浅析高校档案管理改革创新之路

文/福建省三明市三明学院 郭蓉

浅析高校档案管理改革创新之路

文/福建省三明市三明学院 郭蓉

高校档案管理创新是实现高校现代化管理的重要途径。本文简要分析了现阶段高校档案管理创新的必要性和可行性，并从管理意识、管理机制与管理方法三个层面提出了创新举措。

高校档案管理；信息化；创新

一、问题的提出

随着教育改革以及信息技术的突飞猛进，使高校档案管理模式从实体化管理向信息化管理的转变成了必然趋势，同时为现代化高校建设也提出了更高的要求和时代机遇，种种因素的叠加为高校档案工作的创新与发展提供了重要机遇。这就需要高校档案管理者要转变思想观念，创新管理方法，创新管理机制等，通过积极引入先进的信息化管理模式，提升档案工作水平，更好地服务于广大师生和学校各项事业的发展。

二、高校档案管理创新的必要性和可行性

（一）高校档案管理创新的必要性。随着十三五规划的出台与逐渐布局，高等教育成为兴国之基，作为高校工作的基础性组成部分，高校档案管理工作愈发受到各界的关注。而传统的高校档案管理工作无论是从人才支持上，还是管理模式与方法上存在不同的缺陷和短板，现代化的、与国际接轨的高校建设寻求更为迅捷、有效、系统、全面的档案管理，能够为高校改革提供支持，这是驱动了高校档案管理的创新与突破。

（二）高校档案管理创新的可行性。在现代化教育的引领下,无论是高校教育者，还是相关政府职能部门，均从思想上认识到高校档案管理工作的重要性。其次，随着信息技术的发展，互联网已经渗透到各行各业中，包括高校档案的技术管理，也初步具备了较为成熟的软件操作系统，同时，高校档案管理专业的人才队伍建设也在逐步完善中，各种迹象为高校档案管理创新提供了转型的可能性。

三、高校档案管理改革的创新之路

（一）创新管理意识，增强高校档案管理工作的服务意识。创新档案管理意识是开展高校档案管理工作改革的必要条件，只有从意识上来重视和强调改革的重要性，才能从行动上进行规划与引导。突破传统与满足需求是创新档案管理的基本要求，因此在具体实践当中，要革新传统的管理理念，树立新时代的新意识，特别是档案管理部门要抛弃旧有的管理方法和意识，创新管理意识。

（二）创新管理机制，发挥高校档案管理的机制主导作用。1.创新人员管理机制。高校档案管理的工作人员是高校档案管理工作的人力基础，同时也在很大程度上决定了高校档案管理工作的实际成效和作用发挥。高校档案管理的工作人员所具备的能力和素质难以适应现代化变革下的技能要求，需要从人员的招聘、培养与选任上进行科学合理的规划。一是要充分吸收新鲜的血液。高校档案管理工作是一项较为枯燥、烦琐且细致的工作，现有的人员队伍具备老龄化的基本特征，需要有针对性的吸收和招聘年轻的队员，扩充整个高校档案管理的人才队伍。二是要进行定期的培养与交流。高校档案管理工作注重时效性、强制性和系统性，同时在新常态的影响下，也需要依托信息技术进行信息化的线上操作管理，所以要适当对工作人员进行系统性的全方位培训，定期展开相关领域的交流与探讨，从整体上提升整个队伍的综合能力，为做好高校档案管理工作做好人才铺垫。2.创新管理模式机制。管理模式不同于管理方法与管理理念，是介于管理理念与管理方法之间的指导纲领，是管理理念的重要抓手，是管理方法的操作指南，所以管理模式的创新具有重要的现实指导意义。一是要突破旧有的管理模式，形成以人为本的思想。档案管理的根本是为人服务，要从本质上树立以人为本的管理思想。二是要与时俱进，创新载体形式。目前高校档案的类别可划分为党群类、学生类、行政类、教学类、科研类、基本建设类等等档案形式，分类颇丰，从归档方式上分有纸质存档与电子存档两种方式，现实操作中要根据类别的实际情况进行分门别类的采取归档方式。

（三）创新管理方法，更新高校档案管理的实践指南。1.多种途径实现信息化管理。目前各高校基本上覆盖了档案管理的电子化与信息化，但实际上离真正的信息化管理还存在较大差距。真正信息化的管理不仅仅是简单地将纸质版材料输入电脑或者光盘存档，而是将档案管理工作放置于高校校务工作的大环境中，以网络化的思维去思考档案管理工作的改进方向和改进方法。2.及时更新档案信息。高校档案的及时更新在很大程度上能够减少不必要的烦琐工作，为后续的工作提供一定的便利性。在完成档案的装袋和登记时，档案管理人员要根据实际情况更新档案的变动信息，确保档案的准确无误，避免档案的错乱。一是充分发挥计算机技术的作用。依托与档案管理模式相匹配的计算机档案管理系统和技术，全面系统梳理高校档案资源利用率的基础上，实现各种渠道的一体化建设和创新，为高校学生、老师和其他用户提供方便、有效的全方位数据资源。二是对传统已有的档案管理工作流程进行优化，梳理各个流程管理环节的必要性和可替代性，充分发挥数据库和软件系统的作用，减少不必要的多余环节，发挥档案管理工作的服务作用。

四、结语

高校档案管理工作的创新，不是简单的说教，是服务创新的实绩，是方便全校广大师生的需求，真正实现资源与平台的共享，这才是档案管理工作的真正取向。

[1]周银生.高校档案管理工作创新研究[J].河南科技,2014(5).

[2]郎志英.高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].信息化建设,2015(5).