使用提供了方便。在强调信息化的今天，各类办公都以信息化为主，加快公文管理信息化的建设，有利于打破传统公文的管理弊端，结合本部门的需要，推动更为高效的公文管理信息化的建设，全面推动办公、管理信息化。

【参考文献】

[1 ]陈拂晓.我国政府信息化建设中“公文管理系统”的应用[J].电子政务,2009(10).

[2]赵汝周.浅析公文标题“事由”拟写中常见的十个问题[J].四川档案,1997(02).

[3]刘泽玲,王延刚.基于角色管理的公文管理信息系统[J].机械制造,2012(10).

[4]侯素青,王辉,崔瑛.新模式下办公自动化对公文管理的影响初探[J].科技信息,2012(33).