数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用分析

文/洮南市社会救助事业中心 李亚红

数字化档案管理在民政系统档案管理中的应用分析

文/洮南市社会救助事业中心 李亚红

随着科学技术的发展，信息技术已经开始应用于各行各业了，这给人们的生活带来了极大的便利。因此，在民政系统中的档案管理也是一样，纸质的档案具有很多缺点，数字化档案既方便又快捷。在本文中，主要阐述了数字化档案管理在民政系统档案管理中的一些问题，以及如何将数字化档案管理得更好。

数字化档案；管理；民政系统；应用

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革，包括数字化管理民政系统的档案。近年来，我国对民政档案管理还是使用纸张为保存载体，这样不仅占用空间，而且查阅起来也不太方便，同时，对其档案纸张有一定的损害，总而言之就是不利于保存。因此，目前，数字化档案越来越受到档案管理者的青睐，但是，在进行民政系统的档案数字化管理时，还存在一些问题。

一、数字化档案管理在民政系统档案管理中的意义

对民政系统档案进行数字化管理时，不仅能够提高工作效率，节省空间，而且可以很好地保护原件档案。详细内容如下：

（一）减少管理成本。传统的纸张档案管理，需要较多的工作人员和占据较大的空间，因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间，输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相应的权限，数字化干部人事档案管理员可以较快的查阅档案资料和进行归档，把原先复杂的工作简单化，解放劳动力，是工作人员坐着把工作完成，同时也提高了其工作的效率。

（三）保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，如果翻阅频繁，则会增加对档案的损害率，而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案，使其保存的更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

二、目前民政系统数字化档案管理中存在的问题

虽然档案数字化管理能够提高工作效率等优点，但是，目前还存在很多问题，例如管理方式存在缺陷，管理设备不够先进，管理人员的素质不高等。现简要概述如下：

（一）管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行民政系统档案数字化管理的时间不长，而且有很多方面还是沿用传统的管理体制，大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时，民政系统档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的，其软件设备还是存在一定的缺陷，而且进行数字化管理的硬件配置也相对而言比较低，无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。

（二）管理人员的素质不高。因为民政档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解动档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，因此，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。

（三）民政档案的利用深度不够。在进行民政档案数字化的开发过程中，总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时，工作人员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化民政档案管理能够快速、精确的找出所需要的民政资料档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对民政系统档案的开发利用带来了阻碍。

三、民政系统中加强数字档案管理的对策

（一）要提高管理软件的先进性。由于现在民政系统数字化管理档案中的设备不够先进，因此造成档案管理不够规范化。因此，民政机关应该采用较先进的软件系统进行数字化档案的管理，这样可以加快工作效率，还可以提高档案管理的安全性，防止档案丢失、档案错乱等等一系列的问题出现。

（二）要加强民政系统数字化档案管理人员的工作水平。由于数字化档案管理需要设计计算机以及其他管理方面的知识，因此，对档案管理人员的工作素质要求很高。因此，要定期对工作人员的职业技能进行培训，加强他们的业务水平和工作能力。在数字化档案管理过程中，工作人员的态度非常重要，因为档案管理是一个需要极大的耐心和细心的工作，因此，要培养出工作能力强，并且认真负责的档案管理人员。

（三）要完善各类档案数据库表。完成民政档案和人员档案数据库的建设，建立各类档案数据库表，对已归档的科技档案日录和文书档案日录全部录入系统中，初步完成实物档案数据库建设，对档案实物进行扫描或照相并录入系统中。

四、结语

综上所述，民政档案管理对民政系统的管理具有重要作用，但是传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间，因此需要对民政档案管理方式进行改变，而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。可以从转变管理方式，购买先进的管理软硬件，加强对工作人员的系统培训等方面着手，做好民政系统的数字化档案管理工作。

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