如何做好人口和计划生育档案管理工作

文/河南省新乡市新乡县计划生育服务站 张丽

如何做好人口和计划生育档案管理工作

文/河南省新乡市新乡县计划生育服务站 张丽

计划生育自20世纪70年代推行以来，一直是我国的一项基本国策，其在控制人口增长，提高人口素质等方面发挥了不可替代的作用。当前，随着我国人口老龄化速度的加快，计划生育政策也有了相应的变化，为了更好地开展新时期的人口和计划生育工作，我们应当不断探索人口和计划生育档案管理工作新思路和新方法，提升档案管理水平，进而促进我国综合国力的持续发展。

人口和计划生育；档案管理；方法

人口和计划生育是我国的一项基本国策，是我国全面建设小康社会、实现可持续发展的一个重要内容。人口和计划生育工作涉及千家万户、子孙后代，做好人口和计划生育档案工作对于落实计划生育政策，建立和谐社会具有十分重要的意义。近年来，围绕人口和计划生育档案的管理，有关部门做了大量的工作，确保了人口和计划生育档案的安全保管和开发利用。为了适应社会的发展，使人口和计划生育工作更加规范化、制度化、法制化，有关部门应当进一步加强和完善人口和计划生育档案管理工作。笔者结合自己的工作实践，对如何做好新时期的人口和计划生育档案管理工作总结了几点浅显看法，现表述如下。

一、认识到人口和计划生育档案工作的重要性

档案是对人类各项活动的真实、客观的记录，是人们了解历史、把握现在、规划未来的重要依据，为了使各类档案得到有效保护和利用，并能够被保留和传承下去，做好档案管理工作是极其重要的。人口和计划生育是关系到我国人口素质提升，以及经济发展、社会进步的一项重要工作，人口和计划生育档案管理又是这项工作中的重要一环。作为人口和计划生育档案管理工作人员，我们要认识到档案管理工作的重要性，改变落后的工作理念，转变自由懒散的工作态度，从档案保管人员转变为档案管理者。首先，人口和计划生育档案管理工作人员要积极主动地学习档案专业知识、档案法律法规、现代管理知识等，不断提高自己的专业素养和管理能力，进而促进档案管理工作效率的提升。其次，档案工作人员要跟上时代发展的步伐，学习计算机与网络等技术，将先进的管理技术和手段运用到自己的工作中，提高档案检索和提取的效率，同时使档案管理工作更加规范、系统。此外，负责人口和计划生育档案管理工作的相关领导，也要对这项工作有足够的重视，不仅要在工作上给予档案管理人员更多的支持，也要多为基层档案管理工作人员提供参加学习和培训活动的机会。

二、要规范和强化人口和计划生育档案管理规章制度

虽然近年来我国的人口和计划生育档案管理工作有了很大的进步，但是我们在对这项工作进行检查和考核的过程中发现一些不尽如人意的地方，比如，有的不把人口和计划生育材料交给档案室统一整理保管；有的档案工作人员不按档案整理的要求整理归档；有的档案工作人员随意拆卷、任意抽取档案信息等。如果档案管理工作处于这种无序的、不规范的状态，势必会导致一些重要的信息得不到完好的保存，也会影响到计划生育工作的顺利稳步进行。因此，要使档案管理工作更好地服务人口和计划生育部门的各项工作中，就必须有一套完整的、系统的规章制度。一是严格规范档案信息的收集、上报、整理、存档工作，人口和计划生育各部门应当定期向本单位的档案机构或档案管理工作人员移交需要归档的材料，实行集中统一管理，对于已经组卷的档案不能拆卷，已经编排好的档案不可抽出另放。二是对于利用频率比较高的档案应由专门部门负责借阅工作，并做好登记手续，利用结束应及时归还归位。只有严格贯彻和落实人口和计划生育档案保存、利用等规章制度，才能确保档案信息的准确、完成，才能充分发挥档案的作用和价值。

三、加强人口和计划生育档案管理工作的网络化建设

网络技术的普及和发展，给人们的学习、生活、工作提供了很多的便利，人们搜集资料、查询信息的效率大大提高。将网络技术应用到人口和计划生育档案管理工作中，既能够提高档案管理工作的效率，也能够节省更多的人力和财力，使各种资源得到优化配置。人口和计划生育档案管理的网络化,不仅可以在减少工作人员及其劳动量的同时保证该项工作顺利运转,也可提高效率,让档案资料高效交流和共享使用。网络化建设把计划生育工作和计生档案收集管理整合在一起，通过这个平台可以使信息搜集和资源共享更好的实现和结合，同时计生档案工作也可以得到更好的分配和部署，让计生档案管理网络成为档案管理的依据，从而是计生档案管理工作更加有效。

总而言之，人口和计划生育档案管理在计划生育工作中有不可替代的作用，而且这项工作涉及的部门比较多，因此，我们更加细化、更加科学、更加规范地做好档案管理工作，促进计划生育工作的顺利开展。

[1]杜绍敏.浅谈如何加强人口和计划生育档案管理[J].科技视界,2015(36).

[2]彭莲花.新时期我国人口和计划生育的档案管理工作[J].河南科技,2014(3).

[3]王广福.浅谈如何提高人口和计划生育档案管理水平[J].科技视界,2015(3).